Quels sont les coûts pour l'employeur ?

Equipements nécessaires

Prise en charge obligatoire par l’employeur

L'employeur est tenu de fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au télétravail, de les installer et de les entretenir. Par ailleurs, l'employeur doit prendre exclusivement en charge les coûts des connexions et communications liées au télétravail.

L'employeur est tenu de rembourser les coûts liés à la perte ou à l'endommagement des équipements et des données utilisées par le télétravailleur dans le cadre du télétravail.

Si le télétravailleur utilise des équipements propres, les frais liés au télétravail relatifs à l'installation des programmes informatiques, le fonctionnement et l'entretien de ces équipements, ainsi que les frais pour l'amortissement de ceux-ci, sont à charge de l'employeur. Ces frais sont évalués avant le début du télétravail proportionnellement aux prestations effectuées dans le cadre du télétravail ou selon une clé de répartition fixée par les parties.

Notion d’équipements nécessaires et conditions de remboursement

Par équipements nécessaires, il faut entendre le matériel de bureau et la connexion internet nécessaires au télétravailleur.  Le ‘matériel de bureau’ comprend :

• Les équipements de travail tels que le PC, l’ordinateur portable et les périphériques qui peuvent être indemnisés sur une base forfaitaire (voyez ci-dessous) ou au prix réel
• Les autres meubles de bureau pour lesquels il n’existe pas d’indemnité forfaitaire : le Fisc et l’ONSS acceptent que certains meubles soient remboursés à leur valeur réelle moyennant la présentation de pièces justificatives (par exemple, une facture) et pour autant qu’ils soient nécessaires à la bonne exécution du travail (par exemple, vous ne pouvez pas rembourser un bureau très luxueux à votre travailleur)

Le remboursement n'est accepté que pour le matériel suivant :

• Un siège de bureau 
• Une table de bureau 
• Une armoire de bureau 
• Une lampe de bureau fonctionnelle 
• Un deuxième écran d'ordinateur 
• Une imprimante et/ou un scanner 
• Un clavier 
• Une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball) 
• Un casque téléphonique 
• Un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un PC

Le remboursement d'une chaise de bureau ergonomique, d'une table de bureau, d'une souris, d'un pavé tactile (trackpad) ou d'une boule de commande (trackball) n'est possible que si vous mettez également ce matériel à disposition sur le lieu de travail. 

Enfin, le Fisc et l'ONSS n'acceptent pas que vous remboursiez chaque année une chaise de bureau. Des périodes d'amortissement indicatives sont mentionnées. Vous les trouvez dans la section de téléchargement de cette page. 

Forfaits mensuels acceptés par le Fisc et l’ONSS pour l’utilisation de certains équipements propres

Lorsque le travailleur utilise son ordinateur privé ou sa connexion internet privée, il peut recevoir une indemnité forfaitaire de la part de l'employeur. Le Fisc a décidé que cette indemnité de frais était exonérée d'impôt si son montant n'était pas supérieur à 20 euros par mois. Ce forfait peut être appliqué pour l'utilisation d'un ordinateur privé et pour l'utilisation d'une connexion internet privée. Au total, l'employeur peut donc octroyer une indemnité exonérée d'impôt de maximum 40 euros par mois.

Par ailleurs, depuis le 1er mars 2021, lorsque le travailleur n’utilise pas d’ordinateur privé mais un deuxième écran d'ordinateur et/ou une imprimante/un scanner propres, l’employeur peut accorder un montant forfaitaire supplémentaire de 5 euros par mois par appareil utilisé. Et ce, avec un maximum de 10 euros par mois, pour une durée maximale de 3 ans[1].

Exemple : un travailleur qui n'utilise pas son propre PC, mais qui utilise son propre deuxième écran d'ordinateur et ses propres scanner et imprimante, a donc droit à une indemnité fixe de 10 euros par mois au maximum, et ce même si le travailleur utilise les trois appareils lorsqu'il télétravaille.

En revanche, il n’est pas possible de combiner le forfait de 20 euros pour l’utilisation d’un ordinateur privé avec celui de 5 euros.

L’ONSS accepte que ces montants forfaitaires puissent également être exonérés de cotisations de sécurité sociale.

