Private opsporing in arbeidsbetrekkingen: wat zegt de wet?

Wat moet worden verstaan onder private opsporing?

Een activiteit van private opsporing is een activiteit die voldoet aan de volgende voorwaarden:

• De activiteit wordt uitgeoefend door een natuurlijke persoon in opdracht van een opdrachtgever.
• De activiteit bestaat uit het verzamelen van inlichtingen verkregen door de verwerking van informatie over natuurlijke of rechtspersonen, of over de toedracht van door hen begane feiten.
• De resultaten kunnen worden gebruikt om de belangen van de opdrachtgever in het kader van een effectief conflict of een mogelijk conflict te vrijwaren.

Als werkgever omvat dit je interne onderzoeken naar diefstal en fraude. Onderzoeken die worden uitgevoerd in het kader van wettelijke verplichtingen vallen echter niet binnen het toepassingsgebied (bijv. het onafhankelijk onderzoek van de preventieadviseur in het kader van de wetgeving over de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk, en de onderzoeksactiviteiten in het kader van de regelgeving over klokkenluiders).

Daarnaast moet op de volgende elementen worden gelet:

• Een opdrachthouder mag een opdracht slechts aanvaarden indien de opdrachtgever gerechtvaardigde belangen heeft bij de resultaten van de private opsporing.
• Bepaalde onderzoeksdomeinen zijn uitdrukkelijk verboden (politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, seksuele gerichtheid, gegevens over gezondheid, enz.).
• Bepaalde onderzoeksactiviteiten worden niet beschouwd als dusdanig (bijv. beroepsactiviteiten van notaris, advocaat, journalist, enz.).

Goed om te weten 

Indien een personeelsdienst in het kader van een werving contact opneemt met een kandidaat aan de hand van de referenties die deze laatste heeft bezorgd, vormt dit geen activiteit van private opsporing.

Wie mag een private opsporing uitvoeren?

Activiteiten van private opsporing mogen alleen worden uitgevoerd door:

• ondernemingen die activiteiten van private opsporing uitvoeren voor derden,
• interne diensten.

Ondernemingen voor private opsporing

Dit zijn externe dienstverleners. Ze bieden activiteiten van private opsporing aan derden aan of voeren deze uit voor derden.

Voorbeeld

Private onderzoeksbureaus, ondernemingen gespecialiseerd in verzekeringsonderzoeken, beveiligingsondernemingen die onderzoeksdiensten aanbieden.

Ondernemingen voor private opsporing zijn gebonden aan een aantal verplichtingen:

• Ze moeten een specifieke vergunning krijgen van de minister van Binnenlandse Zaken om legaal te kunnen werken.
• Ze moeten voldoen aan strenge voorwaarden met betrekking tot hun structuur, organisatie en werkmethoden.
• Ze mogen alleen mensen in dienst nemen die de vereiste kwalificaties en vergunningen hebben om als privaat onderzoeker te werken.

Interne dienst

De interne dienst voor private opsporing is een dienst die:

• activiteiten van opsporing uitvoert ten eigen behoeve,
• op structurele wijze activiteiten van opsporing organiseert, wat betekent dat de activiteit tot het takenpakket van minstens één medewerker behoort.

Deze diensten moeten ook vergund zijn, maar vallen onder een aangepast stelsel (vereenvoudigde vergunningsprocedure, aangepaste kwalificatie-eisen, minder administratieve verplichtingen, enz.)

Opmerking

Indien de leden van jouw personeelsdienst activiteiten van opsporing uitvoeren binnen het kader van een incidentenonderzoek ten laste van jouw werknemers, en ten behoeve van jou als werkgever, dan moeten zij de wet naleven, maar zijn ze vrijgesteld van de verplichtingen op het vlak van vergunning en identificatiekaart.

Wat zijn de stappen van een private opsporing?

In het algemeen moet een private opsporing worden uitgevoerd volgens een strikte methodologie.

Onderzoeksopdrachtdocument

Voordat de uitvoering van een opdracht wordt aangevat, wordt er een schriftelijk onderzoeksopdrachtdocument voor opgesteld, in twee exemplaren die door de opdrachthouder en de opdrachtgever worden ondertekend. Dit document bevat:

• De identiteit van de opdrachtgever,
• De identiteit van de opdrachthouder,
• Een nauwkeurige omschrijving van de opdracht,
• Een nauwkeurige en uitdrukkelijke omschrijving van de gerechtvaardigde doeleinden van de opdrachtgever,
• De vermoedelijke duur van de opdracht,
• Het feit dat de opdrachtgever door de opdrachthouder op de hoogte is gesteld van de inhoud van de wet van 18 mei 2024,
• Als het onderzoek betrekking heeft op een van jouw werknemers, een verwijzing naar de bepalingen in het reglement met betrekking tot de toelating om een private opsporing uit te voeren en de nadere regels van private onderzoeken,
• Plaats, datum en handtekening.

Verzamelen van inlichtingen

De privaat onderzoeker kan geen andere handelingen stellen dan deze die voortvloeien uit de rechten waarover iedere persoon beschikt. Bovendien mag hij of zij geen handelingen stellen of middelen, methodes, procedures of dwangmaatregelen aanwenden die wettelijk zijn geregeld voor de leden van de politiediensten, de veiligheids- en inlichtingendiensten, de gerechtelijke overheid, enz.

