Waarom wordt de regeling aangepast?
De Vlaamse klokkenluidersregeling kwam er naar aanleiding van de Europese Klokkenluidersrichtlijn van 23 oktober 2019. Die richtlijn wil personen beschermen die in een werkgerelateerde context informatie melden over inbreuken of wantoestanden. Het kan gaan om personeelsleden, voormalige personeelsleden, sollicitanten, vrijwilligers, stagiairs, aannemers, leveranciers of andere personen die via hun professionele relatie met een organisatie kennis krijgen van mogelijke onregelmatigheden.
Met een eerste wijziging van het Bestuursdecreet werd de richtlijn omgezet voor de Vlaamse publieke sector. De bestaande regeling draagt al bij aan een transparanter en integer bestuur, maar een evaluatie bracht ook enkele knelpunten aan het licht. De Europese richtlijn verplicht de bevoegde autoriteiten om hun procedures regelmatig en minstens om de drie jaar te evalueren. Die evaluatie leidde tot een visienota van de Vlaamse Regering en tot een voorontwerp van decreet dat de regeling moet verduidelijken, vereenvoudigen en versterken.
Wat verandert er?
1. Eenvoudigere meldkanalen
Het huidige landschap van meldkanalen wordt als complex ervaren. Daarom wil het voorontwerp de rolverdeling verduidelijken. Het interne meldkanaal blijft het eerste aanspreekpunt wanneer een melding intern doeltreffend kan worden behandeld. Wanneer een interne melding niet aangewezen is of wanneer de melder represailles vreest, kan hij of zij zich wenden tot een extern meldkanaal.
Audit Vlaanderen krijgt een centrale rol als extern meldkanaal voor de instanties die onder haar werkterrein vallen. De Vlaamse Ombudsdienst wordt voor die dossiers in hoofdzaak ontlast als extern meldkanaal, zodat zijn rol sterker kan verschuiven naar de ondersteuning van melders.
2. Een centrale ondersteunende dienst voor melders
Een belangrijke nieuwigheid is de aanduiding van één neutrale ondersteunende dienst. De Vlaamse Ombudsdienst wordt belast met die centrale ondersteuningsrol. Melders kunnen er gratis en vertrouwelijk terecht voor informatie over hun rechten, advies over bescherming tegen represailles, uitleg over de procedures en algemene informatie over de vraag of bepaalde feiten onder de klokkenluidersregeling kunnen vallen.
Die ondersteuningsfunctie staat los van de inhoudelijke beoordeling van de melding zelf. Dat onderscheid is belangrijk om het vertrouwen van melders te versterken en belangenvermenging te vermijden.
3. Meer rechtszekerheid vanaf de ontvangstmelding
Melders moeten sneller weten waar ze aan toe zijn. Daarom voorziet het ontwerp dat de ontvangstmelding duidelijk moet aangeven of de melding als een klokkenluidersmelding zal worden behandeld. Wanneer het meldkanaal op het moment van ontvangst nog over te weinig informatie beschikt om dat te beoordelen, moet hierover binnen 15 dagen duidelijkheid worden gegeven.
Dat geeft de melder sneller inzicht in de toepasselijke procedure en in de mogelijke bescherming tegen represailles. Ook voor de organisatie die de melding ontvangt, zorgt dit voor meer duidelijkheid.
4. Versterkte vertrouwelijkheid
De bescherming van de identiteit van de melder blijft een essentieel uitgangspunt. Het ontwerp verduidelijkt dat ook een onbevoegde instantie of een onbevoegd personeelslid vertrouwelijk moet omgaan met een ontvangen melding. Er mag geen informatie worden verspreid waaruit de identiteit van de melder, de betrokken persoon of een derde kan worden afgeleid. De melding moet bovendien op vertrouwelijke wijze worden doorgestuurd naar het bevoegde meldkanaal.
Die verplichting moet vermijden dat de bescherming van de melder verloren gaat wanneer een melding per vergissing bij de verkeerde persoon of instantie terechtkomt.
5. Centrale rapportering en betere monitoring
Vandaag bestaat er vooral rapportering over externe meldingen die door Audit Vlaanderen worden ontvangen. Voor interne meldingen binnen de Vlaamse publieke sector ontbreekt nog een centraal overzicht. Het ontwerp wil daarom een vorm van centrale kernrapportering invoeren. Interne meldkanalen zouden geanonimiseerde gegevens rapporteren over onder meer het aantal meldingen en de aard van de meldingen.
Die rapportering moet bijdragen aan een beter beleid, een betere opvolging en een meer systematische evaluatie van de werking van de klokkenluidersregeling.
6. Strafrechtelijke sancties bij misbruik of tegenwerking
De huidige regeling voorziet vooral in administratieve of tuchtrechtelijke gevolgen. Het voorontwerp voert daarnaast strafrechtelijke sancties in voor bepaalde ernstige gedragingen. Het gaat bijvoorbeeld om het nemen van represailles tegen een klokkenluider, het verhinderen van een melding, het schenden van de geheimhouding van de identiteit van de melder of het opzettelijk doen van een valse melding.
De sancties kunnen bestaan uit een gevangenisstraf van zes maanden tot drie jaar, een geldboete van 4.800 euro tot 48.000 euro of één van die straffen. Volgens de ontwerptekst zijn de strafrechtelijke sancties enkel bedoeld voor handelingen die wetens en willens worden gesteld. Loutere vergetelheid of gewone nalatigheid volstaat dus niet voor strafbaarheid.
Wat betekent dit voor lokale besturen en andere publieke organisaties?
Voor organisaties in de Vlaamse publieke sector betekent de hervorming dat zij hun interne meldprocedure, communicatie en opvolging opnieuw zullen moeten bekijken zodra de nieuwe regeling definitief is. Vooral de rolverdeling tussen het interne meldkanaal, Audit Vlaanderen en de Vlaamse Ombudsdienst wordt belangrijk.
Daarnaast zullen organisaties moeten nagaan of hun beleid voldoende duidelijk is voor personeelsleden en andere potentiële melders. Een goede klokkenluidersregeling is immers niet alleen een juridisch document, maar ook een praktisch instrument binnen het bredere integriteitsbeleid.
Onze tip:
Bereid je tijdig voor op deze hervorming en informeer je medewerkers over de impact ervan. Ga na welke gevolgen de nieuwe regels kunnen hebben voor meldkanalen, ondersteuning en vertrouwelijkheid.
Wat doet Securex voor jou?
Securex helpt lokale besturen bij de actualisering van hun interne meldprocedure, het opstellen of aanpassen van reglementen en modeldocumenten, de opleiding van leidinggevenden en HR-medewerkers, de juridische begeleiding bij concrete meldingen, de organisatie van registratie en rapportering en de afstemming met het integriteits- en welzijnsbeleid.
Zo kunnen organisaties zich tijdig voorbereiden op de nieuwe regels en tegelijk zorgen voor een helder, betrouwbaar en werkbaar kader voor iedereen die met een melding te maken krijgt.
Bron: Klokkenluiders: voorontwerp van wijzigingsdecreet | Vlaanderen.be
