Kies de juiste elektronische handtekening
Er zijn drie soorten elektronische handtekeningen met elk een eigen “betrouwbaarheidsniveau” en bewijswaarde:
Een gewone elektronische handtekening
Deze handtekening is niet onderworpen aan een voorafgaande verificatieprocedure. Ze wordt wel aanvaard als rechtsgeldig. Maar bij betwisting moet de rechter nagaan of ze dezelfde waarde en bewijskracht biedt, in de specifieke situatie die voorligt, als een handtekening op papier.
Voorbeelden : de gescande handtekening, de handtekening op een touchscreen, biometrische handtekeningen zoals herkenning van vingerafdrukken, een login en wachtwoord voor toegang tot een website of het ingeven van een pincode.
Een geavanceerde elektronische handtekening
Is een gewone elektronische handtekening die aan bijkomende voorwaarden voldoet.
Bij betwisting is ze ook onderworpen aan het onderzoek van de rechter. Maar deze toetsing wordt vergemakkelijkt als ze aan volgende bijkomende voorwaarden voldoet :
-
- Op unieke wijze met de ondertekenaar verbonden is
- Het mogelijk maakt om de ondertekenaar te identificeren
- Tot stand gekomen is met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken
- En op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens verbonden is, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.
Voorbeelden : de token die je bankkaart genereert bij het ondertekenen van banktransacties, softwareproducten die voorzien in een systeem op basis van e-mailauthenticatie, sms-authenticatie.
Een gekwalificeerde elektronische handtekening
Is een geavanceerde E- handtekening die via een derde partij (“vertrouwensdienst”) werd gecertifieerd als in overeenstemming met aan de strenge Europese eIDAS voorwaarden en die daardoor dezelfde bewijswaarde heeft als een handgeschreven handtekening. Diegene die ze in vraag stelt moet dit bewijzen.
Ze is gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen dat wordt afgegeven door een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten.
Voorbeelden : eID-kaartlezer, Itsme
Ondertekenen met een elektronische identiteitskaart of via Itsme zijn dus gekwalificeerde elektronische handtekeningen. Maar ook andere privé Europese vertrouwensdiensten bieden deze certificatie aan. De lijst van de Belgische vertrouwensdienstverleners vind je hier.
Opgelet: een dergelijke elektronische handtekening is enkel voorbehouden aan natuurlijke personen. Uiteraard blijft het mogelijk om als natuurlijk persoon hiermee rechtsgeldig de rechtspersoon die je wettelijk vertegenwoordigt te verbinden.
Kan ik aangetekend digitaal verzenden?
Net zoals voor de gewone zending met elektronische handtekening bestaan er ook een gewone (niet-gekwalificeerde) aangetekende elektronische zending, een geavanceerde elektronische zending en een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending.
Bovendien mag een elektronische aangetekende zending altijd gebruikt worden wanneer een wet of enige regelgevende bepaling een aangetekende zending vereist. Dit op basis van het non-discriminatiebeginsel.
Een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending heeft dezelfde bewijswaarde als een papieren aangetekende zending en voldoet aan volgende criteria:
- Ze wordt verleend door een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten
- Ze bevestigt op een hoog vertrouwensniveau de identiteit van de verzender
- Ze bevestigt de identiteit van de geadresseerde alvorens de gegevens te ontvangen
- Het verzenden en ontvangen van de gegevens is beveiligd door een geavanceerde elektronische handtekening of een geavanceerde elektronische zegel van een gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten waardoor onmerkbare wijzigingen van gegevens uitgesloten zijn.
- De verzender en geadresseerde van de gegevens worden duidelijk in kennis gesteld van eventuele wijzigingen van de gegevens nodig voor het verzenden en ontvangen van gegevens.
- De datum en tijdstip van verzenden, ontvangen en wijzigen van de gegevens worden aangegeven met een gekwalificeerde tijdstempel.
De lijst met Belgische aanbieders van aangetekende elektronische zendingen vind je hier.
