Bedrijfsfiets: leasen of kopen? Welke formule past bij jouw onderneming?

Hoe bied je je werknemers een bedrijfsfiets aan?

Als werkgever kan je bedrijfsfietsen op twee manieren introduceren:

• Directe aankoop van de fiets door de onderneming
• Fietsleasing

Aankoop van de fiets door de werkgever

Vanuit het oogpunt van jouw beleid voor duurzame mobiliteit kan de rechtstreekse aankoop van fietsen door de onderneming een interessante formule zijn. De onderneming wordt dan eigenaar van de fiets, met een minimale afschrijving over drie jaar. Die aankoop is bovendien 100% fiscaal aftrekbaar.

Fietsleasing

Bij fietsleasing huurt de werknemer op lange termijn een fiets via de werkgever, met de mogelijkheid die fiets over te kopen. Dit type contract heeft meestal een looptijd van drie jaar, waarna de werknemer de fiets kan overnemen voor een restwaarde van ongeveer 15% van de aankoopprijs.

Beide systemen hebben bepaalde voordelen op het gebied van beheer, fiscaliteit en flexibiliteit. We vergelijken ze hieronder.

Beheer en terbeschikkingstelling: twee benaderingen

Bij fietsleasing verloopt de terbeschikkingstelling vlot. Net als autoleasing heeft fietsleasing het voordeel dat het een all-informule is (bijstand, verzekering, onderhoud, accessoires).

De aankoop van de fiets door de werkgever vereist daarentegen een strenger intern beheer (onderhoud, verzekering, controle op het gebruik), en dus ook een duidelijk intern beleid.

Bij aankoop kan je het onderhoud toevertrouwen aan een externe dienstverlener door een beheercontract af te sluiten voor je fietsvloot.

Wat na de periode van terbeschikkingstelling?

Restwaarde van de fiets

Bij aankoop blijft de onderneming eigenaar van de fiets nadat de periode van terbeschikkingstelling is verstreken. Ze kan de werknemer dan voorstellen de fiets over te nemen, de fiets toewijzen aan een andere werknemer of doorverkopen.

Een regelmatig onderhoud van de fiets is dan ook essentieel om de waarde op lange termijn te behouden. Een goed onderhouden fiets behoudt een hogere restwaarde, wat vooral voordelig is als hij wordt doorverkocht of overgenomen door de werknemer.

Zorg er als werkgever voor dat je in de bike policy precies aangeeft wat je ter beschikking stelt van je werknemer (alleen de fiets of ook verzekering, onderhoud enz.). Dat maakt het makkelijker wanneer de werknemer de fiets overneemt.

Als de werknemer de fiets wil overnemen, wordt een voordeel alle aard (VVA) berekend op basis van de restwaarde.

Overname van de fiets door de werknemer

Zowel bij leasing als bij directe aankoop kan de werknemer de fiets op het einde van de periode van terbeschikkingstelling overnemen voor de restwaarde.

Bij een leasecontract is daarvoor vaak een clausule voor overname van de fiets voorzien op het einde van het contract

Ook bij aankoop kan je zo’n clausule opnemen in je bike policy. Opgelet: die clausule maakt niet automatisch deel uit van de bike policy en moet er uitdrukkelijk aan worden toegevoegd.

Als werkgever moet je dus vooraf beslissen wat er met de fiets moet gebeuren na de periode van terbeschikkingstelling.

Je bent niet verplicht een clausule voor overname van de fiets door de werknemer op te nemen, maar het kan je wel helpen voorkomen dat je na afloop van de periode van terbeschikkingstelling met de fiets blijft zitten.

Ons advies:

We raden je sterk aan om een duidelijk intern beleid op te stellen. Plan vooraf hoe je situaties zoals diefstal, schade of onderhoud van de fiets gaat beheren. Leg ook een procedure vast voor periodes van tijdskrediet of langdurige arbeidsongeschiktheid of voor wanneer je werknemer het bedrijf voortijdig verlaat. Als je de regels van tevoren duidelijk vastlegt, voorkom je misverstanden en garandeer je een probleemloze terbeschikkingstelling van je bedrijfsfietsen. Securex kan je hierbij helpen.

Flexibiliteit en aanpassing aan de noden van de onderneming

De aankoop van fietsen biedt duidelijkheid op lange termijn omdat de onderneming eigenaar blijft van de fietsen en ze intern kan herverdelen in functie van een veranderend personeelsbestand. Dat systeem heeft echter het nadeel dat het flexibiliteit mist, vooral wanneer er snel moet worden ingespeeld op organisatorische veranderingen.

Met leasing kan je je fietsvloot flexibeler beheren. Je kan vlot fietsen toevoegen, vervangen of verwijderen afhankelijk van je operationele behoeften. Het is dus een bijzonder geschikte oplossing voor ondernemingen in volle groei of met meerdere vestigingen.