Attention ! Si l’indemnité octroyée est supérieure, l’employeur devra apporter la preuve que l'indemnité a été effectivement consacrée à ces frais propres à l'employeur. S’il échoue, la partie de l’indemnité qui dépasse ces forfaits mensuels sera soumise au précompte professionnel et aux cotisations de sécurité sociale et devra être mentionnée sur les fiches fiscales.

Frais annexes

Prise en charge facultative par l’employeur

Les frais dits ‘annexes’ (chauffage, électricité, …) ne doivent pas obligatoirement être pris en charge par l’employeur. 

Jusqu'au 31 mai 2022, s’il les prenait en charge, il avait le choix entre :

• Une indemnité qui s’élèvait à 10% de la rémunération brute relative au télétravail (comme vous le lirez ci-dessous, cette indemnité n’était pas prévue au niveau fiscal)
• Une indemnité de bureau ou de télétravail

Le cumul entre ces deux indemnités était interdit.

Depuis le 1er juin 2022, si l'employeur prend en charge ces frais, il ne peut plus opter pour l'indemnité de 10 %. Ce régime a en effet pris fin à cette date. Il peut toutefois encore être appliqué pour les travailleurs auxquels cette indemnité de 10 % a été octroyée avant le 1er juin 2022, pour autant que leur part de télétravail n'augmente pas.

L'employeur peut en revanche toujours opter pour l'indemnité de bureau ou de télétravail à certaines conditions.

Après avoir détaillé la notion de ‘frais annexes’, nous vous donnons un aperçu des règles sociales et fiscales applicables à ce remboursement.

Notion de frais annexes

Les frais de bureau ‘annexes’ sont les dépenses  qu'un employeur doit également engager au bureau pour la bonne exécution du travail.

Ces coûts comprennent les éléments suivants :

• L’usage d’un espace de bureau au domicile du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace)
• Les fournitures informatiques et d’impression (le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.)
• Les fournitures de bureau (carnet de notes, stylos à bille, etc.)
• Les fournitures de base telles que l'eau, l'électricité et le chauffage
• Les frais d’entretien
• Les frais d’assurance
• Le café, l’eau, les rafraîchissements
• Le précompte immobilier

Indemnité de bureau (ou de télétravail)

L'employeur qui souhaite rembourser les frais annexes peut verser une indemnité de bureau dont le montant exonéré d’ONSS s’élève actuellement à 148,73 euros maximum par mois (pour les adaptations ultérieures, voyez nos Montants actuels/Tableau des frais forfaitaires ONSS). Ce montant est censé couvrir les frais de chauffage, d'électricité, de téléphone et les petits frais de bureau, ... que nous avons détaillés ci-dessus. Ce montant forfaitaire ne doit pas être proratisé (il peut l’être cependant).

Depuis le 1er mars 2021, une circulaire fiscale a clarifié les règles applicables à l’octroi d’une indemnité de bureau.  La bonne nouvelle est que l’ONSS a décidé de suivre les nouvelles règles fiscales. 

Attention, un certain nombre de conditions doivent être respectées pour que l’indemnité de bureau soit exonérée sur les plans fiscal et social :

• Le télétravail doit être effectué dans les locaux privatifs du travailleur. Si un travailleur travaille dans un bureau satellite de l'employeur, ce n'est pas considéré comme du télétravail. De même, les services rendus dans les locaux des clients de l'employeur ne sont pas du télétravail.  Par ailleurs, le télétravail n'existe que si le travailleur travaille à domicile aux moments stipulés dans le contrat.  Un travailleur qui effectue des prestations de travail à son domicile le soir, par exemple, alors qu’il ne s’agit pas d’un moment auquel il doit normalement (télé)travailler, n’entre pas en considération pour une indemnité de bureau. Le Fisc et l’ONSS considèrent qu’il n’y a pas de télétravail dans ce cas.
• Le télétravail doit être structurel et régulier. Le Fisc et l'ONSS considèrent que le télétravail est structurel et régulier si, sur une base mensuelle, le travailleur preste l'équivalent d'un jour ouvrable par semaine depuis leur domicile.  Il peut s'agir d'une journée complète par semaine ou de plusieurs heures par jour. Une semaine complète de télétravail par mois est également suffisante. Si cette moyenne n'est pas atteinte, le travailleur n'a pas droit à une indemnité de bureau exonérée de cotisations d’ONSS et de précompte professionnel pour ce mois[3].

