Wet private opsporing: jouw intern reglement moet klaar zijn tegen 16 december 2026

Waarom moet jij je nu al buigen over private opsporing?

De wet op de private opsporing heeft niet alleen betrekking op externe privédetectives. Ook bepaalde interne onderzoeken die voor jouw rekening worden uitgevoerd, kunnen onder deze regelgeving vallen. Dat is met name het geval wanneer jij informatie zoekt over een werknemer of over feiten die hem of haar worden aangewreven, om jouw belangen te beschermen in het kader van een bestaand of potentieel conflict.

Jij kunt betrokken zijn wanneer jij bijvoorbeeld een onderzoek voert naar:

• Een interne diefstal of fraude
• Het doorspelen van vertrouwelijke informatie aan een concurrent
• Misbruik van middelen of materiaal van de onderneming
• Een ernstige schending van interne procedures

Niet elke controleactiviteit vormt echter automatisch een private opsporing. De wet sluit onder meer bepaalde audits uit die geen informatie over personen verzamelen om ongewenste feiten vast te stellen, evenals bepaalde activiteiten die verband houden met wettelijke verplichtingen of met cyberveiligheid. Jij moet jouw praktijken dus geval per geval beoordelen.

Meer weten: "Private opsporing in arbeidsbetrekkingen: wat zegt de wet?"

Waarom is het intern reglement onmisbaar?

Wanneer de persoon op wie het onderzoek betrekking heeft jouw werknemer is, mag een privéonderzoeker de opdracht alleen aanvaarden als de toestemming om het onderzoek uit te voeren en de modaliteiten ervan uitdrukkelijk en transparant zijn opgenomen in een reglement.

Deze vereiste geldt niet alleen wanneer jij een externe dienstverlener inschakelt. Deze verplichting geldt ook wanneer jouw personeelsdienst zelf een private opsporing uitvoert in het kader van een incidentenonderzoek naar een of meer van jouw werknemers. De medewerkers van de personeelsdienst genieten dan wel een vrijstelling van vergunning en identificatiekaart, maar blijven onderworpen aan de andere regels van de wet.

Het reglement is dus geen loutere administratieve formaliteit. Vanaf 16 december 2026 zal een dienstverlener bepaalde opdrachten inzake private opsporing met betrekking tot jouw werknemers niet meer mogen aanvaarden als jouw reglement dit type onderzoek niet duidelijk voorziet. De verzamelde elementen zouden dan buiten beschouwing kunnen worden gelaten en geen steun meer kunnen bieden voor een sanctie of een ontslag.

Wat moet jouw intern reglement voorzien?

De wet legt geen uniek model op. Jouw reglement moet wel voldoende concreet en transparant zijn zodat jouw werknemers begrijpen in welke situaties een onderzoek kan worden gevoerd en binnen welke grenzen.

Voorzie onder meer:

• De beoogde situaties: diefstal, fraude, informatielekken, misbruik van middelen of ernstige schending van procedures
• De toegelaten methoden en de grenzen die voor elk type onderzoek moeten worden gerespecteerd
• De personen die bevoegd zijn om een onderzoek te beslissen, uit te voeren of op te volgen
• De voorwaarden voor het inschakelen van een externe privéonderzoeker of jouw personeelsdienst
• De rechten en waarborgen van de betrokken werknemer, met name inzake informatie, verhoor en verwerking van zijn of haar persoonsgegevens
• De regels voor de bewaring van en de toegang tot verslagen, stukken en verzamelde informatie

Jouw reglement moet ook coherent blijven met jouw bestaande beleidslijnen inzake GDPR, gebruik van e-mail en internet, camerabeleid, vertrouwelijkheid en informatieveiligheid. Controleer ook de samenhang met jouw disciplinaire procedures.

Welke waarborgen moet jij opnemen?

Jouw intern reglement geeft jou geen algemeen recht op toezicht. Jij moet een gerechtvaardigd belang voor het onderzoek kunnen aantonen en een verband kunnen leggen tussen dat belang, het doel van de opdracht en de gezochte informatie.

Jij moet jouw onderzoek ook beperken tot passende, relevante en evenredige middelen. De wet verbiedt onder meer het verzamelen of meedelen van informatie over politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen, vakbondslidmaatschap, gezondheid, seksuele geaardheid of raciale of etnische afkomst.

De wet regelt ook verschillende onderzoeksmethoden:

• De observatie van dezelfde persoon is beperkt tot minder dan vier dagen, namelijk 96 uur, al dan niet opeenvolgend, per maand voor hetzelfde doel
• Het volgen van verplaatsingen met behulp van een toestel is verboden, behalve met voorafgaande toestemming en onder voorbehoud van de andere toepasselijke regels
• Een verhoor vereist onder meer de toestemming van de ondervraagde persoon en voorafgaande informatie over de reden van het gesprek, het doel ervan en zijn of haar rechten
• Niet-publiek toegankelijke gegevens mogen niet worden geraadpleegd zonder de vereiste toestemmingen
• Onrechtmatig verkregen informatie mag niet worden gebruikt in het onderzoek

Hoe bereid jij je voor zonder op een incident te wachten?

Jij kunt beginnen met een inventaris van jouw huidige praktijken. Breng in kaart wie onderzoeken uitvoert, welke hulpmiddelen worden gebruikt, op welke externe dienstverleners jij een beroep doet en welke verslagen of gegevens jij bewaart.

Controleer vervolgens de volgende punten:

• Jouw huidige praktijken: HR-onderzoeken, IT-controles, raadpleging van camerabeelden en onderzoeken door leidinggevenden
• Jouw bestaande beleidslijnen: arbeidsreglement, e-mail- en internetbeleid, camerabeleid, vertrouwelijkheidsregels en disciplinaire procedures
• Jouw externe dienstverleners: een onderneming voor private opsporing moet over de vereiste vergunning beschikken en jij mag geen beroep doen op een niet-vergunde onderneming
• Jouw interne procedure: te onderzoeken feiten, gerechtvaardigd belang, bevoegde personen, mogelijke onderzoeksmethoden, toegankelijke gegevens, bewaartermijn en personen die het dossier mogen raadplegen

Wat doet Securex voor jou?

Securex stelt jou een model van intern reglement ter beschikking om jou te helpen jouw onderzoekspraktijken te structureren en rekening te houden met de rechten en de privacy van jouw werknemers.

Voor bijkomende informatie of verdere vragen kun jij contact opnemen met jouw Legal Advisor via myHR@securex.be.

Inwerkingtreding

Het gaat om een definitieve wet. De wet van 18 mei 2024 werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 6 december 2024 en is in werking getreden op 16 december 2024.

Jij moet dus uiterlijk op 16 december 2026 beschikken over jouw intern reglement als jij private opsporingen met betrekking tot jouw werknemers binnen dit kader wilt blijven laten uitvoeren.

Bron

• Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing