Hebben jullie nog geen vertrouwenspersoon in de organisatie, ga hier dan zeker mee aan de slag. In deze toolkit vind je alles wat je moet weten om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Van wettelijke context tot praktische leidraad, en heel wat nuttige tools om je bij dit proces te ondersteunen.
Uiteraard kan je een beroep doen op de specialisten van Securex om je te helpen bij alles van het rekruteringsproces tot de communicatie met je personeel. Meer info: health-safety@securex.be
1. Wat is de meerwaarde van een vertrouwenspersoon in je organisatie?
Een vertrouwenspersoon geeft medewerkers in alle vertrouwen opvang, advies, informatie en intervenieert voor alle psychosociale risico’s (grensoverschrijdend gedrag, stress, conflicten, discriminatie,…) op een informele manier.
De vertrouwenspersoon is voor elke medewerker een laagdrempelig aanspreekpunt, naast andere kanalen als de leidinggevende, HR, een vakbondsafgevaardigde,… Medewerkers zijn in geval van psychosociale risico’s dus niet verplicht om naar de vertrouwenspersoon te stappen, maar kunnen zich daar wel toe wenden.
2. Wie komt in aanmerking voor de rol van vertrouwenspersoon?
Vertrouwenspersonen genieten van een gezonde dosis sociale vaardigheden: empathisch, betrouwbaar en onbevooroordeeld. Zij zijn een luisterend oor voor jouw werknemers.
De rol van vertrouwenspersoon vereist een neutrale, onbevooroordeelde positie. Elke medewerker die geen personeelsafgevaardigde is (ook diegene op de reservelijst) of geen leidinggevenden die beleidsbeslissingen kan nemen, kan zich kandidaat stellen.
De werkgever moet streven naar een consensus over de aan te duiden persoon en moet eerst het akkoord verkrijgen van alle werknemersvertegenwoordigers in het CPBW. Indien geen akkoord wordt bereikt, voorziet de wetgeving in de tussenkomst van de inspectie Toezicht Welzijn op het Werk, die zal trachten de partijen te verzoenen.
Een onderneming met grote omvang of meerdere vestigingen overweegt best meerdere vertrouwenspersonen zodat zoveel mogelijk werknemers weten wie deze vertrouwenspersonen zijn en de drempel tot contact niet te hoog ligt. Je kan om dezelfde reden ook overwegen om zowel een mannelijk als een vrouwelijke vertrouwenspersoon aan te stellen.
3. Hoe kies je een vertrouwenspersoon?
Aankondiging
We adviseren in je organisatie een communicatiecampagne te voorzien die aankondigt dat jullie op zoek zijn naar één of meerdere vertrouwenspersonen. Werknemers ontdekken onmiddellijk hoe ze zichzelf kandidaat kunnen stellen. We raden steeds aan dat men een korte motivatiebrief bezorgt. Deze omvat bijvoorbeeld deze 3 vragen: Wie ben jij? Wat is jouw rol in onze organisatie? Waarom zouden we voor jou moeten kiezen? Deze motivatiebrieven screen je idealiter vooraleer je aan selectiegesprekken begint.
Ter ondersteuning kan je een personaliseerbare affiche (A) en functieomschrijving (B) terugvinden in onze Toolkit. Indien je graag de screening van motivatiebrieven overlaat aan een neutrale partij, kan je hierin ondersteuning vragen aan je preventieadviseur psychosociale aspecten. Neem contact op met health-safety@securex.be voor meer informatie.
Selectie van de vertrouwenspersoon
Het is aangewezen een grondig selectiegesprek te voeren met iedereen die zich kandidaat stelt. De rol van de vertrouwenspersoon vraagt immers specifieke vaardigheden en interesses. De vertrouwenspersoon dient iemand te zijn die zich neutraal en dus onbevooroordeeld kan opstellen, die luistervaardig, empathisch en betrouwbaar/discreet is.
In onze Toolkit (C) vind je een handige leidraad met goede selectievragen voor kandidaat-vertrouwenspersonen. Deze vragen polsen niet enkel naar motivatie, maar ook naar de sociale vaardigheden aan de hand van voorbeeldsituaties.
Op basis van de gesprekken kan je een volgorde opmaken in kandidaten die je het best geschikt lijken.
Wens je neutrale ondersteuning tijdens deze interviews? Je kan beroep doen op onze preventieadviseurs psychosociale aspecten in het voeren van of ondersteunen tijdens deze selectiegesprekken. Neem contact op met health.safety@securex.be voor meer informatie.
Akkoord van de leden van het Comité
Alle werknemersvertegenwoordigers van het Comité dienen akkoord te gaan met de aanstelling van de vertrouwenspersoon. Indien er geen akkoord wordt bereikt, moet de werkgever het advies van de inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk vragen alvorens een beslissing te nemen. De inspectie zal pogen de partijen te verzoenen.
4. Je hebt gekozen. Wat nu?
Verplichte opleiding en supervisie
Een vertrouwenspersoon heeft een belangrijke functie. Men dient goed op de hoogte te zijn van wettelijke aspecten rond de procedures en het beroepsgeheim. Daarnaast dient hij/zij natuurlijk goede luister- en adviesvaardigheden te hebben en kunnen doorverwijzen naar de juiste hulpbronnen. Daarom is een grondige vorming aangewezen en ook wettelijk verplicht.
Securex organiseert deze basisopleiding voor nieuwe vertrouwenspersonen meerdere keren per jaar. Schrijf je medewerkers in via deze link: Basisopleiding vertrouwenspersoon | Securex
Een jaarlijkse supervisie, onder begeleiding van een facilitator, is ook wettelijk verplicht. Securex biedt deze supervisies aan en wij koppelen er onmiddellijk een bijscholing aan met een bepaalde thematiek omtrent psychosociale risico’s. Op deze manier blijven je vertrouwenspersonen up to date en kunnen zij hun interesseveld vergroten. Ben je alvast benieuwd naar de inhoud van deze supervisie? Hier vind je al meer info: Opleiding: Vertrouwenspersoon: bijscholing wetgeving, procedures en supervisie | Securex
Dit is een sterk gewaardeerd opleidingsmoment waarop vertrouwenspersonen hun kennis omtrent psychosociaal welzijn aanscherpen en ervaringen uitwisselen met vertrouwenspersonen van andere organisaties.
Indien jouw organisatie meerdere vertrouwenspersonen in-house heeft, kunnen deze opleidingen ook georganiseerd worden in je eigen organisatie.
Uiteraard kunnen vertrouwenspersonen ten allen tijde advies krijgen van onze ervaren preventieadviseurs psychosociale aspecten. Hiervoor kan men terecht op het nummer 09/282.16.04.
Bereikbaarheid
Zorg ervoor dat de vertrouwenspersoon rechtstreeks en in alle vertrouwen kan gecontacteerd worden. Voorzie een eigen email-adres of een rechtstreeks telefoon nummer. In de praktijk is het aangewezen een GSM toestel te voorzien voor de vertrouwenspersoon. Deze rol mag in ieder geval geen kosten meebrengen voor de vertrouwenspersoon.
Gespreksruimte
De vertrouwenspersoon dient te kunnen beschikken over een gesprekslokaal waar hij/zij in alle vertrouwelijkheid zijn opdracht kan uitvoeren. Een lokaal met geblindeerde ramen, bijvoorbeeld.
Beschikbaarheid
De vertrouwenspersoon dient over voldoende tijd te beschikken om zijn functie redelijkerwijs te kunnen uitoefenen binnen de arbeidstijd. Hij/zij mag hiervan geen nadeel ondervinden. We raden aan hierover duidelijk te communiceren met de direct leidinggevende van zodra de aanstelling heeft plaatsgevonden.
Autonomie
De vertrouwenspersoon oefent zijn functie in volledige onafhankelijkheid uit. Geen enkele persoon mag druk uitoefenen op de vertrouwenspersoon bij de uitoefening van zijn functie, bijvoorbeeld om informatie te bekomen in verband met die functie.
De vertrouwenspersoon heeft geen specifieke ontslagbescherming maar mag geen nadeel ondervinden van zijn activiteiten als vertrouwenspersoon.
Bovendien maakt de vertrouwenspersoon deel uit van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming en heeft ze rechtstreeks toegang tot de persoon belast met het dagelijks beheer van de onderneming of instelling, m.a.w. de werkgever.
Beroepsgeheim, neutraliteit en meerzijdige partijdigheid
Art. 458 van het strafwetboek stelt dat vertrouwenspersonen gebonden zijn aan beroepsgeheim. Zij kunnen enkel informele interventies ondernemen mits schriftelijk akkoord van de verzoeker.
Hiernaast wordt een neutrale, meerzijdige partijdigheid van de vertrouwenspersoon verwacht. Hij/zij positioneert zich niet en vermijdt om partij te kiezen. Het doel is bijdragen aan het collectief welzijn.
5. Hoe maak je de vertrouwenspersoon kenbaar in de organisatie?
Alle werknemers dienen op de hoogte te zijn van de rol en de contactgegevens van de vertrouwenspersoon, zonder dat zij er bij derden moeten om vragen.
Het is daarom verplicht in het arbeidsreglement een luik op te nemen omtrent de psychosociale risico’s waarin de contactgegevens van de vertrouwenspersonen en de psychosociale cel van Securex kenbaar worden gemaakt.
Niet zeker of jouw arbeidsreglement wel up to date is? Je kan een exemplaar aanvragen via Lex4You: Modeldocumenten Welzijn op het Werk | Securex
Daarnaast moeten de contactgegevens van de vertrouwenspersoon en de preventieadviseur psychosociale aspecten bij iedereen bekend zijn. Je kunt ze op je intranet zetten en/of op een gemakkelijk toegankelijke plaats ophangen (refter, kleedkamer, enz.). Dit kan middels een affiche (een voorbeeld (D) vind je in onze Toolkit). We raden je aan een foto bij te voegen zodat de vertrouwenspersoon gemakkelijk herkenbaar is. Vergeet ook niet jullie onthaalbrochure aan te passen, en daar de contactgegevens op te nemen.
Werknemers waarderen ook dat je de vertrouwenspersoon kenbaar maakt in de organisatie door een interview te publiceren op het intranet of in het bedrijfsmagazine. Of laat de vertrouwenspersoon zich persoonlijk voorstellen op een teammeeting.
6. Wat als de vertrouwenspersoon uiteindelijk toch niet geschikt is voor deze functie?
Stel, je hebt een vertrouwenspersoon aangeduid, maar na enige tijd ben je toch van mening dat deze persoon niet voldoet voor deze rol.
De werkgever kan de vertrouwenspersoon uit zijn functie verwijderen wanneer hij hiertoe het voorafgaand akkoord van alle werknemersvertegenwoordigers in het Comité bekomt. Dit akkoord beschermt de functie van vertrouwenspersoon.
Heb je nog vragen? Aarzel niet om ons te contacteren: health-safety@securex.be