Inscription et avis projets R&D : nouvelles directives à partir de 2025

La procédure d’avis a également été révisée.

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Cet article aborde uniquement les nouvelles directives pour l’inscription des projets R&D auprès de BELSPO et la nouvelle procédure de demande d’avis préalable sans engagement. Vous voulez en savoir plus sur l’avantage en tant que tel et les conditions détaillées ? Lisez nos articles thématiques sur Lex4You :

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Inscription obligatoire des projets R&D

Afin de bénéficier de la dispense fiscale, vous devez obligatoirement déclarer vos projets et programmes de R&D auprès de BELSPO, le service administratif qui coordonne la politique scientifique fédérale. Ce dispositif permet aux autorités d’identifier les employeurs qui bénéficient d’un avantage fiscal pour des projets et programmes spécifiques.

Depuis le 1^er août 2023, vous devez procéder à la déclaration BELSPO avant la date de début du projet ou programme.

L’inscription des projets et programmes ne fait l’objet d’aucune approbation. En tant qu’employeur, vous êtes donc responsable de ce que vous déclarez auprès de BELSPO. Le SPF Finances vérifie ensuite si les projets et programmes déclarés entrent en ligne de compte pour la dispense fiscale et si l’application de l’avantage est légitime ou non.

En savoir plus :

Que faut-il entendre par projet ou programme de recherche ou de développement ?

Procédure d’inscription et demande d’avis

Nouvelles directives depuis 2025

Le BELSPO et le SPF Finances ont récemment optimisé la coordination de leurs procédures en matière d’inscription de projets et programmes. Résultat ? Cinq nouvelles directives ont été adoptées. Voici les éléments clés de ces nouvelles règles. Sachez que vous devez respecter ces directives dès à présent pour pouvoir (continuer à) bénéficier de la dispense fiscale.

1. Un même projet ou programme ne peut être inscrit plus d’une fois

Vous ne pouvez plus déclarer plusieurs fois un même projet ou programme. Les copies dont le contenu est légèrement modifié ne sont pas autorisées non plus.

Une mise à jour des données d’inscription d’un projet ou programme est bien sûr toujours possible. Vous pouvez par exemple modifier la date de fin théorique d’un projet ou programme inscrit antérieurement.

2. Vous ne pouvez pas reporter indéfiniment la date de fin

Les délais excessivement longs ne sont plus acceptés.

Pour une estimation correcte de la durée d’un projet ou programme, il est préférable de s’appuyer sur les pratiques courantes en matière d’exécution de recherche scientifique (R&D) dans le secteur dans lequel votre entreprise opère.

Exemple

Supposons que vous ayez une entreprise de logiciels et que vous vouliez estimer le temps nécessaire pour développer une nouvelle application. Vous pouvez alors observer les délais d’exécution de projets similaires dans des entreprises comparables du secteur des logiciels. Si vous constatez que d’autres entreprises ont besoin de six mois en moyenne pour développer une application similaire, vous pouvez définir un calendrier réaliste pour votre projet sur la base de cette information.

3. La date de début et de fin des programmes

Si votre programme est constitué de plusieurs projets, la date de début mentionnée dans votre déclaration est la date de début du premier projet. La date de fin théorique est la date de fin prévue pour le dernier projet.

En effet, dans le passé, des discussions récurrentes avaient lieu lorsque les programmes étaient prolongés ou en cas d’incertitude sur la durée exacte du projet.

Pour éviter toute discussion lors d’un contrôle, vous avez dès lors tout intérêt à conserver une liste des différents projets faisant partie du programme.

Exemple

Supposons que votre programme soit constitué de trois projets. Le premier projet commence le 1^er janvier 2025 et le dernier projet prend fin le 31 décembre 2025. Dans votre déclaration, vous indiquez le 1^er janvier 2025 comme date de début et le 31 décembre 2025 comme date de fin. Pour éviter les questions éventuelles lors d’un contrôle, conservez une liste des trois projets avec leurs dates respectives de début et de fin.

4. L’employeur doit prouver que la déclaration a été effectuée avant la date de début

En tant qu’employeur, vous devez pouvoir apporter la preuve qu’un projet ou programme a été inscrit avant sa date de début. C’est pourquoi il est fortement recommandé, lorsque vous apportez une modification dans l’inscription du projet ou du programme, de conserver une preuve (par exemple une copie d’écran) de l’état du dossier avant et après la modification.

5. Donnez un titre significatif à votre projet ou programme

Enfin, les employeurs sont tenus d’attribuer au projet ou programme un titre significatif permettant d’en déduire le contenu.

Procédure d’avis sans engagement et composée de deux parties distinctes

Vous souhaitez, à court terme, obtenir une sécurité juridique sur la question de savoir si un projet, un programme ou un diplôme peut ou non bénéficier de la dispense ? Vous pouvez demander, sans aucun engagement, un avis préalable au service BELSPO. Cette démarche vous permettra d’appliquer sereinement la dispense et vous n’aurez rien à craindre en cas de contrôle fiscal. L’avis émis par BELSPO est contraignant pour le SPF Finances.

De nouvelles règles sont également applicables depuis le 1^er janvier 2025 pour la procédure d’avis. La demande d’avis sera dorénavant constituée de deux parties distinctes :

• L’avis sur la nature des projets ou programmes de R&D d’une part
• L’avis sur l’éligibilité des diplômes d’autre part

Ces deux avis peuvent être demandés séparément ou ensemble.

Que fait Securex pour vous ?

Vous avez des questions concernant les activités de recherche et de développement ? N’hésitez pas à contacter votre Legal Advisor par e-mail à l’adresse suivante : myHR@Securex.be, qui se fera un plaisir de vous aider et de vous conseiller.

Source

• Site web BELSPO