Je vindt hieronder een checklist van de formaliteiten die jouw werknemers moeten vervullen.
Het inschrijvingsattest binnenbrengen vóór 31 oktober
De werknemer die van zijn recht op betaald educatief verlof of het Vlaams opleidingsverlof gebruik wil maken, moet jou daarover inlichten door jou het inschrijvingsattest van de school of het vormingsinstituut te overhandigen.
Dat inschrijvingsattest moet onder andere het uurrooster van de gevolgde cursussen en de benaming van de opleiding vermelden.
Om het verlof collectief te kunnen plannen, moeten alle aanvragen voor betaald educatief verlof of het Vlaams opleidingsverlof met betrekking tot een normaal schooljaar (van 1 september tot 30 juni) ten laatste op 31 oktober van elk schooljaar bij de werkgever ingediend worden.
Indien de werknemer zich pas na 31 oktober inschrijft of de opleiding pas na 31 oktober aanvangt, moet de aanvraag voor betaald educatief verlof of Vlaams opleidingsverlof ten laatste 15 dagen na de inschrijving ingediend worden.
Jou informeren om de afwezigheden te kunnen plannen
Jouw werknemer moet jou zo snel mogelijk van de voorziene afwezigheden op de hoogte brengen, zodat je de activiteiten van de onderneming kan plannen.
Elk trimester een attest van nauwgezetheid afgeven (niet in Vlaanderen)
Vervolgens moet jouw werknemer jou elk trimester de attesten van nauwgezetheid overmaken. De wet legt hiervoor geen vorm of termijn op.
Jouw werknemer heeft er evenwel alle belang bij om deze formaliteit zo snel mogelijk te vervullen. Je mag hem immers het recht op het verlof tijdens het volgende kwartaal weigeren zolang je niet in het bezit bent van dit document.
Deze voorwaarde geldt niet voor het Vlaams opleidingsverlof. Bij het Vlaams opleidingsverlof bezorgt de opleidingsverstrekker de informatie over de nauwgezetheid rechtstreeks aan de overheid.
In geval van tweede zittijd…
Indien jouw werknemer zijn recht op betaald educatief verlof wil gebruiken om zijn examens van de tweede zittijd voor te bereiden en af te leggen, moet hij u tot slot een attest van tweede zittijd overhandigen. Dit getuigschrift toont aan dat hij aan deze examens moet deelnemen en vermeldt eveneens de data van de examens.
Het Vlaams opleidingsverlof kan opgenomen worden tot 2 dagen na het laatste examen of de laatste les. De tweede zittijd zal dus op het inschrijvingsattest vermeld moeten worden om recht te hebben op verlof tijdens de tweede zittijd.
Een gewaarschuwd werkgever…
Verlies niet uit het oog dat je de originele attesten nodig hebt om jouw terugbetalingsdossier te kunnen indienen. Hierover vind je meer informatie onder het thema "Vakantie en afwezigheid / Tijd voor de werknemer". Er bestaat een informatiefiche per regio.
Lees ook:
- #Back2school - Wie mag afwezig zijn om een opleiding te volgen?
- #Back2school - Een opleiding volgen tijdens de werkuren: enkel indien deze verband houdt met de beroepsactiviteit?
- #Back2school – Planning van het betaald educatief verlof en van het Vlaams opleidingsverlof
Bronnen
- Herstelwet van 22 januari 1985, zoals gewijzigd door de regionale teksten
- Koninklijk besluit van 23 juli 1985, zoals gewijzigd door de regionale teksten en, voor Vlaanderen, het besluit van de Vlaamse regering van 21 december 2018
