Principe
En cas de paiement indu, c'est-à-dire lorsque des sommes ont été versées indûment à un travailleur, l'employeur peut en principe en obtenir remboursement en vertu de l'article 5.134 du Code civil [1]. Le règlement de travail peut également prévoir une disposition similaire, disposition qui ne pourra être opposable au travailleur que si l'employeur a la preuve que le travailleur en a reçu une copie.
Récupération proprement dite
L'employeur ne peut déduire unilatéralement le montant indu de la rémunération à payer au travailleur. Cette hypothèse n'est en effet pas prévue dans l'énumération limitative des retenues admises sur la rémunération. La jurisprudence est également formelle à ce propos.
La seule solution est d'envoyer un courrier au travailleur lui expliquant en détail la situation et obtenir de sa part un accord écrit quant au principe du remboursement et ses modalités. En cas de refus du travailleur, l'employeur ne peut qu'intenter un recours en justice afin d'obtenir un jugement exécutoire.
Au niveau social
Des cotisations de sécurité sociale ayant été payées sur l'indu, l'employeur pourra récupérer les cotisations indûment payées à l'ONSS selon certaines modalités.
Au niveau fiscal
Il faut opérer une distinction selon laquelle le remboursement se fait au cours de la même année fiscale ou non.
Si le remboursement se fait au cours de la même année fiscale que celle du paiement indu, le travailleur doit rembourser le net versé et l'employeur doit effectuer une déclaration négative de précompte professionnel et une fiche fiscale en bonne et due forme.
Si le remboursement a lieu au cours d'une année fiscale ultérieure (paiement indu en 2021 et remboursement en 2022, par exemple), le travailleur doit rembourser le montant net indûment perçu ainsi que le précompte professionnel dû sur ce montant. Le travailleur récupérera le montant du précompte professionnel versé en trop lors du calcul final de l'impôt. A défaut de récupération, le travailleur devra introduire une demande de dégrèvement d'office. Quant à l'employeur, celui-ci doit indiquer le montant total (net + précompte) en montant négatif sur la fiche fiscale 2021 qu'il remettra à son travailleur.
[1] Dans un arrêt rendu le 10 octobre 2016, la Cour de Cassation a confirmé que le remboursement d'un paiement indu était basé sur le droit civil et non sur le droit du travail, et que, par conséquent, le délai de prescription civil de 10 ans était applicable.