La sous-traitance, c’est quoi ?
La sous-traitance, ou externalisation, consiste à confier à un tiers l’exécution de tâches ou de services internes. Ce tiers étant un spécialiste en la matière, vous profiterez, en tant que client, d’une réduction des coûts, d’une amélioration de la qualité et d’une garantie de la continuité.
La sous-traitance est possible dans tous les secteurs et/ou industries :
- RH
- Finances
- Secrétariat
- Ventes et marketing
- Production
- Et bien plus encore
Que signifie concrètement la sous-traitance ou l’externalisation RH ?
On parle de sous-traitance lorsqu’un spécialiste RH externe vient renforcer temporairement votre équipe. Ce consultant reste tant que vous avez besoin de ses services et apprend entre-temps à connaître votre entreprise. Autre avantage : il vous apporte son expertise.
L’outsourcing RH est une solution flexible :
- Vous choisissez les tâches que vous voulez sous-traiter, ou le projet pour lequel vous avez besoin de renfort.
- En outre, vous décidez de la durée de la mission ou du renfort.
- Vous décidez également si le consultant travaillera dans votre entreprise ou en externe.
Pourquoi sous-traiter les RH ?
Comme toute forme de service professionnel, la sous-traitance présente de nombreux avantages mais également quelques préjugés.
7 avantages de l’outsourcing RH
Découvrez les avantages de la sous-traitance des ressources humaines :
- Rapidité : Vous pouvez trouver un remplaçant idéal ou un travailleur supplémentaire en un rien de temps.
- Flexibilité : Comme expliqué ci-dessus, c’est vous qui déterminez quel profil il vous faut et pour combien de temps.
- Adaptation : Votre charge de travail augmente ? Vous manquez de personnel pendant les vacances ? Vous constatez une augmentation de l’absentéisme ? Vous pouvez toujours choisir de sous-traiter plus de tâches.
- Continuité : Le consultant effectue sa mission sans que son absence se fasse ressentir lors de son départ. En cas d’absence inattendue, un remplaçant sera toujours disponible.
- Réduction des coûts : Vous évitez les coûts (cachés) liés à l’embauche d’un travailleur permanent supplémentaire (coûts salariaux, logiciels, formations…). De plus, comme vous choisissez un service spécifique, vous savez à l’avance à combien s’élèvera la facture.
- Efficacité : Vous gagnez un temps précieux que vous pouvez consacrer à d’autres tâches plus stratégiques. Ou inversement, vous confiez à quelqu’un d’autre un projet plus important pour vous consacrer aux tâches administratives.
- Expertise : Vous en retirerez bien plus qu’une expertise pertinente en interne. Nos consultants RH suivent les tendances en matière de RH, fournissent des feedbacks constructifs et sont soutenus par toute une équipe d’experts dans le domaine des RH générales, de la rémunération, du payroll, de l’administration des RH et des RH juridiques.
3 idées reçues sur la sous-traitance
Avec la sous-traitance :
- Vous ne devez plus vous charger de rien. C’est vrai, mais en tant que client, vous gardez le contrôle. Vous déterminez les tâches ou les services que la partie externe exécute et les résultats qu’elle doit obtenir.
- Les collaborations deviennent plus professionnelles. C'est également vrai, car en tant qu'entreprise, vous faites appel à un fournisseur pour une expertise ou une mission spécifique plutôt qu’à une personne en particulier. Bien sûr, l'expertise d'un consultant est cruciale, mais chez Securex, nous trouvons également important que la personne corresponde à l’entreprise.
- La sous-traitance peut paraître coûteuse, car vous recevez une facture chaque mois, alors que les coûts engendrés par le recrutement d’un employé interne sont moins visibles, ou moins liés à des tâches spécifiques.
Quelles tâches RH sous-traiter ?
L’un des avantages de la sous-traitance RH est la flexibilité tant dans le choix des tâches que vous externalisez que dans leur durée. Vous décidez de ce que vous confiez à un tiers.
Il est vrai que certains processus RH sont plus souvent sous-traités que d’autres. Dans la plupart des cas, les entreprises préfèrent confier à des partenaires externes les tâches ou les projets qui relèvent des « hard RH ».