Kostprijs en voorspelbaarheid

De directe aankoop van fietsen gaat gepaard met een onmiddellijke financiële verbintenis met afschrijving over meerdere jaren. Die keuze heeft een directe impact op je financiële middelen vanaf het eerste jaar.

Leasing biedt daarentegen een flexibelere aanpak: de kosten worden gespreid in de tijd via vaste maandelijkse afbetalingen, meestal over 36 maanden. Dat zorgt voor een grotere budgettaire voorspelbaarheid.

Voor ondernemingen die hun investeringsvermogen op peil willen houden, is leasing een flexibele oplossing op maat van de huidige financiële uitdagingen.

Fiscale en sociale gunstregeling voor fietsen

Het gebruik van de fiets voor woon-werkverkeer wordt aangemoedigd door:

• Enerzijds de toekenning van een vrijgestelde fietsvergoeding onder bepaalde voorwaarden;
• En anderzijds de vrijstelling, onder bepaalde voorwaarden, van het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets.

Die twee voordelen kunnen worden gecumuleerd.

Ze gelden voor zowel werknemers als bedrijfsleiders.

Sinds 2024 geldt de vrijstellingsregeling voor fietsen (net als de andere vrijstellingsregelingen voor de vergoeding van de verplaatsingskosten van het woon-werkverkeer) alleen nog voor belastingplichtigen die in hun belastingaangifte kiezen voor de aftrek van forfaitaire beroepskosten.

Lees voor meer informatie ons thema: "Fiets"

Bovendien moeten de bedragen van de fietsvergoeding en het voordeel van de bedrijfsfiets sinds inkomstenjaar 2024 volledig worden vermeld op de fiscale fiches 281.10 en 281.20. Dit principe geldt ongeacht of je kiest voor fietsleasing of directe aankoop.

Meer info : "Fietsvoordeel? Bezorg het ons vóór 31 oktober 2025"

Neem fietsleasing op in het loonpakket

Fietsleasing kan worden opgenomen in het loonpakket van je werknemers.

Dat geeft je werknemers meer flexibiliteit, terwijl het voor jou als werkgever budgetneutraal is. Bovendien zijn de kosten voor de inrichting van een fietsinfrastructuur 100% fiscaal aftrekbaar.

Als werkgever kan je je werknemers een (elektrische) fiets aanbieden in ruil voor een verlaging van hun brutoloon of eindejaarspremie. Zorg er wel voor dat je de geldende salarisschaal respecteert. Bovendien laten niet alle paritaire comités deze regeling toe.

Concreet betekent het dat een deel van het maandloon van je werknemers wordt omgezet in fietsleasing. Met deze oplossing krijgen je werknemers een fiets ter beschikking en verlagen ze tegelijk hun belastbaar brutoloon. De kosten van de fiets worden afgetrokken van het totale loon, inclusief de werkgeversbijdrage voor de RSZ. Bovendien bewijs je als onderneming, door fietsleasing op te nemen in het loonpakket, dat je je inzet voor het welzijn van je werknemers en van de planeet.

Overzichtstabel: aankoop vs. leasing

Criteria	Aankoop	Leasing
Beheer	Complex	Eenvoudig
Flexibiliteit	Gemiddeld	Hoog
Kostprijs	Variabel	Voorspelbaar
Risico bij vertrek	Hoog	Gecontroleerd
Restwaarde	Te beheren	Beheerd door de dienstverlener

Conclusie: maak de keuze die aansluit bij de visie van jouw onderneming

Leasing en aankoop zijn twee interessante manieren om fietsen op te nemen in je mobiliteitsbeleid. Veel werkgevers geven echter de voorkeur aan leasing omwille van de eenvoud, de flexibiliteit en de vlottere administratieve afhandeling. Met deze formule kan je snel een aantrekkelijke oplossing invoeren zonder een stuk van je kapitaal vast te leggen.

De keuze hangt vooral af van jouw hr-strategie, van de structuur van jouw onderneming en van jouw vermogen om het fietsbeheer zelf in handen te nemen.

Leasing zal vooral de grotere bedrijven aanspreken omdat het zo flexibel is en een efficiënt beheer van fietsvloten die verspreid zijn over verschillende locaties mogelijk maakt. Directe aankoop is dan weer meer geschikt voor kleinere organisaties of eenmalige projecten.

Hoe kan Securex je helpen?

We moedigen je aan om een bike policy op te stellen en, in geval van cash4bike, een specifieke bijlage toe te voegen aan de arbeidsovereenkomst.

Raadpleeg voor meer informatie onze modeldocumenten of contacteer je legal advisor via myHR@securex.be.

Heb je vragen of wil je meer informatie over bedrijfsfietsen? Ons Consulting Legal-team staat klaar om je te helpen: consultinglegal@securex.be