Waarom bestaat de variant ploegenarbeid-bis?
Om in aanmerking te komen voor het belastingvoordeel voor ploegenarbeid, moet je aan een aantal voorwaarden voldoen. Eén daarvan is dat de opeenvolgende ploegen hetzelfde werk qua omvang moeten verrichten. Er is lange tijd onduidelijkheid geweest over de precieze betekenis van dit criterium.
In een arrest van 8 februari 2024 oordeelde het Grondwettelijk Hof dat het niet ongrondwettelijk is om de belastingvrijstelling voor ploegenarbeid enkel toe te passen op bedrijven waarin de ploegen qua omvang hetzelfde werk verrichten.
Als reactie op dit arrest voerde de wetgever in mei 2024 de regeling “ploegenarbeid-bis” in. Het doel hiervan was voorkomen dat bedrijven waar de omvang van het werk in opeenvolgende ploegendiensten niet altijd gelijkwaardig is, de vrijstelling helemaal zouden verliezen.
De bis-regeling voorziet daarom in een correctiefactor die varieert afhankelijk van het verschil in omvang tussen opeenvolgende ploegen. Hoe groter het verschil, hoe lager de vrijstelling.
Meer weten: 'Ploegenarbeid-bis'-regeling voor meer rechtszekerheid'
Voor meer rechtszekerheid
Hoewel de "ploegenarbeid-bis"-regeling bedoeld is om de rechtszekerheid te verbeteren, is het nog steeds een bron van praktische en juridische vragen.
De FOD Financiën heeft onlangs een circulaire gepubliceerd die eindelijk duidelijkheid verstrekt over de toepassing van deze regeling, in het bijzonder voor uitzendarbeid en volcontinuarbeid.
We overlopen hieronder de belangrijkste nieuwigheden van de circulaire van 30 juli 2025.
Administratieve tolerantie voor een verschil in omvang van maximaal 10%
Verduidelijking van het begrip omvang
De nieuwe circulaire geeft nog geen concrete definitie van het begrip "omvang", maar stelt wel een aantal manieren voor om de reikwijdte ervan te beoordelen.
Volgens de circulaire moet de omvang in beginsel worden gemeten aan de hand van de productie (output) van de ploeg. In gevallen waarin deze meting niet mogelijk is, aanvaardt de belastingdienst evenwel dat andere factoren in aanmerking worden genomen, zoals het aantal ploegleden (uitgedrukt in voltijdse equivalenten) of het aantal gewerkte uren.
De invoering van de bis-variant mag niet leiden tot een starre interpretatie van de vrijstelling voor klassieke ploegenarbeid. Het was nooit de bedoeling van de wetgever om te eisen dat opeenvolgende ploegen exact hetzelfde werk verrichten qua omvang. Een eenmalige afwijking, bijvoorbeeld door de afwezigheid van een werknemer (wegens ziekte) of door een mechanisch defect, mag niet automatisch leiden tot de toepassing van de bis-variant. Daarom is een zekere flexibiliteit vereist bij het beoordelen van deze voorwaarde, vooral in het geval van gebeurtenissen buiten de wil van de werkgever.
Tolerantie van 10%
In deze context staat de circulaire een verschil in omvang van het werk tussen opeenvolgende ploegen toe van maximaal 10%. Dit percentage moet elke dag en voor elk ploegenstelsel berekend worden op basis van de volgende formule:
\(\large { \textsf{ aantal leden van het } \textbf{grootste} \textsf{ team } – \textsf{ aantal leden van het } \textbf{kleinste} \textsf{ team } \over \textsf{aantal leden van het } \textbf{grootste} \textsf{ team } }\)
Als het verschil op elke werkdag van de maand binnen deze marge van 10% blijft, mag de werkgever voor die maand de vrijstelling voor "klassieke" ploegenarbeid toepassen.
Een verschil van meer dan 10% wordt niet getolereerd, tenzij dit het gevolg is van omstandigheden buiten de wil van de werkgever (ziekte, buitengewoon verlof, ongeval, enz.).
Om te beslissen of de klassieke variant of de bis-variant moet worden toegepast, is het belangrijk om de intentie van de werkgever te kennen. Deze intentie blijkt uit de werkplanning.
Meer info: "Pas de juiste variant voor ploegenarbeid toe en vermijd boetes"
Klassieke regeling of bis-variant?
