Cette procédure de contact fait partie de la politique active de l’employeur en matière d’absentéisme. Elle doit être formalisée et intégrée dans le règlement de travail. Une annexe suffit, moyennant le respect de la procédure officielle de modification.
Que faut-il reprendre dans le règlement de travail ?
Conformément à la législation, le règlement de travail doit offrir un cadre clair et compréhensible pour le maintien du contact avec les travailleurs en incapacité.
Il est recommandé d’y préciser :
- Les personnes habilitées à contacter le travailleur (RH, supérieur hiérarchique ou toute autre personne désignée par l'employeur à cette fin) ;
- la fréquence des contacts, qui peut varier selon la durée de l’absence ;
- les moyens de communication utilisés (e-mail, téléphone ou plus largement, tout moyen de communication légalement autorisé) ;
- la mention explicite que ces contacts n’ont pas pour objectif de contrôler l’incapacité de travail ;
Le travailleur n’est pas tenu de donner suite à une demande de contact pendant son incapacité de travail. Il peut choisir de ne pas répondre ou même refuser le contact sans que cela puisse lui être reproché.
Certaines obligations existent néanmoins : il doit se rendre à une évaluation de réintégration planifiée par le médecin du travail, se présenter à un contrôle médical demandé par l’employeur, et informer ce dernier de son lieu de séjour pendant l’incapacité.
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L’employeur peut-il externaliser le suivi du travailleur en incapacité ?
L’objectif poursuivi est le maintien du lien entre le travailleur, son employeur et le lieu de travail. C’est pourquoi le SPF Emploi, interprète l’article I.4-71/2 du Code du bien-être comme imposant cette obligation à l’employeur lui-même. Sur son site, le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale indique que l’employeur ne peut pas externaliser cette prise de contact à une entreprise externe.
Il précise que cette mission peut être déléguée en interne à un membre du personnel, par exemple un collaborateur RH, un coach RI ou un membre de la ligne hiérarchique.
A quelle fréquence les contacts ont-ils lieux ?
La législation ne fixe pas de fréquence précise. Il convient toutefois de prévoir :
- le moment du premier contact après le début de l’incapacité ;
- la fréquence et les modalités des contacts suivants.
Le dispositif doit rester flexible et être adapté à la situation du travailleur. Des ajustements peuvent donc être convenus en concertation avec celui-ci, en fonction de son état de santé.