Ook de hybride vorm (digitaal ondertekenen maar op papier verzenden door erkende gekwalificeerde partij) is mogelijk waardoor de ontvanger zijn akkoord niet moet bevestigen om elektronische aangetekende zendingen te ontvangen.
Gebruik van de elektronische handtekening en elektronische zendingen in arbeidsrelaties
|
Gebruik |
Mogelijk? Indien ja onder welke voorwaarden? |
|
Ondertekening van een arbeidsovereenkomst
|
Ja een arbeidsovereenkomst kan elektronisch worden ondertekend. Ook kunnen bepaalde documenten elektronisch worden verzonden en bewaard.
Gebruik in dit geval een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze biedt jou de beste garanties inzake bewijswaarde. |
|
Opzeggen van een arbeidsovereenkomst met opzegtermijn
|
Ja dit kan via een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening.
De werkgever en de werknemer moeten wel vooraf akkoord gaan dat de correspondentie tussen hen op elektronische manier verloopt. |
|
Verbreking van een arbeidsovereenkomst met betaling opzegvergoeding
|
De verbreking van de arbeidsovereenkomst is vormvrij. Een aangetekend schrijven is niet nodig.
Bij discussie zal je ook hier als werkgever het bewijs moeten leveren van de kennisgeving van het ontslag of de motivering ervan. |
|
Beëindigen van de arbeidsovereenkomst in onderling overleg
|
Ja, dit is in principe vormvrij.
Om bewijsredenen, raden we je aan een gekwalificeerde elektronische handtekening te gebruiken om het wederzijds akkoord tot beëindiging te ondertekenen. |
|
Ontslag om dringende redenen?
|
Ja, maar onder strikte voorwaarden.
Als je werknemer voorafgaand akkoord ging met een elektronische correspondentie is een gekwalificeerde aangetekende zending met een gekwalificeerde elektronische handtekening rechtsgeldig voor de kennisgeving van de dringende redenen.
|
Oprichting van een federale dienst voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen
Bij de wet van 16 juli 2026 werd een federale dienst voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen op afstand opgericht.
De Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken en de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning stellen deze dienst ter beschikking. Deze dienst zal instaan voor de uitgifte van gekwalificeerde certificaten en, op basis van dit certificaat, het op afstand tekenen van gekwalificeerde elektronische handtekeningen zonder dat noodzakelijk een fysieke identiteitskaart moet voorhanden zijn.
Het aanmaken van gekwalificeerde elektronische handtekeningen zal voortaan dus mogelijk zijn via verschillende toepassingen zowel aangeboden door de overheid als door de privésector. Dit zal ook mogelijk zijn via de MyGov.be toepassing, de federale portemonnee voor digitale identiteit.
Burgers kunnen dus via de overheid een gebruikersaccount aanmaken om certificaten te genereren en documenten te voorzien van een gekwalificeerde elektronische handtekening op basis van het afgeleverde certificaat
Deze wet was noodzakelijk omdat vanaf 21 mei 2026 bepaalde oudere Belgische elektronische identiteitskaarten niet langer automatisch zullen worden erkend voor het plaatsen van gekwalificeerde elektronische handtekeningen binnen de Europese Unie conform de eIDAS-verordening. De wet voorziet daarom in een toekomstgerichte oplossing via handtekeningen op afstand alsook in een overgangsregeling die de rechtsgeldigheid van handtekeningen met oudere elektronische identiteitskaarten blijft waarborgen.
Wat doet Securex voor jou?
Securex helpt je om de nieuwe mogelijkheid praktisch en juridisch correct in jouw HR-processen te verwerken. Voor meer informatie of bijkomende vragen contacteer uw Legal Advisor via myHR@securex.be.
Bronnen
- Wet van 21 juli 2016 tot uitvoering en aanvulling van de verordening (EU) nr. 910/2014
- Verordening (EU) nr. 910/2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten, eIDAS
- Artikel 3 bis van de Wet op de arbeidsovereenkomsten
- Wet van 16 juli 2026 inzake een dienst voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen – Belgisch Staatsblad van 5 augustus 2026
- Website FOD binnenlandse zaken
- Website FOD Economie
