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Les 11 documents sociaux au sens strict

Le registre général du personnel

Le registre général du personnel reste maintenu uniquement pour les travailleurs qui ne doivent pas faire l'objet de la déclaration Dimona.

Dernière mise à jour le 26 avril 2022

Forme et contenu

Le registre général du personnel doit être constitué de feuilles reliées[1]. Ses pages doivent être numérotées de façon continue. Il peut consister en une feuille unique lorsque l'employeur occupe moins de 5 travailleurs. Il peut être composé de plusieurs volumes lorsque les mentions ne peuvent plus être inscrites dans le volume précédant, faute de place.

A chaque travailleur, un numéro est attribué suivant une numérotation continue et suivant l'ordre chronologique de sa mise au travail.

Ce registre peut être remplacé pour un nouveau registre, à condition que les mentions relatives aux travailleurs qui sont encore en service soient recopiées et que, pour chacun de ces travailleurs, le numéro qui leur est attribué dans le nouveau registre est suivi du numéro qu'ils avaient dans l'ancien registre. L'ancien registre doit être conservé pour permettre d'éventuels contrôles ultérieurs.

Mentions obligatoires

Le registre général du personnel mentionne :

  • Pour l'employeur : les nom, prénom et domicile (personne physique) ou la raison sociale et le siège social (personne morale) et, le cas échéant, la dénomination sous laquelle l'employeur s'adresse au public
  • Pour chaque travailleur :
    • Le n° d'inscription 
    • Les nom et prénom 
    • Le lieu et la date de naissance 
    • Le sexe 
    • Le domicile 
    • La nationalité 
    • La nature et le n° du document d'identité 
    • Le n° d'identification à la sécurité sociale du travailleur[2] 
    • La date de début de la mise au travail 
    • La date à laquelle le contrat de travail a pris fin

Les données relatives à l'employeur doivent être mentionnées avant toute autre inscription.

Les données relatives aux travailleurs doivent être inscrites au plus tard au moment de la mise en service du travailleur, à l'exception de la date de sortie, qui doit être inscrite au registre dans les 7 jours calendrier qui suivent le dernier jour de prestation[3].

Registre général du personnel simplifié

L'employeur peut utiliser un registre simplifié si toutes les mentions relatives au travailleur sont mentionnées sur des fiches individuelles d'identification, tenues et conservées au même endroit que le registre général du personnel. Ces fiches doivent être tenues à la disposition des services d'inspection.

Le registre général du personnel simplifié ne contient que les mentions suivantes pour ce qui concerne le travailleur :

  • Le n° d'inscription
  • Les nom et prénom
  • Le lieu et la date de naissance
  • La date de début de la mise au travail
  • La date de sortie

Lieu de tenue

Le registre général du personnel (et, le cas échéant, les fiches d'identification des travailleurs) doit se trouver à un endroit accessible, de manière à faciliter le travail des services d'inspection.

Il faut distinguer la situation de l'employeur qui occupe des travailleurs sur un seul lieu de travail de celle de l'employeur qui occupe des travailleurs sur plusieurs lieux de travail.

Un seul lieu de travail

Dans ce cas, le registre général doit être tenu sur ce lieu de travail.

Il existe deux exceptions à ce principe. Elles concernent :

  • L'employeur qui occupe des travailleurs habituellement moins de 5 jours ouvrables consécutifs au même lieu de travail
  • L'employeur qui affecte ses travailleurs à certains travaux de construction[4]

Ces employeurs peuvent tenir leur registre général :

  • Soit à l'adresse à laquelle ils sont identifiés à l'ONSS 
  • Soit à son domicile ou siège social situé en Belgique. A défaut, au domicile belge d'une personne physique qui tient le registre en tant que mandataire ou préposé de l'employeur

Dans le deuxième cas, l'employeur qui veut bénéficier de la dérogation doit informer au préalable l'Inspecteur chef de district du Contrôle des lois sociales du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale compétent pour le district dans lequel le registre est tenu. Il doit le faire par lettre recommandée à la poste.

Plusieurs lieux de travail

Dans ce cas, le registre général doit être tenu :

  • Soit à l'adresse à laquelle l'employeur est identifié auprès de l'ONSS 
  • Soit à l'un des lieux de travail 
  • Soit au domicile ou siège social de l'employeur situé en Belgique. A défaut, au domicile belge d'une personne physique qui tient le registre en tant que mandataire ou préposé de l'employeur

Dans les deuxième et troisième cas, l'employeur doit informer au préalable l'Inspecteur chef de district du Contrôle des lois sociales du SPF Emploi, Travail et Concertation sociale compétent pour le district dans lequel le registre est tenu. Il doit le faire par lettre recommandée à la poste.

Modalités de conservation

Vous trouvez toutes les informations utiles à ce sujet sous la question 'Quelles sont les modalités de conservation des documents sociaux ?'.

[1] Les feuillets mobiles ne sont donc pas autorisés, il faut un cahier.

[2] Il s'agit du n° NISS. Ce numéro est renseigné sur la carte SIS. Il est composé des 6 chiffres de la date de naissance inversée, suivi de 3 chiffres puis de 2 chiffres de contrôle.

[3] Cette exception n'est pas prévue pour l'employeur qui doit effectuer une déclaration Dimona de sortie.

[4] Travaux énumérés à l'article 1er de la loi du 6 avril 1960 concernant l'exécution de travaux de construction. Il s'agit notamment de travaux de terrassement, de fondation et de travaux de maçonnerie et de béton.

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