Nieuwe circulaire over recente wijzigingen aan de fiscale vrijstelling voor opleiding werknemers

Een nieuwe circulaire 2023/C/24 van 2 maart 2023 bespreekt en verduidelijkt enkele recente wetswijzigingen aan de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor de opleiding van de werknemers. Het gaat om een bijgewerkte en gecoördineerde versie van de circulaire 2022/C/69 van 15 juli 2022 over die maatregel.

20 maart 2023

Werkgevers kunnen sinds 1 januari 2021 onder bepaalde voorwaarden een vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing krijgen ten belope van 11,75 % van de bezoldigingen toegekend voor werknemers die opleidingen volgen. Anders gezegd: dat deel van de bedrijfsvoorheffing moet je als werkgever niet doorstorten aan de fiscus.

De toekenningsvoorwaarden van die vrijstelling werden met ingang van 1 januari 2022 op een aantal punten aangepast door de Wet van 21 januari 2022 houdende diverse fiscale bepalingen.

Lees meer: ‘Voorwaarden aangepast voor vrijstelling van doorstorting bedrijfsvoorheffing voor opleidingen’

Wijzigingen aan de wet

De circulaire 2023/C/24 bespreekt een aantal kleine wijzigingen aangebracht door de wetten van 5 juli 2022 en 20 november 2022 houdende diverse fiscale bepalingen.

Ook voor sommige vzw’s

De wet van 5 juli 2022 heeft een autonome fiscale definitie van ‘kleine vennootschap’ in het leven geroepen. Voordien werd hiervoor verwezen naar het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV), waardoor feitelijke verenigingen en vzw’s uitgesloten waren.

Nu kunnen ook vzw’s onder het begrip ‘kleine vennootschap’ vallen als zij voldoen aan de criteria van het WVV (o.a. jaaromzet, balanstotaal,…).

Dit criterium is van belang voor de berekening van de minimumduur van de opleiding (38 of 76 uren).

Niet voor opleidingen via opleidingsverlof

De wet van 20 november 2022 voegt aan de toepassingsvoorwaarden toe dat opleidingen die geheel of gedeeltelijk gefinancierd werden via door de overheid gesubsidieerd opleidingsverlof, uitgesloten zijn. Het gaat om een precisering van de voorwaarde dat de werkgever de opleidingskost zelf moet hebben gedragen.

Niet voor voorheffing op vakantiegeld en eindejaarspremie

Bij de berekening van de vrijgestelde bedrijfsvoorheffing wordt gepreciseerd dat de bedrijfsvoorheffing op de niet in aanmerking komende bezoldigingen (dubbel vakantiegeld, eindejaarspremie, achterstallen en vrijgestelde inkomsten) niet in rekening mag worden gebracht

Samenvatting van de nieuwe voorwaarden

We vatten de volledige toekenningsvoorwaarden nog eens samen, rekening houdend met de laatste wetswijzigingen.

Wanneer kun je als werkgever genieten van de maatregel?

Je komt als werkgever in aanmerking wanneer je cumulatief:

Schuldenaar bent van de bedrijfsvoorheffing op de bedoelde bezoldigingen
De volledige bedrijfsvoorheffing op de betrokken bezoldigingen hebt ingehouden
Onderworpen bent aan de Wet van 5 december 1968 betreffende de collectieve arbeidsovereenkomsten en de paritaire comités. Ook Proximus, bpost en HR Rail komen in aanmerking.

Welke werknemers komen in aanmerking?

De werknemers die:

Sinds ten minste een aaneensluitende periode van 6 maanden bij jou tewerkgesteld zijn
Geen sportbeoefenaar zijn voor de toepassing van de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing voor sportbeoefenaars. Beide vrijstellingen zijn sinds 1 januari 2022 immers niet meer combineerbaar
Eén of meerdere opleidingen effectief hebben gevolgd die voldoen aan de toepassingsvoorwaarden (zie onderstaand)

Als werkgever mag je de maatregel maximaal 10 keer toepassen per werknemer.

Aan welke voorwaarden moeten de opleidingen voldoen?

De opleiding zelf moet voldoen aan vier voorwaarden.

Voorwaarde 1. Voldoende lange opleiding

Het moet vooreerst gaan om opleidingen die samen een minimale duurtijd hebben van:

38 uren gedurende een ononderbroken periode van 75 kalenderdagen voor kleine vennootschappen
76 uren gedurende een ononderbroken periode van 30 kalenderdagen voor andere werkgevers
76 uren gedurende een ononderbroken periode van 60 kalenderdagen indien bij de werkgever ploegen- of nachtarbeid wordt verricht en de werknemer geniet van een ploegenpremie

Daarbij moet je ook het volgende weten:

Eén werkdag opleiding stemt overeen met 7,6 uren opleiding
Meerdere opleidingen binnen de ononderbroken periode mogen worden opgeteld
De minimumduur wordt berekend in functie van de arbeidsregeling van toepassing op de laatste dag van de laatste opleiding
De ononderbroken periode wordt verlengd voor periodes van schorsing

Voorwaarde 2. Minstens 90% formele opleidingen

Beantwoorden aan de definities van formele en informele opleiding voorzien in artikel 9 van de Wet van 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk (ondertussen vervangen door art. 35 van de Wet van 3 oktober 2022 houdende diverse arbeidsbepalingen)

De informele opleidingen mogen echter slechts 10 % uitmaken van de minimale duur van 76 uren of 20 % van de minimale duur van 38 dagen

Voorwaarde 3. Enkel niet-verplichte opleidingen

De opleiding mag niet verplicht worden opgelegd door een wettelijke of reglementaire bepaling of door een collectieve arbeidsovereenkomst.

Voorwaarde 4. Volledig betaald door werkgever

De opleiding moet volledig worden betaald door de werkgever. De werkgever moet ook de volledige loonkost betalen, als de opleiding tijdens werktijd gevolgd wordt.

Hoeveel bedraagt de vrijstelling?

De vermindering bedraagt 11,75 % van de belastbare bezoldiging, met een maximum van 3.500 euro belastbaar per voltijds werknemer.

Houd zeker je bewijzen bij

Als werkgever houd je best de nodige bewijzen bij voor in geval van fiscale controle. Denk concreet aan:

Een nominatieve lijst met vermelding van gegevens van de werknemer, details van de opleiding, de bezoldiging en de bedrijfsvoorheffing
Alle gegevens over de gevolgde opleidingen: brochure, aanwezigheidsattest, factuur, betalingsbewijs, …