Exemples :

1. Un travailleur à temps plein travaille à domicile chaque semaine du lundi au vendredi de 8h à 10h. Il évite ainsi les embouteillages. Étant donné que l’équivalent d'une journée ouvrable complète par semaine est prestée à domicile, le travailleur a droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS.
2. Un employeur a mis en place un système de rotation selon lequel un groupe différent de travailleurs travaille à domicile chaque semaine. Étant donné que chaque travailleur à temps plein travaille une semaine complète par mois depuis son domicile, on considère qu'il s'agit de télétravail structurel et régulier. Les travailleurs concernés ont donc droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations d’ONSS.

Soyez prudent avec ce dernier exemple, car le Fisc donne également l'exemple d'un travailleur à temps partiel pour la même situation :

1. Un employeur a mis au point un système de rotation dans lequel chaque semaine un groupe différent de travailleurs travaille à domicile. Dans ce système de rotation, un travailleur preste à temps partiel. Il a un contrat pour travailler 50% du temps. Pendant la semaine où le groupe auquel il appartient travaille à domicile, il ne doit travailler que le mardi et le jeudi.  Étant donné que le travailleur ne preste que deux jours à domicile au cours de ce mois, il ne s'agit pas de télétravail structurel et régulier. Le travailleur en question n'a donc pas droit à une indemnité exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS.

Incapacité de travail et vacances

L’employeur doit également être prudent si le travailleur est malade pendant presque tout le mois. Il est possible que le Fisc et l'ONSS n'acceptent pas qu’une indemnité fixe de télétravail soit payée pour ce mois-là. 

La circulaire fiscale donne deux exemples :

1. Un travailleur à temps plein est malade pendant 3 semaines au cours d'un mois donné. La quatrième semaine de ce mois, il travaille tous les jours depuis chez lui. Etant donné que ce travailleur preste une semaine entière par mois à partir de son domicile, on considère qu'il s'agit de télétravail structurel et régulier. Le travailleur concerné a donc droit à une indemnité qui est exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS.
2. Un travailleur à temps partiel est malade pendant 3 semaines au cours d'un mois donné. La quatrième semaine de ce mois, il travaille 5 demi-journées à domicile. Etant donné que le travailleur ne preste pas de journée complète de chez lui en moyenne par semaine, il ne s'agit pas de télétravail structurel et régulier. Le travailleur concerné n'a donc pas droit à une indemnité exonérée de précompte professionnel et de cotisations ONSS. En revanche,  l’employeur peut continuer à octroyer l'indemnité forfaitaire de bureau pendant les vacances annuelles du travailleur ou tout autre jour « de congé » organisé à son initiative[4], ainsi que pendant les jours de repos compensatoire (jours RTT).

Montant différent pour différentes catégories de travailleurs ?

Prévoir un montant différent pour différentes catégories de travailleurs est désormais accepté tant par le Fisc que l'ONSS.  Les éventuelles distinctions doivent cependant se faire sur la base de critères objectifs.  A défaut, l’indemnité octroyée est considérée comme de la rémunération pure et simple.

Montant mensuel supérieur

Si un montant mensuel supérieur au montant forfaitaire prévu est payé, l’employeur doit être en mesure de prouver qu'il s'agit de frais réels.

A défaut, la partie qui dépasse le montant forfaitaire de 148,73 euros est considérée comme de la rémunération. Le précompte professionnel et les cotisations d’ONSS doivent alors être payés sur cette partie.

Enfin, l’indemnité forfaitaire de bureau ne peut bien entendu pas être combinée avec d’éventuelles autres indemnités de frais de bureau que le travailleur reçoit déjà.

Indemnité de 10 % de la rémunération : un régime qui s'éteint

Comme nous l'avons mentionné, les frais annexes du télétravailleur (chauffage, électricité, etc...) ne sont pas couverts par l'employeur, contrairement à ceux du travailleur à domicile pour lequel la loi prévoit expressément un remboursement des frais exposés à concurrence de 10 % de la rémunération à défaut d'autres mentions précisées dans le contrat ou au-delà de 10 % sur la base de pièces justificatives.

Par le passé, l'ONSS a accepté qu'une indemnité de 10 % soit octroyée en cas de télétravail également, à certaines conditions. Ce régime a cependant pris fin le 1er juin 2022, sauf pour les travailleurs qui en bénéficiaient déjà avant cette date, pour autant que leur part de télétravail n'augmente pas.