Bij het inwinnen van inlichtingen moet de onderzoeker ervoor zorgen dat inmenging in het privéleven van de persoon die het voorwerp uitmaakt van het onderzoek zoveel mogelijk wordt beperkt.

Daarnaast zijn bepaalde handelingen afhankelijk van de voorafgaande informatie en/of toestemming van de persoon die het voorwerp is van het onderzoek (bijv. interviews).

Onderzoeksdossier

Nadat hij de nodige informatie heeft verzameld, moet de onderzoeker een onderzoeksdossier opstellen dat het volgende omvat:

• de bedoelde stukken en alle andere documenten die in het kader van het onderzoek zijn opgemaakt of verkregen,
• een chronologisch overzicht van de verrichte handelingen van private opsporing,
• de gebruikte methoden en middelen en de verantwoording van de keuze ervan,
• de namen van de private onderzoekers die de private opsporing hebben uitgevoerd en de door hen gemaakte nota’s.

Onderzoeksrapport

Uiterlijk een maand na de laatste onderzoeksverrichting maakt de opdrachthouder een schriftelijk rapport over aan de opdrachtgever.

Dit onderzoeksrapport vermeldt in het bijzonder:

• de begin- en einddatum van het onderzoek,
• de uitgevoerde onderzoeksverrichtingen en de plaatsen waar en de tijdstippen waarop ze werden uitgevoerd,
• de bevindingen van de private opsporing en de stukken die de bevindingen staven.

Wat met de private onderzoeken naar jouw werknemers?

Stel een intern reglement op

Als je handelingen van private opsporing wil stellen met betrekking tot je werknemers, is het absoluut noodzakelijk dat je de toestemming krijgt om deze opsporing uit te voeren en dat je de concrete nadere regels van het onderzoek uitdrukkelijk en transparant vastlegt in een "reglement".

Dit reglement moet worden:

• opgesteld in overleg met de werknemers of hun vertegenwoordigers,
• ingevoerd vóór 16 december 2026.

Aarzel als werkgever niet om contact op te nemen met jouw Securex Legal Advisor voor een policy die voldoet aan de wettelijke vereisten.

Inschakeling van een interne dienst voor private opsporing of een onderneming voor private opsporing

Als je als werkgever een beroep doet op je interne dienst of op een onderneming voor private opsporing, dan moeten de onderzoeken worden uitgevoerd op basis van de hierboven beschreven stappen.

Inschakeling van je personeelsdienst

Als je een beroep doet op je personeelsdienst, dan zijn er twee mogelijke situaties.

Structurele uitoefening van activiteiten van private opsporing

Als je personeelsdienst op regelmatige en georganiseerde wijze activiteiten van private opsporing uitvoert met betrekking tot je werknemers, dan wordt deze dienst gelijkgesteld met een interne dienst voor private opsporing. Hij moet dan beschikken over:

• een officiële vergunning, en
• een identificatiekaart, beide afgeleverd door de minister van binnenlandse zaken

Eenmalig onderzoek gerelateerd aan een incident

Als de activiteiten van opsporing op structurele wijze worden uitgevoerd in het kader van een specifiek onderzoek dat verband houdt met een incident waarbij een of meer van jouw medewerkers betrokken zijn (bijv. vermoeden van interne diefstal), dan is jouw personeelsdienst niet verplicht om de bovengenoemde vergunning en kaart te verkrijgen.

In beide gevallen moeten deze activiteiten worden uitgevoerd in overeenstemming met de regels die in de vorige vraag zijn genoemd, tenzij de regelgeving anders bepaalt (zie opmerking hieronder).

Als jouw personeelsdienst een private opsporing uitvoert, moet je dus rekening houden met de volgende punten:

• Jouw werknemers moeten vooraf worden geïnformeerd over de mogelijkheid van private opsporingen door middel van een intern reglement.
• Jouw werknemer die belast is met het onderzoek (lid van de personeelsdienst) is bevoegd om rechtmatige onderzoekshandelingen uit te voeren (bijv. het ondervragen van andere werknemers of het analyseren van video-opnamen op de werkplek bij vermoedens van diefstal of overtredingen) en moet een onderzoeksdossier samenstellen.
• De opdrachthouder moet jou een gedetailleerd onderzoeksrapport bezorgen.

Opmerking

Jouw werknemer (lid van de personeelsdienst) die belast is met het onderzoek, is niet verplicht om een onderzoeksopdrachtdocument op te stellen. Hij moet wel een register van de opdrachten bijhouden, met jouw naam als opdrachtgever, een beschrijving van de toevertrouwde opdracht en de begin- en einddatum van de opdracht. Dit register moet vijf jaar worden bijgehouden.

Wat doet Securex voor jou?

Voor meer informatie over de activiteiten van private opsporing kun je terecht bij je Legal Advisor via: consultinglegal@securex.be. 

Daarnaast heb je twee jaar de tijd om een intern reglement voor private opsporingen op te stellen, d.w.z. tot 16 december 2026. Zodra deze termijn is verstreken, mogen werkgevers die geen dergelijk reglement hebben ingevoerd geen beroep meer doen op privéonderzoekers. Deze laatsten zullen dan verplicht zijn alle verzoeken van de werkgever te weigeren.

Om je te helpen bij deze overgang, hebben we een model voor een intern reglement opgesteld dat voldoet aan de nieuwe wettelijke vereisten. Dit document is opgesteld door onze juridische experts en kan je helpen jouw onderzoeksactiviteiten te structureren met inachtneming van de rechten en de privacy van je werknemers.

Bron

• Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing