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Les 11 documents sociaux au sens strict

Le compte individuel

Le compte individuel permet à chaque travailleur occupé de disposer d'un récapitulatif de ses prestations et des rémunérations y afférentes, et ce pour une année entière. Si vous êtes affilié au Secrétariat Social Securex, votre Client Advisor vous fournit automatiquement ce compte individuel.

Dernière mise à jour le 26 avril 2022

Principe

Le compte individuel permet à chaque travailleur occupé de disposer d'un récapitulatif de ses prestations et des rémunérations[1] y afférentes, et ce pour une année entière.

Si vous êtes affilié au Secrétariat Social Securex, votre Client Advisor vous fournit automatiquement ce compte individuel.

Il s'agit d'un document social important. Il permet en effet de contrôler le respect de bon nombre de réglementations.

Forme

Les comptes individuels peuvent être tenus sous quelque forme que ce soit (support papier ou informatique), à la condition toutefois qu'ils soient lisibles et que la forme de reproduction utilisée permette une surveillance efficace.

Ce document social doit par ailleurs être tenu par année.

Contenu

A l'instar des autres documents sociaux, le compte individuel doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires :

  • L'identification de l'employeur[2]
  • L'identification du travailleur[3]. Parmi les éléments à mentionner, on trouve notamment :
    • La fonction que le travailleur exerce principalement chez l'employeur[4] ainsi que le titre, le grade, la qualité ou la catégorie d'emploi en lesquels le travailleur est occupé ou la caractérisation ou la description sommaires du travail 
    • La qualification professionnelle attribuée au travailleur par l'employeur conformément aux conventions collectives de travail fixant les conditions de travail et de rémunération, ou conformément aux arrêtés fixant les rémunérations forfaitaires pour l'application de la législation relative à la sécurité sociale[5] 
    • Le lieu de travail (à défaut de lieu de travail fixe ou prédominant, le principe selon lequel le travailleur est occupé à divers endroits) 
    • Le montant de base initial, les autres éléments constitutifs ainsi que la périodicité de versement de la rémunération à laquelle le travailleur a droit
  • Les sommes payées ou dues au travailleur[6]

Sommes payées ou dues au travailleur

Par période de paie, doivent être mentionnés :

  • La période de paie 
  • Le nombre de jours de travail effectif 
  • Les jours d'interruption de travail et les raisons de cette interruption[7] 
  • Les éléments constitutifs de la rémunération :
    • Le montant brut de la rémunération de base, quelle que soit l'unité de mesure appliquée (telle que heure, jour, semaine, mois, pièce, prestation)
    • L'unité de mesure de la rémunération appliquée et le nombre d'unités 
    • Le nombre d'heures normales de travail prestées pour lesquelles aucune majoration de la rémunération n'est due[8] 
    • Le nombre d'heures de travail par jour, si ce nombre est nécessaire pour calculer la majoration de la rémunération visée ci-dessus
    • Le nombre d'heures pour lesquelles une majoration de rémunération est payée, réparties suivant les pourcentages de majoration appliqués[9]
    • Le nombre d'heures pour lesquelles le paiement de la rémunération est différé en vertu de l'article 9bis, § 1er, de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération des travailleurs (il s'agit du paiement de la rémunération due pour le repos compensatoire)
    • Les autres éléments constitutifs de la rémunération[10]
  • L'énumération des avantages en nature fournis à titre de rémunération ainsi que le montant de leur évaluation
  • Les montants forfaitaires ou minimums journaliers pris en considération pour le calcul des cotisations de sécurité sociale ( pour les travailleurs payés au pourboire et les apprentis) 
  • Les différentes sommes telles qu'elles résultent de chacun des éléments constitutifs de la rémunération (au sens large), ainsi que l'indication de leur nature 
  • Les données suivantes relatives au calcul du montant de la rémunération et de toute autre somme due au travailleur :
    • Les montants des sommes, rémunérations forfaitaires et minimales sur lesquels des cotisations de sécurité sociale doivent être calculées (rémunération brute totale) 
    • Le montant de la cotisation de sécurité sociale du travailleur 
    • Les montants imposables (y compris ceux sur lesquels aucune cotisation de sécurité sociale ne doit être payée[11]
    • Le montant du précompte professionnel
    • Le montant de la rémunération nette
    • Le montant de l'évaluation des avantages en nature 
    • Les montants séparés des saisies et cessions et autres sommes déduites (ainsi que les raisons de la déduction)
    • Le montant en espèces devant être payé au travailleur
  • Les motifs et montants de tout autre paiement fait par l'employeur au travailleur soit en raison de son engagement (par exemple, l'indemnité de frais de transport), soit en dehors de toute obligation légale ou contractuelle (par exemple, les gratifications)

Par trimestre, doivent être mentionnés :

  • Le nombre de jours de travail effectif
  • Les jours d'interruption de travail répartis selon les motifs de cette interruption
  • Le montant total des sommes, rémunérations forfaitaires et minimales sur lesquelles des cotisations de sécurité sociale doivent être perçues
  • Le montant de la cotisation de sécurité sociale du travailleur

Le trimestre est défini comme la période couverte par les paies dont le jour de clôture se situe dans un même trimestre civil.

Par an, doivent être mentionnés :

  • Le total de tous les montants sur lesquels des cotisations de sécurité sociale doivent être calculées
  • Le montant de la cotisation de sécurité sociale du travailleur
  • Le montant imposable de la rémunération et des autres sommes
  • Le montant du précompte professionnel

Remarque : la réglementation définit le moment auquel les diverses mentions doivent être inscrites[12].

Dispenses

Une série de mentions ne doivent pas être mentionnées dans le compte individuel si elles sont mentionnées dans d'autres documents à conserver au même endroit que le compte individuel. Ceux-ci (ou des copies) doivent par ailleurs être tenus à la disposition des services d'inspection[13].

Il s'agit, par exemple, des mentions relatives aux sommes payées par période de paie, si ces sommes apparaissent déjà sur la fiche de paie.

Des dispositions spécifiques sont par ailleurs prévues pour les travailleurs qui, en tout lieu choisi par eux, oeuvrent à façon des matières premières ou des produits partiellement achevés qu'un ou plusieurs commerçants leur ont confiés et qui travaillent seuls ou occupent habituellement quatre travailleurs au maximum.

Date de remise au travailleur

L'employeur doit fournir au travailleur une copie du compte individuel contenant son identification et celle du travailleur dans les 2 mois après le début de la mise au travail.

Toute modification aux mentions obligatoires concernant la fonction ou le lieu de travail doit être portée à la connaissance du travailleur par écrit dans le mois qui suit la date de prise d'effet de la modification concernée[14].

Par la suite, l'employeur doit fournir au travailleur une copie du compte individuel contenant toutes les données de l'année écoulée avant le 1er mars de l'année suivante.

En cas de rupture de contrat, l'employeur doit fournir au travailleur une copie du compte individuel de l'année en cours dans les 2 mois qui suivent la fin du trimestre pendant lequel le contrat a pris fin. Lorsqu'une rémunération ou toute autre somme est payée au travailleur après la fin du contrat, l'employeur doit également fournir une copie du compte relatif à ce paiement dans les deux mois qui suivent.

Travailleurs étrangers

Le compte individuel ne doit préciser que les prestations effectuées en Belgique.

Des dispositions spécifiques sont par ailleurs applicables en cas de détachement de travailleurs en Belgique par un employeur étranger.

Lieu de tenue

L'employeur doit tenir les comptes individuels :

  • Soit à l'adresse sous laquelle il est inscrit en Belgique auprès de l'ONSS 
  • Soit à un des lieux de travail 
  • Soit à son domicile ou au siège social lorsque ceux-ci sont situés en Belgique; à défaut, au domicile belge d'une personne physique qui tient ces documents en tant que mandataire ou préposé de l'employeur 
  • Soit au siège du secrétariat social agréé d'employeurs auquel il est affilié

Dans les trois dernières hypothèses, l'employeur doit le faire connaître, au préalable, par lettre recommandée à la poste, à l'Inspecteur chef de district du Contrôle des lois sociales du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale compétent pour le district dans lequel le compte individuel est tenu.

Modalités de conservation

Vous trouvez toutes les informations utiles à ce sujet sous la question 'Quelles sont les modalités de conservation des documents sociaux ?'.

[1] La notion de rémunération utilisée par l'arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux est celle de l'article 2 de la loi du 12 avril 1965 concernant la protection de la rémunération des travailleurs.

[2] Article 14 de l'arrêté royal du 8 août 1980.

[3] Article 15 de l'arrêté royal du 8 août 1980. Signalons que pour éviter les doubles emplois, une dérogation est prévue pour les entreprises de travail intérimaire, pour ce qui concerne les travailleurs intérimaires qu'elles occupent : les mentions relatives à la fonction ainsi que celles qui sont relatives au lieu de travail ne doivent pas être inscrites sur le compte individuel.

[4] Il s'agit du travail spécifiquement assumé par le travailleur, par exemple : maçon, cuisinier, etc.

[5] Exemple: fonction : repasseuse – qualification professionnelle : 1ière catégorie - finition sur toutes pièces.

[6] Article 16 de l'arrêté royal du 8 août 1980.

[7] Même les journées non assimilées à des journées de travail doivent être mentionnées.

[8] En vertu de l'article 29 de la loi du 16 mars 1971 sur le travail. Il s'agit de la majoration due suite à la prestation d'heures supplémentaires.

[9] La Cour de Cassation a jugé que le compte individuel devait toujours mentionner le nombre d'heures pour lesquelles une majoration de la rémunération est payée, même s'il n'est pas question de travail supplémentaire. Elle s'est basée pour cela sur l'article 16, § 1er, 5°, e de l'arrêté royal du 8 août 1980.

[10] Signalons que pour les autres éléments constitutifs de la rémunération, le compte individuel doit mentionner toutes les données nécessaires pour calculer chacun de ces éléments. Ces éléments doivent être mentionnés quelle que soit la raison pour laquelle ils sont dus (petits chômages, jours fériés, salaire garanti, prime de fin d'année, …).

[11] Par exemple, le montant des compléments à un avantage social.

[12] Article 17 de l'arrêté royal du 8 août 1980.

[13] Article 19 de l'arrêté royal du 8 août 1980.

[14] Les entreprises de travail intérimaire sont dispensées de ces deux obligations pour le personnel intérimaire qu'elles occupent.

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