Op sociaal vlak
Sinds 1 januari 2010 moet de werkgever in geval van betwisting het bewijs leveren van de beroepsmatige aard van de kosten die door deze maandelijkse forfaitaire vergoedingen worden gedekt en van de echtheid van deze kosten als hij de betaling van socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing op deze bedragen wil vermijden [1].
Dit sluit een forfaitaire raming van de beroepsmatige uitgaven van de werknemer niet uit. Raadpleeg voor meer informatie hierover de vragen over de forfaitaire terugbetaling van kosten.
Op fiscaal vlak
Op fiscaal vlak is het nog altijd aan de Administratie om aan te tonen dat de vergoedingen van kosten eigen aan de werkgeverin hoofde van de betrokken werknemers, geen kostenvergoedingen maar wel verdoken bezoldigingen zijn [2].
Een vleugje geschiedenis
Het Hof van Cassatie had zich in 1986 al uitgesproken over de bewijslast op het gebied van kosten eigen aan de werkgever [3]. Het Hof besliste dat de belastingadministratie het bewijs moest leveren dat de bedragen die de werkgever toekent als terugbetaling van voor zijn rekening gemaakte kosten in werkelijkheid verkapte bezoldigingen waren.
Het Hof was verder van mening dat er een wettelijk vermoeden van "niet-belastbaarheid" bestond met betrekking tot de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Op grond daarvan vormden de vergoedingen die werden betaald als terugbetaling van werkelijke eigen kosten van de werkgever geen belastbare bezoldiging voor de werknemer zodat hij deze niet bij de fiscus hoefde te verantwoorden. De bewijslast berustte dus niet bij de werknemer.
Dit vermoeden is echter weerlegbaar en kan dus door de fiscus worden ontkracht indien die met alle middelen in rechte en in feite kan aantonen dat de terugbetaalde bedragen een verkapte bezoldiging vormen. Om dit bewijs te leveren kan de administratie zich baseren op feitelijke elementen, zoals het vermoeden en de feitelijke omstandigheden.
Uit de rechtspraak volgt echter dat, hoewel de werkgever er alle belang bij heeft om de terugbetaling van eigen kosten te kunnen verantwoorden, het feit dat noch de werkgever noch de werknemer kunnen bewijzen dat het niet om een verkapte bezoldiging gaat, niet volstaat om het vermoeden van niet-belastbaarheid te weerleggen en als dusdanig geen bewijs vormt voor de belastingadministratie.
[1] Programmawet van 23 december 2009.
[2] Cass. 25 november 2024, F.21.0132.F).
[3] Cass. 30 oktober 1986, pas, I, 1987, p. 269.