Wat zijn de fiscale verplichtingen van de schuldenaars van bedrijfsvoorheffing?
De FOD Financiën publiceert elk jaar in de loop van de maand februari een bericht over de inkomstenbelastingen waarin de dienst de belanghebbenden informeert dat de bijgewerkte instructies met betrekking tot de behandeling van de belastingfiches geraadpleegd kunnen worden op hun website.
Naar aanleiding van deze publicatie brengen wij u in enkele paragrafen de bestaansreden van deze belangrijke fiscale verplichting en de praktische gevolgen ervan in herinnering.
Bestaansreden van deze verplichting
De verplichting om individuele fiches en samenvattende opgaven op te stellen, is van groot belang voor de werkgevers en de schuldenaars van bepaalde inkomsten. Het Wetboek van de inkomstenbelastingen bepaalt immers dat "de kosten waarvoor een individuele fiche en een samenvattende opgave werd opgesteld volgens het model dat door de Koning wordt bepaald" als beroepskosten worden beschouwd en dus aftrekbaar zijn bij de werkgever of de schuldenaar van bedrijfsvoorheffing[1].
Concreet gaat het om de volgende drie categorieën van beroepskosten:
- bezoldigingen, pensioenen, renten of als zodanig geldende toelagen, betaald aan personeelsleden;
- commissies, makelaarslonen, erelonen, voordelen van alle aard;
- vaste vergoedingen als terugbetaling van (werkelijke) eigen kosten van de werkgever.
Wie moet deze fiches en opgaven invullen?
Het Wetboek van de inkomstenbelastingen heeft het over de "werkgevers en andere schuldenaars van inkomsten". Het gaat om de personen die de bedrijfsvoorheffing verschuldigd zijn[2], met name:
- de personen die onderworpen zijn aan de personenbelasting[3], die als schuldenaar, bewaarder, mandataris of tussenpersoon, in België of in het buitenland bezoldigingen, pensioenen, renten en toelagen betalen of toekennen[4], evenals de niet-inwoners voor wie de bezoldigingen, pensioenen, renten en toelagen die ze in België of in het buitenland betalen of toekennen beroepskosten zijn die op in België belastbare beroepsinkomsten drukken;
- degenen die personen tewerkstellen van wie de bezoldiging geheel of hoofdzakelijk bestaat uit door de cliënteel betaalde fooien of dienstpercentages;
- de personen die, in gelijk welke hoedanigheid, of bij ontstentenis de organisator van de vertoningen of van de wedstrijden, inkomsten betalen of toekennen aan een niet-inwonende kunstenaar of sportbeoefenaar naar aanleiding van vertoningen of wedstrijden die in België worden georganiseerd;
- de aangestelden van een burgerlijke vennootschap of een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid (partnerships) om hen in belastingzaken te vertegenwoordigen;
- de curatoren van faillissementen, de vereffenaars van vennootschappen of van gerechtelijke akkoorden en alle personen die gelijkaardige functies uitoefenen die schuldvorderingen moeten honoreren met de hoedanigheid van bezoldigingen.
Uiterste datum van indienen bij de fiscus
Met uitzondering van bepaalde fiches, namelijk de fiches 281.40, 281.45 en 281.50 (waarvoor de termijn meestal verlengd wordt tot het einde van de maand april (281.40 en 281.45) of het einde van de maand juni (281.50) van het jaar volgend op het inkomstenjaar), moet de werkgever of de schuldenaar van de voorheffing de individuele fiches met magneetdrager of via de Web-toepassing Belcotax indienen uiterlijk op de datum meegedeeld door de fiscale administratie (meestal gaat het hier om de laatste dag van februari van het jaar volgend op het inkomstenjaar).
Sancties bij niet-naleving van de fiscale verplichtingen
Er kan een sanctie opgelegd worden wanneer de werkgever[5] bezoldigingen heeft toegekend aan zijn werknemers, maar geen individuele fiches en samenvattende opgaven heeft opgesteld. Voor vennootschappen die als rechtspersoon zijn opgericht, kunnen de niet-aangegeven bezoldigingen in dat verband worden belast tegen het tarief van de aanslag geheime commissielonen.
Voor de natuurlijke personen zullen deze bezoldigingen niet als beroepskost aftrekbaar zijn van hun winsten of baten.
Opgelet! De administratie kan ook gebruik maken van de gegevens die vermeld zijn op de individuele fiches, samenvattende opgaven en aangiften 274 om bepaalde controles uit te voeren. Er moet dus een perfecte overeenstemming bestaan: de individuele fiches die de belastingadministratie van de werkgever heeft ontvangen en het overzicht van de bedrijfsvoorheffing dat elke maand naar de belastingontvanger moet worden gestuurd (274).
Wat doet Securex voor u?
Bent u aangesloten bij het Sociaal Secretariaat Securex, dan vervullen wij alle formaliteiten ten aanzien van de belastingadministratie op basis van de inlichtingen die u ons hebt bezorgd. U ontvangt ook te gelegener tijd de individuele fiches die bestemd zijn voor uw werknemers.
We vragen u echter wel om goed na te kijken of de bedragen opgenomen in deze documenten overeenkomen met de bedragen die u effectief toegekend hebt tijdens jaar waarop de fiscale fiche betrekking heeft. Indien bepaalde bedragen niet overeenstemmen, vragen wij u ons de volgende gegevens mee te delen:
- de werkelijk betaalde bezoldigingen;
- het bedrag van de eigen kosten van de werkgever die op basis van verantwoordingsstukken werden terugbetaald;
- het bedrag van de eigen kosten die op forfaitaire basis werden terugbetaald;
- de voordelen van alle aard die toegekend werden tijdens het jaar waarop de fiscale fiches betrekking hebben.. Bijzondere aandacht moet gaan naar de stortingen van door de bedrijfsleider verschuldigde sociale bijdragen die de vennootschap heeft uitgevoerd.
[1] Art. 57 WIB 92 dat verwijst naar de art. 30 e.v. K.B/ WIB 92.
[2] Het gaat om de personen bedoeld in artikel 270,1° tot 4° en 6° WIB 92.
[3] Of onderworpen aan de vennootschapsbelasting of de rechtspersonenbelasting.
[4] Als wijze van ontheffing van een verplichting onderscheidt de toekenning zich van de betaling in die zin dat er een bijkomende vrijwillige handeling van de begunstigde vereist is om de betaling te verkrijgen (bv. de van hand tot hand gegeven cheque).
[5] Of elke andere schuldenaar van bedrijfsvoorheffing.