Keuze van de werkgever
De klassieke regeling voor ploegenarbeid en de bis-variant blijven naast elkaar bestaan. Als werkgever moet je elke maand kiezen welke vrijstellingsregeling je wilt toepassen.
Als je bedrijf meerdere ploegenstelsels heeft, moet je elke maand voor elk stelsel bepalen of het onder de klassieke regeling of de bis-variant valt. De toepasselijke regeling kan dus van maand tot maand en van ploeg tot ploeg verschillen.
Dat betekent dat hetzelfde bedrijf beide regelingen tegelijk kan toepassen, op voorwaarde evenwel dat het de één derde-norm voor elke regeling afzonderlijk berekent.
De prestaties van verschillende soorten vrijstelling voor dezelfde maand mogen namelijk niet worden samengeteld bij het bepalen van de één derde-norm.
Er is echter een uitzondering op dit principe. Uren die zouden zijn gewerkt in een klassiek ploegenstelsel en in een klassiek stelsel van volcontinuarbeid mogen worden samengeteld bij het berekenen van de één derde-norm. Hetzelfde geldt als de werknemer onder de bis-variant van deze twee regelingen heeft gewerkt.
Tot slot, als een werknemer in dezelfde maand aan de voorwaarde van de één derde-norm voldoet in de twee stelsels, dan mag de vrijstelling niet voor beide stelsels worden toegepast.
Je mag immers maar één stelsel toepassen voor de maand in kwestie, en de bezoldiging van een werknemer mag elke maand maar voor één soort vrijstelling in aanmerking worden genomen.
Ons advies: zorg ervoor dat je voldoet aan de voorwaarden voor het toepassen van de vrijstelling
De arbeidsregeling moet aan een aantal voorwaarden voldoen om door de belastingdienst als ploegenarbeid te worden beschouwd.
Praktisch gezien betekent dit dat je elke maand moet beoordelen of elk ploegenstelsel nog steeds voldoet aan de voorwaarden voor klassieke ploegenarbeid.
Let er ook op dat je je beoordeling van de omvang van het werk documenteert.
In dit verband wijst de circulaire erop dat het niet toegestaan is een ploeg kunstmatig op te splitsen, met als enige doel te voldoen aan de voorwaarden voor het toepassen van de vrijstelling.
Mogelijkheid van toepassing van de bis-variant op klassieke stelsels
Als werkgever kun je dus de klassieke variant voor ploegenarbeid toepassen op stelsels die voldoen aan de definitie van klassieke ploegenarbeid, en de bis-variant op de andere stelsels.
Maar je hebt ook de mogelijkheid om de bis-variant toe te passen op al je ploegenstelsels, inclusief de stelsels die onder de klassieke regeling vallen. Dit kan een interessante optie zijn, vooral als sommige van je werknemers afwisselend in verschillende stelsels werken.
Dit alternatief wordt geïllustreerd met een concreet voorbeeld in de circulaire van 30 juli 2025 (zie de link naar deze circulaire onder "Bron”).
De nachtploeg wel of niet meerekenen?
Stel dat het werk in jouw bedrijf is georganiseerd in een stelsel van drie opeenvolgende ploegen: de vroege ploeg, de late ploeg en de nachtploeg. Als deze ploegen hetzelfde werk doen, maar de omvang van het werk verschilt, dan moet je als werkgever elke maand beslissen of:
- je de nachtploeg opneemt in het ploegenstelsel;
- je de nachtploeg uitsluit van het ploegenstelsel.
Neem je de nachtploeg op in het ploegenstelsel?
In dat geval mag je de vrijstelling voor ploegenarbeid-bis toepassen op de in aanmerking komende bezoldigingen van de werknemers van de drie ploegen (als aan alle andere voorwaarden is voldaan).
De correctiefactor wordt dan berekend rekening houdend met de omvang van het werk verricht door de drie ploegen.
Sluit je de nachtploeg uit van het ploegenstelsel?
In dat geval mag je de vrijstelling voor ploegenarbeid-bis alleen toepassen op de in aanmerking komende bezoldiging van de werknemers in de vroege en de late ploeg (uiteraard als aan alle andere voorwaarden is voldaan). De correctiefactor wordt dan berekend zonder rekening te houden met de nachtploeg.
Daarnaast kun je de vrijstelling voor nachtarbeid toepassen op werknemers van de nachtploeg waarvoor de één derde-norm vervuld is.
Er zijn echter grenzen aan deze keuzevrijheid, die worden geïllustreerd in de circulaire.
Hoe bereken je het bedrag van de vrijstelling?
De circulaire verduidelijkt ook hoe de vrijstelling in de praktijk wordt berekend.
Eén correctiefactor voor het hele bedrijf
Werkgevers die de bis-variant gebruiken, moeten de vrijstelling verhoudingsgewijs verminderen wanneer het verschil in omvang van het werk tussen opeenvolgende ploegen toeneemt. Hoe groter het verschil, hoe lager de vrijstelling.
De circulaire bevestigt het principe dat één correctiefactor per maand moet worden berekend voor het hele bedrijf. Deze factor is dan van toepassing op alle stelsels die onder de bis-variant vallen, inclusief de stelsels van volcontinuarbeid.
Met andere woorden, het is niet mogelijk om het percentage van de afwijking te berekenen voor één afdeling of productielijn.
In de praktijk kan het echter moeilijk zijn om aan deze voorwaarde te voldoen (vooral voor bedrijven met meerdere vestigingen).
Dubbele toepassing van de correctiefactor
Bovendien wijst de circulaire erop dat, in de bis-variant, de correctiefactor moet worden toegepast:
- zowel op het percentage van 22,8% of 25% van de in aanmerking genomen bezoldigingen;
- als op het bedrag van de bedrijfsvoorheffing die wordt ingehouden op die bezoldigingen.
De belastingvrijstelling moet dan worden beperkt tot het laagste van deze twee bedragen.
Voorbeeld
Het totaal van de belastbare bezoldigingen bedraagt 4.500 euro, de bedrijfsvoorheffing is 605 euro en de correctiefactor is 15%.
|
Totaal van de belastbare bezoldigingen |
4.500 euro |
|
Belastingvrijstelling van 22,8% |
1.026 euro |
|
Correctiefactor van 15% op het bedrag van de vrijstelling |
872,1 euro |
|
Bedrijfsvoorheffing |
605 euro |
|
Correctiefactor van 15% op het bedrag van de bedrijfsvoorheffing |
514,25 euro |
|
Uiteindelijke belastingvrijstelling |
514,25 euro |
De toepassing van de correctiefactor op de bedrijfsvoorheffing (514,25 euro) resulteert in een lager bedrag dan de toepassing van de correctiefactor op 22,8% van de belastbare bezoldigingen (872,10 euro). Daarom is de belastingvrijstelling beperkt tot 514,25 euro.
Dit punt is juridisch moeilijk omdat de dubbele toepassing van de correctiefactor een bijkomende beperking toevoegt aan de wetgeving.
Nog niet alle vragen beantwoord
De nieuwe circulaire biedt verduidelijking, maar een aantal vragen over de praktische toepassing is nog steeds niet beantwoord, en de bis-variant blijft administratief gezien zeer complex.
Denk bijvoorbeeld aan uitzendarbeid (waarvoor dezelfde regels gelden): In het geval van uitzendarbeid wordt het uitzendbureau gelijkgesteld met de onderneming die de werknemer tewerkstelt.
Bijgevolg moeten de ondernemingen die erkend zijn voor uitzendarbeid en die uitzendkrachten ter beschikking stellen van de werkgever voor elke werkdag en voor elke uitzendkracht gedetailleerde informatie ontvangen over de omvang van het werk en het verschil in omvang. De correctiefactor moet ook elke maand aan hen worden meegedeeld. Dit alles brengt een aanzienlijke administratieve last met zich mee.
Toch is de nieuwe circulaire een verdere stap in het garanderen van rechtszekerheid en kan hij interpretatieproblemen tijdens belastingcontroles tot een minimum beperken.
Overgangsmaatregel tot eind 2026
In de circulaire wordt erop gewezen dat de regelgeving voor ploegenarbeid-bis een overgangsmaatregel is die van toepassing is van 1 januari 2021 tot en met 31 december 2026.
Er is echter alle reden om aan te nemen dat er een nieuwe duurzame regelgeving zal moeten komen om meer rechtszekerheid te garanderen.
Wat doet Securex voor jou?
Voor meer informatie, contacteer jouw Legal Advisor via MyHR@securex.be
Bronnen
.jpg?width=725&resizemode=force)
