Wat kan je fiscaal terugbetalen voor een dagverplaatsing?
Fiscaal gezien zijn forfaitaire vergoedingen voor professionele verplaatsingen in België niet belastbaar, op voorwaarde dat zij voldoen aan de toepasselijke voorwaarden en niet hoger zijn dan de bedragen die voor ambtenaren gelden.
Sinds 1 maart 2026 bedraagt de forfaitaire dagvergoeding voor maaltijdkosten 21,64 euro. Voor werknemers die regelmatig een mobiele functie uitoefenen (dus met regelmatige dienstverplaatsingen), kan ook een maximale maandvergoeding van 346,24 euro worden toegekend bij een voltijdse tewerkstelling.
Om dit forfait toe te passen, moet je nagaan dat:
- De verplaatsing minstens 6 uur duurt
- De maaltijd niet door jou of door een derde wordt betaald
- Geen enkel ander voordeel deze kosten al dekt
Wat voorziet de RSZ voor mobiele werknemers?
De RSZ vertrekt van een eenvoudig principe: een kostenvergoeding wordt enkel uitgesloten van loon als de kosten verband houden met de arbeidsovereenkomst, reëel zijn en kunnen worden verantwoord.
Zij aanvaardt bepaalde forfaits, maar enkel als maximumbedragen die de werkgever moet kunnen motiveren in functie van de uitgeoefende functie en de arbeidsomstandigheden.
Voor mobiele werknemers aanvaardt de RSZ onder meer:
- 10 euro per dag voor het ontbreken van voorzieningen, indien de werknemer zich minstens 4 opeenvolgende uren verplaatst zonder toegang tot de gebruikelijke faciliteiten
- 9 euro per dag voor maaltijden, indien hij zich minstens 4 opeenvolgende uren verplaatst en geen andere mogelijkheid heeft dan buitenshuis te eten
Hoe combineer je de fiscale en sociale regels?
Voor dagverplaatsingen in België moet je zowel de fiscale voorwaarden als het standpunt van de RSZ controleren. Fiscaal kan een dagvergoeding van 21,64 euro belastingvrij zijn als de verplaatsing minstens 6 uur duurt en aan de andere voorwaarden is voldaan.
De RSZ volgt dit fiscale forfait echter niet automatisch. Voor mobiele werknemers aanvaardt zij in de praktijk haar eigen forfaits: 10 euro voor het ontbreken van voorzieningen en 9 euro voor maaltijden, dus maximaal 19 euro per dag als aan beide voorwaarden is voldaan.
Een bedrag van 19 euro kan ook fiscaal worden aanvaard, op voorwaarde dat aan de fiscale voorwaarden wordt voldaan, met name de drempel van 6 uur, geen tussenkomst van de werkgever of een derde in de maaltijd en geen dubbele dekking van dezelfde kosten.
Wat doet Securex voor jou?
Securex helpt je deze regels te vertalen naar concrete acties. Wij kunnen je ondersteunen bij:
- het controleren van de samenhang tussen forfaitaire vergoedingen en maaltijdcheques
- het evalueren van jouw praktijken voor mobiele werknemers
- het identificeren van aandachtspunten in jouw loonadministratie en terugbetalingen
Voor meer informatie of bijkomende vragen kunt u contact opnemen met uw Legal Advisor via myHR@securex.be.
Sources
- Binnenlandse dienstreizen: geïndexeerde bedragen vanaf 1 maart 2026
- Administratieve instructies RSZ - 2026/1 > Het loonbegrip
