Voor wie geldt de controle?
De controle geldt voor medewerkers die regelmatig en rechtstreeks met minderjarigen werken. Het gaat bijvoorbeeld om functies in de kinderopvang, jeugdwerking, speelpleinwerking of jeugdhulp.
Zo zal een begeleider in een gemeentelijke buitenschoolse opvang of een animator op de speelpleinwerking doorgaans een relevant uittreksel uit het strafregister moeten voorleggen, omdat hij of zij structureel rechtstreeks contact heeft met kinderen.
Het begrip ‘medewerker’ wordt ruim geïnterpreteerd. De verplichting kan dus niet alleen gelden voor werknemers, maar ook voor andere personen die dergelijke activiteiten begeleiden.
Vrijwilligers: uitzondering wordt beperkter
Onder de huidige regeling kan de Vlaamse Regering voor bepaalde organisaties of sectoren uitzonderingen vaststellen. Het ontwerp van decreet beperkt die mogelijkheid tot vrijwilligers die bij hun aanstelling jonger zijn dan twintig jaar.
Opgelet: Ook wanneer zo’n uitzondering geldt, behoudt de organisatie volgens het ontwerp de mogelijkheid om het uittreksel toch te controleren.
Nieuw: hercontrole om de drie jaar
Voor medewerkers die onder het toepassingsgebied vallen, wordt de controle een recurrent proces. Het lokale bestuur zal daarom een eigen opvolgingssysteem moeten voorzien en minstens registreren
- welke medewerkers onder de controleverplichting vallen;
- wanneer hun laatste uittreksel werd gecontroleerd;
- wanneer een nieuwe driejaarlijkse controle nodig is;
- wie toegang heeft tot de gegevens en de controle uitvoert.
Een bijkomende controle blijft mogelijk wanneer daarvoor een gegronde indicatie bestaat.
Wat met bestaande medewerkers?
De regel van de driejaarlijkse controle zal niet alleen gelden voor nieuwe aanstellingen.
Binnen drie maanden na de inwerkingtreding van het decreet moet volgens de overgangsregeling een controle gebeuren voor:
- Medewerkers die al vóór 1 februari 2023 waren aangesteld in een activiteit die onder het decreet valt;
- Medewerkers die vanaf 1 februari 2023 werden aangesteld, maar van wie de aanstelling op dat ogenblik al meer dan drie jaar geleden plaatsvond;
- Vrijwilligers die onder de huidige regelgeving zijn vrijgesteld, maar door de nieuwe regeling wel onder de controleverplichting vallen.
Het voorgelegde uittreksel mag maximaal één maand oud zijn. Vanaf de voorlegging begint een nieuwe termijn van drie jaar te lopen. = in kadertje
Een niet-blanco uittreksel leidt niet automatisch tot uitsluiting
Een vermelding op het uittreksel betekent niet automatisch dat de medewerker niet langer kan worden ingezet. Het lokale bestuur moet een zorgvuldige en proportionele beoordeling maken.
Bij een bestaande medewerker kan die beoordeling aanleiding geven tot een gesprek of, afhankelijk van de omstandigheden, tot beëindiging van de arbeids- of aanstellingsrelatie. Een ontslag om dringende reden wordt in de memorie van toelichting bij het decreet slechts als uitzonderlijke mogelijkheid vermeld.
Ondersteuning door een derde organisatie
Omdat de beoordeling van een niet-blanco uittreksel complex kan zijn, voorziet het ontwerp van decreet dat een organisatie advies kan vragen aan een door de Vlaamse Regering aangeduide derde organisatie of de controle door zo’n organisatie kan laten uitvoeren.
De Vlaamse Regering bepaalt later welke organisaties kunnen worden ingeschakeld en onder welke voorwaarden. Het uittreksel moet vooraf geanonimiseerd worden voordat het aan een derde organisatie wordt bezorgd.
Stagiairs en duaal lerenden
Een onderwijsinstelling kan de controle zelf uitvoeren wanneer een student stage loopt bij een organisatie die onder het decreet valt. De controle gebeurt eenmaal per school- of academiejaar en vóór de start van de aanstelling. Bevestigt de onderwijsinstelling dat de controle al is gebeurd, dan hoeft de stageplaats niet opnieuw te controleren.
Een vergelijkbare mogelijkheid geldt voor bepaalde duaal lerenden. Werkt de duaal lerende evenwel met een deeltijdse arbeidsovereenkomst, dan blijft de onderneming zelf verantwoordelijk voor de controle.
Vergeet de privacyregels niet
Uittreksels uit het strafregister bevatten bijzonder gevoelige persoonsgegevens. Vooraf moet worden bepaald wie deze gegevens noodzakelijkerwijs moet kunnen raadplegen. De toegang moet worden beperkt en er moeten passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen.
Onze tip
Maak tijdig een inventaris van de betrokken functies en personen. Koppel daaraan de datum van de laatste controle, de volgende controledatum, de bevoegde behandelaar en een beveiligde bewaarmethode.
Wat doet Securex voor jou?
Securex volgt de verdere parlementaire behandeling en de uitvoeringsmodaliteiten verder voor jou op.
Bron
Ontwerp van decreet 909 (2025-2026) nr.1 | Vlaams Parlement
