Inloggen
Service & Contact e-Shop Securex.be
Inloggen

Kosten eigen aan de werkgever: ruimere ficheverplichting vanaf 2022

Betaalt u ook onkostenvergoedingen aan uw personeel of bedrijfsleider(s)? Dan moeten deze verantwoord worden via een fiscale fiche 281.Vanaf inkomstenjaar 2022 zal echter een verruimde ficheverplichting gelden. De exacte bedragen van alle types van onkosten zullen dan vermeld moeten worden.

13 december 2021

Welke soorten onkostenvergoedingen bestaan er?

Wanneer een werknemer/ bedrijfsleider kosten maakt die eigenlijk ten laste zijn van de werkgever, dan moet deze laatste de werknemer terugbetalen.

Er zijn 3 manieren om deze onkostenvergoedingen of “kosten eigen aan de werkgever” terug te betalen:

  • Forfaitair op basis van “ernstige normen” (bv. binnenlandse dienstreizen of vergoeding thuiswerk)
  • Forfaitair op basis van “andere criteria” (al dan niet met een fiscale ruling)
  • Op basis van bewijsstukken (= op basis van werkelijke onkosten: bv. via BTW- bon)

Meer informatie hierover vindt u in onze fiche op Lex4You.

Waarom fiscale fiches opstellen?

Werkgevers zijn verplicht om fiscale fiches op te stellen om de lonen, andere voordelen en onkostenvergoedingen die zij (terug)betalen te kunnen aftrekken als beroepskost.

Anderzijds stellen fiscale fiches de werknemers in staat om hun belastingaangifte te kunnen indienen of wat vooringevuld is op die belastingaangifte te controleren.

Voor werknemers worden onkostenvergoedingen op de fiche 281.10 vermeld onder de rubriek "Diverse inlichten". 

Voor bedrijfsleiders wordt dan weer een fiche 281.20 opgesteld, waarbij de onkostenvergoedingen eveneens onder de rubriek "Diverse inlichtingen" vermeld worden. 

Evolutie van de ficheverplichting voor onkostenvergoedingen

De manier waarop de rapportering van onkosten moet gebeuren op de fiscale fiche, is recent gewijzigd en zal ook in de toekomst wijzigen.

Inkomstenjaar 2020: 1 lijn op de fiscale fiche

Voor de inkomsten van 2020 bestond maar 1 lijn op de fiscale fiche om kosten eigen aan de werkgever op te geven.

De rapportering diende als volgt te gebeuren:

TYPE VAN TERUGBETALING

VERMELDING OP FICHE (1 LIJN)

Forfait ernstige normen

“JA- ernstige normen”

En/ of bedrag

En/ of “JA- bewijsstukken”

Forfait andere criteria

Terugbetaling van werkelijke kosten

Bij een combinatie van de verschillende types van terugbetaling, verschenen de verschillende vermeldingen of het bedrag steeds op 1 lijn.

Inkomstenjaar 2021: 3 lijnen op de fiscale fiche

Vanaf de inkomsten van 2021 is de weergave van de onkostenvergoedingen op de fiscale fiche licht gewijzigd.

Zo zullen de verschillende types van terugbetaling met hun respectievelijke vermelding op een afzonderlijke lijn verschijnen (met dus 3 lijnen tot gevolg):

TYPE VAN TERUGBETALING

VERMELDING OP FICHE (3 LIJNEN)

Forfait ernstige normen

“JA- ernstige normen” (geen bedrag)

Forfait andere criteria

Bedrag

Terugbetaling van werkelijke kosten

“JA- bewijsstukken” (geen bedrag)

Inkomstenjaar 2022: Verdere verruiming van de ficheplicht

Vanaf de inkomsten voor 2022 wordt de ficheplicht verder verruimd in die zin dat voor elk type van terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever een concreet bedrag moet vermeld worden op een afzonderlijke lijn:

TYPE VAN TERUGBETALING

VERMELDING OP FICHE (3 LIJNEN)

Forfait ernstige normen

Bedrag

Forfait andere criteria

Bedrag

Terugbetaling van werkelijke kosten

Bedrag

De reden van deze verruimde ficheplicht is onder meer dat de FOD Financiën meer inzage krijgt in de kosten eigen aan de werkgever en beter kan controleren op een eventueel dubbel gebruik van onkostenvergoedingen op basis van bewijsstukken en forfaits.