Acceptée par l’ONSS à certaines conditions pour les travailleurs qui en bénéficiaient avant le 1er juin 2022

Pour les travailleurs qui se sont vus octroyer une indemnité de 10 % de leur salaire brut relatif au télétravail avant le 1er juin 2022, l'ONSS accepte encore de considérer qu'un remboursement de frais à concurrence de ces 10 % soit considéré comme un remboursement de frais réellement engagés. Si le remboursement excède 10 % de la rémunération, l'employeur doit être en mesure d'apporter la preuve que ce remboursement ne dépasse pas le remboursement de frais dont la charge lui incombe.

Attention, employeur et travailleur doivent s'être mis d'accord clairement au sujet de la rémunération relative aux prestations de travail effectuées dans le cadre du télétravail. Si l'employeur et le travailleur se sont mis d'accord, l'ONSS acceptera une indemnité forfaitaire de 10 % de la rémunération pour les frais exposés par le télétravailleur pour le compte de l'employeur, pour autant que ces 10 % soient calculés uniquement sur la partie de la rémunération relative au télétravail expressément convenue entre les parties.

Lorsque le travailleur bénéficie d'une rémunération globale et que les parties ne se sont pas mis d'accord en ce qui concerne la rémunération afférente aux prestations effectuées dans le cadre du télétravail, l'ONSS n'acceptera pas l'indemnisation forfaitaire de 10 %.  Dans ce cas, l'employeur peut néanmoins verser une indemnité forfaitaire de bureau.

Le Fisc n’acceptait pas automatiquement l’indemnité de 10%

Le Fisc n’a jamais établi de règles ‘standard’ relatives à l’octroi de l’indemnité forfaitaire de 10% de la rémunération. L’employeur qui souhaitait s’assurer que cette indemnité serait exonérée d’impôt pouvait demander un ruling au préalable.

Comme vous avez pu le lire ci-dessus, le Fisc a en revanche prévu des règles précises pour ce qui concerne l’exonération fiscale de l’indemnité forfaitaire de télétravail/de bureau. 

Cumul avec les forfaits applicables lorsque le télétravailleur utilise des équipements propres

Ce qu’en pense l’ONSS

L’ONSS accepte que les indemnités forfaitaires de bureau et de 10 % puissent être cumulées avec les forfaits précités de 20 et de 5 euros moyennant le respect d'un certain nombre de conditions.

L’indemnité de bureau ou l’indemnité de 10 % de la rémunération brute peuvent l'une et l'autre être cumulées avec le forfait de 20 euros alloué pour l’utilisation de l’ordinateur personnel ou celui de 5 euros pour l’utilisation d’un deuxième écran, d’une imprimante ou d’un scanner personnels, à condition que l’employeur ne rembourse pas ces frais d’une autre manière (par exemple, en indemnisant le travailleur pour l’achat de son ordinateur, …).

Elles peuvent être cumulées avec le forfait de 20 euros alloué pour l’utilisation de la connexion internet personnelle si l’employeur prouve que les frais d’internet :

• Sont à sa charge
• Sont réellement exposés
• Et ne sont pas déjà compris dans l’indemnité de bureau ou l’indemnité de 10 %

Ce qu’en pense le Fisc

La nouvelle circulaire fiscale (2021/C/20) confirme explicitement que l’indemnité forfaitaire de bureau est cumulable avec les forfaits précités de 20 et de 5 euros.

[1] Il n’y a pas de nombre d’années maximum pour ce qui concerne les forfaits pour l’utilisation d’un ordinateur/d’une connexion internet privés.

[2] En effet, l'article 119.3 à 119.12 de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail ne s'applique qu'aux travailleurs à domicile.

[3] L’employeur qui souhaite néanmoins accorder une indemnité dans ce cas devra respecter les conditions suivantes afin qu’elle soit exemple de précompte professionnel et de cotisations sociales : l’indemnité devra être destinée à couvrir des frais qui sont propres à l’employeur et elle devra effectivement être consacrée à de tels frais.

[4] Le congé parental et les jours de petit chômage, par exemple, ne sont donc pas visés. Ces jours sont en effet pris à l’initiative du travailleur. Il s’agit ici d’une interprétation de la circulaire donnée par le Fisc.