Transparantie blijft een basisverplichting
De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) benadrukt dat verwerkingsverantwoordelijken op een duidelijke en begrijpelijke manier moeten communiceren over de verwerking van persoonsgegevens. Bij onderzoeken controleren de bevoegde inspectiediensten dan ook vaak eerst of er privacyverklaringen actueel en voldoende transparant zijn en duidelijk vermelden welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden en welke rechten betrokkenen hebben.
Voor lokale besturen betekent dit dat niet alleen de algemene privacyverklaring van de organisatie up-to-date moet zijn, maar ook de specifieke informatie die wordt verstrekt bij activiteiten voor kinderen en jongeren, zoals speelpleinwerkingen, vakantiekampen, buitenschoolse opvang, muziekacademies, sportkampen of jeugdverenigingen.
Minderjarigen verdienen begrijpelijke informatie
Een opvallend aandachtspunt in de bijdrage van de GBA is dat privacy-informatie begrijpelijk moet zijn voor minderjarige leerlingen. De toezichthouder houdt daarbij rekening met het taalgebruik en eventueel het gebruik van pictogrammen of illustraties.
Ook lokale besturen doen er goed aan om informatie gericht op kinderen en jongeren toegankelijk en begrijpelijk te formuleren.
Een juridische privacytekst op een website volstaat niet altijd om transparantie daadwerkelijk te realiseren.
Nieuwe digitale toepassingen vooraf evalueren
De GBA wijst erop dat organisaties vooraf moeten beoordelen of voor nieuwe verwerkingsactiviteiten een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB of DPIA) vereist is.
Dit geldt bijvoorbeeld bij de invoering van nieuwe digitale platformen of systemen waarmee persoonsgegevens op grote schaal worden verwerkt.
Voor lokale besturen is dit een belangrijk aandachtspunt bij onder meer:
• nieuwe inschrijvings- of reservatieplatformen;
• digitale communicatie-apps voor ouders;
• software voor buitenschoolse opvang;
• toepassingen voor jeugd- en sportactiviteiten;
• camerabewakingsprojecten;
• systemen met locatiegegevens of aanwezigheidsregistratie.
Sociale media en foto's van minderjarigen
De GBA verwijst expliciet naar het delen van foto's en video's van leerlingen via sociale media. Daarbij benadrukt zij het belang van transparantie tegenover ouders en betrokkenen.
Ook gemeenten, OCMW's, sportdiensten en jeugdwerkingen publiceren regelmatig beeldmateriaal van activiteiten. Het is daarom aangewezen om de procedures rond toestemming, informatieverstrekking en publicatie van foto's van minderjarigen periodiek te evalueren.
Camerabewaking blijft een aandachtspunt
Wanneer klachten worden ingediend over camerabewaking kunnen inspectiediensten bijkomende onderzoeken laten uitvoeren en controleren of aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Daarbij kan onder meer worden nagegaan of de vereiste pictogrammen aanwezig zijn en of de nodige documentatie beschikbaar is.
Voor lokale besturen blijft het daarom belangrijk om hun camerabeleid, registers en informatieverplichtingen regelmatig te toetsen aan de geldende regelgeving.
Wat kunnen lokale besturen doen?
Een periodieke privacy-audit van processen waarbij minderjarigen betrokken zijn, is geen overbodige luxe. Besteed daarbij bijzondere aandacht aan:
• privacyverklaringen en informatieverplichtingen;
• digitale platformen voor kinderen, jongeren en ouders;
• camerabewaking;
• gegevensbeschermingseffectbeoordelingen;
• betrokkenheid van de DPO bij nieuwe projecten;
Wat kan Securex voor je doen?
Securex helpt lokale besturen om de bescherming van persoonsgegevens van kinderen en jongeren
praktisch te verankeren. Onze experts ondersteunen je onder meer bij vragen over beeldmateriaal,
camerabewaking of nieuwe digitale toepassingen. Securex ondersteunt met advies en
modeldocumenten op maat van het bestuur.
