Quelles sont les missions du conseiller en prévention aspects psychosociaux ?

Tâches du conseiller en prévention

Le conseiller en prévention aspects psychosociaux exerce les tâches suivantes :

• Participer à l'analyse des risques et à l'analyse des incidents ; 
• Donner son avis sur les mesures de prévention qui résultent de l’analyse des risques et assister l’employeur dans le cadre de l’évaluation de ces mesures ;
• Participer, le cas échéant, à l’élaboration concrète de la procédure interne;
• Conseiller et accueillir les personnes qui déclarent être victimes d'un risque psychosocial et recevoir les demandes d'intervention psychosociale informelles. Ces demandes peuvent également être introduites auprès de la personne de confiance ; 
• Recevoir les demandes d'intervention psychosociales formelles et les témoignages et informer l'employeur de l'identité des personnes qui bénéficient d'une protection contre le licenciement ; 
• Examiner les demandes d'intervention psychosociale formelles et les accepter ou les refuser ;
• Le cas échéant, proposer à l'employeur les mesures collectives ou conservatoires qui s'imposent ; 
• Proposer les mesures individuelles qui s'imposent suite à la demande d'intervention psychosociale. Il a le droit d'être informé au sujet des suites données à son avis ;
• Entreprendre les démarches nécessaires vis-à-vis du Contrôle du bien-être au travail si les mesures n'ont pas d'effet ou si l'employeur néglige de prendre les mesures nécessaires ;
• Lorsque des tiers sont concernés, remettre un avis sur les institutions qui proposent un accompagnement psychologique approprié ;
• Tenir à jour un dossier individuel et le garder pendant 20 ans sous sa responsabilité exclusive ;
• Se concerter régulièrement avec la personne de confiance;
• Fournir au conseiller en prévention du service interne les données nécessaires pour rédiger le rapport annuel du service interne ;
• Tirer des conclusions des incidents de nature psychosociale qui se sont répétés ayant fait l'objet d'une intervention psychosociale informelle par lui-même ou par la personne de confiance et les transférer au moins une fois par an à l'employeur sous forme collective et anonyme;
• Tenir, le cas échéant, le registre de faits de tiers.

Quand le conseiller en prévention doit-il saisir les services d'inspection ?

Lors du traitement de la demande pour faits de violence, de harcèlement moral ou sexuel au travail, le conseiller en prévention doit saisir les services d'inspection (Contrôle du bien-être au travail) dans deux cas bien précis :

• Lorsque l'employeur n'a pas pris les mesures conservatoires nécessaires  ; 
• Lorsqu'il constate, après avoir remis son avis, que l'employeur n'a pas pris de mesures ou n'a pas pris de mesures appropriées et que :
  • soit il existe un danger grave et immédiat pour le travailleur ;
  • soit la personne mise en cause est l'employeur ou fait partie du personnel de direction.

Si le conseiller en prévention ne fait pas appel aux services d'inspection, sa responsabilité pourrait être mise en cause.

Danger grave et immédiat pour le travailleur ?

Le danger grave et immédiat consiste dans le fait qu’il est pratiquement certain que le travailleur va subir un grave dommage à sa santé et que ce dommage va survenir immédiatement. Les premiers signes sont effet déjà présents chez le travailleur. Par exemple, le travailleur montre déjà des signes de dépression et est en congé maladie et l’employeur n’a pris aucune mesure.

Une intervention rapide est nécessaire. Le conseiller en prévention aspects psychosociaux aura dû d’abord avertir l’employeur de ce danger dans son avis.

La personne mise en cause est l’employeur ou fait partie du personnel de direction

Le personnel de direction est défini comme étant les personnes chargées de la gestion journalière qui ont pouvoir de représenter et d’engager l’employeur (c’est-à-dire d’accomplir des actes juridiques au nom et pour le compte de l’employeur), ainsi que les membres du personnel directement subordonnés à ces personnes lorsqu’ils remplissent également des missions de gestion journalière.

Dans ce cas, le conseiller en prévention aspects psychosociaux est obligé de faire appel aux services d’inspection qui peuvent rendre contraignantes les mesures proposées.

Le dossier individuel 

Dans le cadre d'une demande d'intervention psychosociale, le conseiller en prévention aspects psychosociaux ouvre et tient à jour un dossier individuel comprenant une série de documents, parmi lesquels nous citerons, en fonction de la procédure utilisée :

• Le document qui atteste de l'entretien informatif avec le travailleur ;
• Le document relatif au type d'intervention psychosociale choisi par le travailleur ;
• Le document qui atteste de l'entretien personnel obligatoire ;
• La demande d'intervention psychosociale formelle ;
• Le document contenant le refus ou l'acceptation de l'introduction de la demande ;
• …

Le dossier individuel doit par ailleurs comprendre des documents spécifiques lorsqu'une demande d'intervention psychosociale formelle pour faits de violence ou de harcèlement a été introduite.

Ce dossier est confié à la garde de ces conseillers pendant une période de 20 ans, et ce sous leur responsabilité exclusive.

Enfin, des modalités précises sont prévues en cas de transfert vers un autre service externe pour la prévention et la protection au travail.

Secret professionnel

Le conseiller en prévention aspects psychosociaux est tenu au secret professionnel. Il ne peut donc révéler à des tiers aucune information individualisable portée à sa connaissance dans le cadre de l’exercice de sa fonction.

Plusieurs exceptions tempèrent ce principe:

• Pour lui permettre de gérer au mieux l’intervention psychosociale informelle, la législation autorise le conseiller en prévention aspects psychosociaux à transmette à des tiers les informations qu’il estime pertinentes pour le bon déroulement de cette intervention psychosociale.
• Dans la cadre du traitement d’une demande d’intervention psychosociale formelle, la législation prévoit diverses exceptions au secret professionnel, entre autre pour permettre au conseiller de mener à bien ses missions (par exemple, il doit remettre un avis à l’employeur, il doit communiquer aux parties les propositions de mesures faites à l’employeur…).
• Le conseiller en prévention aspects psychosociaux du travail peut échanger les informations strictement nécessaires à l’accomplissement de ses missions avec la personne de confiance (même sans l’accord du travailleur).
• Le conseiller en prévention aspects psychosociaux peut échanger des informations qu’il estime nécessaires avec le conseiller en prévention-médecin du travail pour que des mesures appropriées puissent être prises vis-à-vis d’un travailleur, à condition que ce travailleur ait donné son consentement par écrit à cet échange.
• Il a le choix de transmettre ou non des informations issues de sa fonction lorsqu’il est appelée à témoigner en justice auprès du juge d’instruction ou du juge d’un tribunal.
• Il tient à la disposition de l’inspection du Contrôle du bien-être au travail les documents du dossier individuel de demande formelle, y compris les déclarations des personnes entendues par lui.
• Il tient à la disposition du Ministère public (dont l’auditorat du travail) les documents du dossier individuel de demande formelle, y compris les déclarations des personnes entendues par lui, à condition qu’elles aient donné leur consentement à cette transmission dans leur déclaration.