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Formalités obligatoires à l'égard de l’Office National de Sécurité Sociale

Tout employeur, personne morale ou personne physique, actif en Belgique, qui occupe pour la première fois un ou des travailleurs liés par un contrat de travail est tenu d’en informer l’Office National de Sécurité Sociale (ONSS) en vue de son immatriculation.

Dernière mise à jour le 6 mai 2022

Immatriculation

A cette fin, il complète un formulaire de demande d’immatriculation, sur la base duquel l’ONSS lui attribue un numéro d’immatriculation.

Déclaration Dimona

Tout employeur (ou son secrétariat social) est en principe[1] tenu d'effectuer une déclaration Dimona, c'est-à-dire communiquer par voie électronique à l'ONSS l'engagement ainsi que la fin de contrat de tout travailleur, que celui-ci soit assujetti ou non à la sécurité sociale des travailleurs salariés.

La communication d'entrée en service doit être transmise à l'ONSS au plus tard au moment où le travailleur commence ses prestations. Quant à la déclaration de sortie de service, elle doit être faite au plus tard le premier jour ouvrable qui suit la fin des relations de travail.

Déclaration DMFA

Tous les trimestres, l’employeur (ou son secrétariat social) doit compléter une déclaration justificative du montant des cotisations dues. Ce document doit être envoyé à l'ONSS dûment complété par voie électronique dans le mois qui suit le trimestre auquel se rapporte la déclaration.

Important

La Banque-carrefour des entreprises (BCE) est une base de données qui reprend non seulement toutes les données de base des entreprises, mais également des différentes unités d'établissement de ces entreprises.

Chacune de ces unités (siège d'exploitation) a son numéro d'établissement. Celui-ci doit être mentionné sur chaque ligne d'occupation en DmfA.

Il est donc important de mettre à jour vos données auprès de la Banque-Carrefour des entreprises (BCE) via notre guichet d'entreprises en cas de changement d'adresse de votre siège d'exploitation, et de nous informer lorsqu'un travailleur n'est plus rattaché au même siège d'exploitation qui l’occupait précédemment.

Ces renseignements ont notamment un impact sur les éventuelles réductions de cotisations patronales dont vous pouvez bénéficier.


Paiement des cotisations de sécurité sociale et des provisions éventuelles

L’employeur est tenu de retenir les cotisations de sécurité sociale, tant patronales (celles qui sont à charge de l’employeur) que personnelles (celles qui sont à charge du travailleur) sur la rémunération des travailleurs et de les verser à l’ONSS.

Ces cotisations doivent parvenir à l’ONSS au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre auquel elles se rapportent. Des intérêts de retard et des majorations sont prévus en cas de paiement tardif.

Le pourcentage des cotisations patronales de base dépend du statut auquel appartient le travailleur engagé (employé ou ouvrier) et du nombre de travailleurs occupés dans l’entreprise. Depuis le 1er janvier 2018, il s’élève à 25 % en cas d’engagement d’un employé ordinaire (contre 30 % auparavant) et à 30,57 % en cas d’engagement d’un ouvrier ordinaire (contre ± 35,65 % auparavant)[2].

Attention ! A ces cotisations de base peuvent s’ajouter, en fonction de la commission paritaire auquel appartient l’employeur, des cotisations patronales supplémentaires et/ou des cotisations destinées au Fonds de sécurité d’existence.

Quant aux cotisations personnelles de sécurité sociale, elles s’élèvent à 13,07 % et doivent être prélevées par l’employeur sur la rémunération brute du travailleur lors de chaque paie.

Les cotisations de sécurité sociale se calculent sur la rémunération brute du travailleur, majorée toutefois à 108 % s’il s’agit d’un ouvrier.

L’employeur doit éventuellement s’acquitter de provisions. Celles-ci sont dues lorsque le montant des cotisations du trimestre -2 équivaut à 0 ou est supérieur à 4.000 euros. Un régime spécifique est applicable aux employeurs de la commission paritaire (CP) n° 124 (secteur de la construction).

Sanctions

L'employeur qui ne respecte pas ses obligations à l'égard de l'ONSS peut se voir infliger des sanctions. Pour un aperçu de celles-ci, nous vous vous renvoyons aux mots-clés "Cotisations de sécurité sociale" et "Dimona" de notre rubrique "Inspection sociale et droit pénal social fédéral" sous le thème "Obligations de l'employeur".

Que fait Securex ?

Le Secrétariat Social Securex peut accomplir toutes ces formalités pour vous.

[1] Certains employeurs et travailleurs sont exclus du champ d'application de la déclaration Dimona.  Consultez à ce sujet notre fiche consacrée à la Dimona.

[2] La différence de pourcentage entre les employés et les ouvriers s'explique par la cotisation patronale pour les vacances annuelles due pour les ouvriers.

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