Deze wijziging vanaf inkomstenjaar 2022 is een ingrijpende wijziging, in het bijzonder voor wat de terugbetaling op basis van bewijsstukken betreft.

Vanaf dat ogenblik zullen alle terugbetalingen op basis van “werkelijke kosten” met hun bedrag op de fiscale fiche moeten vermeld worden. Dit zowel voor onkostenvergoedingen die via de payroll als rechtstreeks buiten de payroll (bv. via de boekhouding) worden terugbetaald.

Wat als u de onkostenvergoedingen niet vermeld op een fiscale fiche?

De niet- vermelding van forfaitaire onkosten op de fiscale fiche heeft de niet- aftrekbaarheid (verwerping van de onkosten) tot gevolg. Voor de niet-vermelding van onkosten op basis van bewijsstukken is deze sanctie niet van toepassing. Hier kan wel een administratieve boete worden opgelegd.

Telewerkvergoedingen: de principes herhaald

Wie “kosten eigen aan de werkgever” zegt, denkt de laatste tijd spontaan aan “telewerkvergoedingen” en in het bijzonder aan de forfaitaire kantoorvergoeding.

Maar herinnert u zich nog dat er voorwaarden zijn om dit forfait te mogen toepassen?

  • Zo bedraagt dit bedrag maximum 129,48 euro per maand. Sinds 1 maart 2021 erkennen zowel de fiscus als de RSZ dit forfait als een “ernstige norm”.
  • En is het vereist dat de werknemer(s) regelmatig en structureel van thuis werken (te beoordelen op maandbasis);

Wat doet Securex voor u?

Voor Securex klanten wiens onkostenvergoedingen via de payroll worden terugbetaald, zullen wij zoals gewoonlijk een fiscale fiche 281.10 of 281.20 opstellen.

Bent u Securex klant en betaalt u buiten de payroll onkostenvergoedingen terug op basis van bewijsstukken? Dan zullen wij vanaf inkomstenjaar 2022 ook het exact bedrag van deze onkosten op de fiscale fiche moeten opnemen. Dit was voorheen niet het geval.

Welke informatie hebben wij in dat geval van u nodig?

Eerst en vooral raden wij u toch aan om alle onkostenvergoedingen via de payroll terug te betalen.

Wenst u dit niet te doen, dan vragen wij u om ons tijdig (best maandelijks en ten laatste tegen 15 januari van het jaar volgend) de exacte bedragen van de onkostenvergoedingen op basis van bewijsstukken door te geven. Enkel op die manier kunnen wij de correcte bedragen tijdig op de fiscale fiches verwerken.

Nieuwe looncodes

In ieder geval zullen vanaf inkomstenjaar 2022 nieuwe looncodes van toepassing zijn voor de verwerking van de onkostenvergoedingen. Indien u als klant reeds onkosten via Securex doorgeeft en we twijfelen over de juiste categorisering van uw onkosten, zal u hieromtrent gecontacteerd worden.

Audit onkostenvergoeding

Bent u niet zeker of de onkostenvergoedingen in uw bedrijf aan alle wettelijke voorwaarden voldoen? Dan kunt u bij onze collega's van consulting terecht voor een audit van uw onkostenvergoeding. U kunt hen contacteren via consultinglegal@securex.be.  

Bronverwijzing:

  • Wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen en tot wijziging van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (1), B.S. 30 juni 2021
  • Circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk