La personne ayant effectué la déclaration de contrat est responsable de l'organisation de l'enregistrement des présences pour la chaîne de sous-traitance qui la concerne.
Les modalités de l'enregistrement et les informations utiles à celui-ci doivent être fixées contractuellement.
L'enregistrement des présences ne peut en effet avoir lieu que si un appareil d'enregistrement est disponible et si les différentes personnes présentes sur le chantier qui doivent s'enregistrer disposent d'un moyen d'enregistrement (leur permettant de prouver leur identité lors de l'enregistrement). Par ailleurs, le responsable de l'enregistrement doit veiller à ce que l'enregistrement ait lieu effectivement et correctement.
Qui doit mettre un appareil d'enregistrement à disposition ?
L'entrepreneur doit mettre un appareil d'enregistrement à la disposition du sous-traitant auquel il fait appel [1], qui lui-même doit le mettre à disposition des sous-traitants auxquels il fait appel [2]. Toute la chaîne de sous-traitance est donc concernée.
Concrètement, si l'enregistrement se fait par un appareil d'enregistrement sur le lieu de travail, ces personnes sont responsables de la livraison, de l'installation et du bon fonctionnement de l'appareil d'enregistrement sur le lieu de travail. Si l'enregistrement se fait à distance, ces personnes prennent les mesures nécessaires pour que l'enregistrement présente les mêmes garanties que l'enregistrement fait sur le lieu de travail.
Qui doit mettre un moyen d'enregistrement, compatible avec l'appareil d'enregistrement, à disposition ?
L'entrepreneur est responsable de l'organisation d'un enregistrement effectif et correct des présences pour la chaîne de sous-traitance qui le concerne. En haut de cette chaîne se trouve, nous l'avons mentionné, celui qui a effectué la déclaration de contrat.
Plus précisément, les acteurs suivants doivent mettre à disposition les moyens d'enregistrement nécessaires à l'enregistrement :
Obligation de l'employeur vis-à-vis de ses travailleurs
L'employeur veille à ce que ses travailleurs aient accès au système d'enregistrement. Concrètement, il est donc responsable de la remise du moyen d'enregistrement à ses travailleurs, qui doit être compatible avec l'appareil d'enregistrement utilisé sur le lieu de travail.
La responsabilité de l'enregistrement des présences peut en effet incomber au travailleur [3]. Ceci n'est cependant pas toujours le cas (notamment, en cas d'enregistrement à distance ou lorsque le travailleur a fait l'objet d'une déclaration Limosa).
Obligation de l'utilisateur vis-à-vis des travailleurs intérimaires
C'est l'utilisateur et non l'agence intérimaire qui emploie les travailleurs intérimaires qui est responsable de l'enregistrement de ces travailleurs intérimaires présents sur le lieu de travail. Il doit donc leur remettre le moyen d'enregistrement compatible avec l'appareil d'enregistrement utilisé sur le lieu de travail.
Obligation de celui qui fait appel à un indépendant
L'entrepreneur ou le sous-traitant qui fait appel à un indépendant est responsable de la remise à l'indépendant du moyen d'enregistrement compatible avec l'appareil d'enregistrement utilisé sur le lieu de travail.
Obligation vis-à-vis des personnes "externes"
L'entrepreneur veille à ce que ces personnes (coordinateur de sécurité, …) puissent également s'enregistrer sur le chantier.
Qui doit veiller à ce que l'enregistrement ait lieu effectivement et correctement ?
Tout entrepreneur et tout sous-traitant veille à ce que les données à enregistrer qui se rapportent à son entreprise soient effectivement et correctement enregistrées et transmises vers la base de données avant le début des prestations sur le lieu de travail.
Tout entrepreneur qui fait appel à un sous-traitant prend des mesures afin que son cocontractant enregistre toutes les données effectivement et correctement et les transmette vers la base de données.
Tous veillent à ce que chaque personne soit enregistrée avant de pénétrer, pour son compte, sur le lieu de travail.
Attention, dans le secteur de la viande, l'abattoir, l'atelier de découpe ou l'entreprise de préparation de viande et/ou de produits à base de viandes agissent à la fois comme donneur d'ordre et entrepreneur.
Obligation d'information à l'égard du/des sous-traitant(s)
Les différents entrepreneurs ou sous-traitants qui font appel à un sous-traitant concerné par l'enregistrement des présences sur le lieu de travail doivent rappeler contractuellement (dans le cadre du contrat de sous-traitance, par exemple) à leurs sous-traitants leur obligation d'enregistrement des présences. Il doivent aussi s'engager eux-mêmes à effectuer effectivement et correctement leur obligation d'enregistrement.
Enfin, ils doivent informer contractuellement leurs cocontractants des types de moyens d'enregistrement qui peuvent être utilisés sur le lieu de travail.
Si vous souhaitez de l'aide pour l'élaboration de votre convention de sous-traitance, consultez votre legal advisor. La convention de sous-traitance doit en effet prévoir les modalités d'organisation de l'enregistrement des présences et déterminer qui doit faire quoi.
[1] Sauf s'il est convenu de commun accord qu'une autre méthode d'enregistrement est appliquée.
[2] Ou applique une autre méthode d'enregistrement.
[3] Dans ce cas, nous conseillons de le préciser dans une clause au contrat de travail.