Les « hard RH » comprennent :
- RH générales et vision des RH, prises en charge par des profils qui assument un rôle RH à part entière, comme un partenaire RH, un responsable RH polyvalent, un gestionnaire RH ou un directeur RH.
- Administration du personnel, comme la gestion des congés, des absences et des contrats (administration des RH)
- Calcul et versement des salaires (payroll)
- Mise en place d’une stratégie de rémunération (gestion des récompenses, des compensations et des avantages extralégaux)
- Conseils juridiques (RH juridiques)
- Et plus encore
RH générales
En tant que membre de l’équipe RH, vous avez une fonction centrale au sein de l’entreprise. Vous veillez à ce que tous les travailleurs puissent se concentrer sur leur travail dans des conditions optimales. Et ce, en respectant les limites du budget de l’organisation.
Pour y parvenir, vous devez mettre aux commandes une personne ayant une vision large des RH. Pensez à établir une stratégie en matière de :
- Recrutement
- Concertation avec tous les partenaires sociaux
- Politique salariale motivante
- Et bien plus encore
Notre expérience montre que de nombreuses équipes RH auraient besoin d’un petit coup de pouce pour effectuer ces tâches. La sous-traitance vous permet donc de choisir un profil RH spécifique, tel qu’un partenaire RH, un responsable RH polyvalent, un gestionnaire RH ou un directeur RH.
Sous-traiter le payroll
L’une des tâches essentielles des RH est de payer les travailleurs correctement et à temps. Elle constitue une pression importante pour la plupart des départements RH chaque mois.
Souvent, il n’est pas évident pour les travailleurs RH de rester informer sur :
- les derniers changements de la législation sociale et fiscale
- les spécificités de l’emploi international
C’est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de sous-traiter le calcul de leurs salaires. Cela leur laisse plus de temps pour mener à bien les projets en interne.
Sous-traiter l’administration du personnel
Si vous n’enregistrez pas les absences (maladie, congés…) correctement, il est impossible de calculer les salaires sans faire d’erreur.
Mais tout comme le calcul des salaires, cette tâche prend beaucoup de temps. C’est pourquoi les entreprises la sous-traitent souvent ou recherchent des solutions intelligentes pour optimiser ce processus complexe et source d’erreurs.
Récompenses : optimiser les salaires et les bonus
Outre le paiement correct et ponctuel, il est également important que vous récompensiez vos travailleurs de manière compétitive et attrayante. Un consultant vous l’explique et recherche avec vous des solutions adaptées au contexte de votre entreprise. Pensez par exemple à :
- La mise en place d’un bonus salarial, de l’idée à la déclaration auprès de l’administration et à la communication au sein de l’entreprise
- Ou l’introduction d’une rémunération flexible adaptée à vos travailleurs.
Conseils juridiques (RH juridique)
Votre département RH est confronté à de nombreuses questions, parfois simples, mais souvent complexes, qui nécessitent une interprétation de la législation sociale. Faites appel à un consultant, qui est en contact direct avec le service juridique de Securex.
L’approche de la sous-traitance de Securex
Pour vous offrir le meilleur soutien, Securex a développé une procédure efficace de l’outsourcing RH.
Celle-ci comporte 4 étapes :
- Introduction : Lors d’un premier entretien, vous discutez de vos besoins et de vos attentes avec un project manager RH expérimenté. Nous les traduirons ensuite en mission concrète.
- Recherche et sélection : Sur la base de ces informations, nous élaborons un profil et recherchons le consultant qui correspondra le mieux à votre organisation, vos valeurs, votre vision et votre stratégie. Nous vous présentons les profils d’un ou deux consultants qui correspondent à la mission.
- Contrat et début : Si un profil correspond à ce que vous recherchez, nous établirons un contrat, qui reprendra tous les détails (actions précises, priorités et horaires).
- Suivi : Tout au long de la mission, nous effectuons des évaluations et un suivi réguliers. De cette façon, nous nous assurons que la collaboration se déroule dans les meilleures conditions.
