Vrijstelling van het bijhouden van sociale documenten in geval van Limosa-aangifte
De buitenlandse werkgever die een Limona-aangifte gedaan heeft, is vrijgesteld van het bijhouden van de normale sociale documenten gedurende maximum 12 maanden [1]. In dat geval moeten wel bepaalde gelijkaardige documenten ter beschikking gehouden worden van de inspectiediensten.
Na de termijn van 12 maanden moet de normale sociale documenten sowieso bijgehouden worden [2].
Wanneer Belgische sociale documenten moeten worden opgemaakt door een buitenlandse werkgever, moet een sociaal mandataris worden aangesteld in België.
Verplichting om bepaalde andere documenten ter beschikking te houden van de inspectiediensten
Opgelet! Zelfs als de werkgever geniet van de hierboven vermelde vrijstelling, is hij er in principe [3] toch nog toe gehouden bepaalde specifieke documenten ter beschikking te houden van de inspectiediensten, vanaf het begin van de detachering en dit tot 1 jaar na het einde van de detachering.
Het gaat hier om:
- Een kopie van de arbeidsovereenkomst van de gedetacheerde werknemer of een gelijkwaardig document
- De informatie met betrekking tot de vreemde valuta die dienst doet als betaling van het loon, de voordelen in geld of in natura verbonden aan de tewerkstelling in het buitenland, de voorwaarden van repatriëring van de gedetacheerde werknemer
- De arbeidstijdenoverzichten die begin, einde en duur van de dagelijkse arbeidstijd van de gedetacheerde werknemer aangeven
- De betalingsbewijzen van de lonen van de gedetacheerde werknemer
Op verzoek van de inspectiediensten moet hen een vertaling van deze documenten in één de landstalen of in het Engels worden bezorgd. De documenten kunnen op papieren drager of in elektronische vorm worden bezorgd.
De wet schrijft ook voor dat bepaalde loondocumenten van werknemers die naar België zijn gedetacheerd, moeten worden opgemaakt en vertaald, en meer bepaald de loonfiche en de individuele rekening. Die documenten moeten tot een jaar na het einde van de detachering ter beschikking worden gehouden van de inspectie.
Meer informatie over deze verplichting kan u terugvinden in onze fiche “Limosa”.
[1] Indien bij de aanvraag blijkt dat de werknemer langer dan een jaar in België zal worden tewerkgesteld wordt aangeraden vanaf het begin sociale documnenten op te maken. Dit is echter geen verplichting.
[2] Het gaat om de werkgevers en de werknemers zoals gedefinieerd in artikel 6ter van het koninklijk besluit nr.5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van de sociale documenten.
[3] Er bestaat immers een vrijstelling voor bepaalde werknemerscategorieën waarvoor een Limonsa-vrijstelling van toepassing is. Meer informatie hieromtrent vindt u in onze fiche “Limosa”.