Désignation obligatoire d’une personne de confiance dans certaines entreprises
La loi du 5 novembre 2023 a rendu la désignation d’une personne de confiance obligatoire chez les employeurs qui occupent 50 travailleurs ou plus. Dans les entreprises qui occupent moins de 50 travailleurs, la désignation reste obligatoire si tous les membres de la délégation syndicale ou, à défaut, l'ensemble des travailleurs, en font la demande.
Selon la loi sur le bien-être au travail, la notion d'employeur correspond à l'entité juridique, et pas à l'unité technique d'exploitation. Par conséquent la personne de confiance doit être désignée au niveau de l'entité juridique.
La personne de confiance, un membre du personnel ?
La personne de confiance peut, mais ne doit pas toujours appartenir au personnel de l'entreprise.
Si la personne de confiance n'appartient pas au personnel de l'entreprise, l'employeur doit évidemment prendre les mesures nécessaires pour veiller à ce que cette personne soit disponible et aisément accessible pour les travailleurs de l'entreprise.
La loi prévoit les trois cas de figure suivants :
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Entreprises de 50 travailleurs ou plus : la désignation d'une personne de confiance est obligatoire. Par ailleurs, au moins une des personnes de confiance devra toujours faire partie du personnel de l’employeur. Ce sera aussi le cas si le conseiller en prévention aspects psychosociaux fait partie du service interne pour la prévention et la protection au travail.
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Entreprises entre 20 et 49 travailleurs : une personne de confiance n’est pas obligatoire. Néanmoins, dans le cas où une personne de confiance est désignée, au moins une des personnes de confiance doit obligatoirement faire partie du personnel de l’entreprise lorsque le conseiller en prévention aspects psychosociaux fait partie d’un service externe pour la prévention et la protection au travail.
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Entreprises de moins de 20 travailleurs : une personne de confiance n’est pas obligatoire. Dans le cas où une personne de confiance est néanmoins désignée, celle-ci ne doit pas forcément faire partie du personnel de l’entreprise.
Procédure de désignation
L'employeur qui choisit de désigner une personne de confiance doit avoir l'accord de tous les représentants du personnel au sein du CPPT.
A défaut d'accord sur la désignation de la personne de confiance, l'employeur doit demander l'avis du Contrôle du bien-être au travail avant de prendre une décision. S'il ne suit pas l'avis, il doit en communiquer les raisons au CPPT.
Que se passe-t-il s'il n'y a pas de candidats au poste de personne de confiance ?
L’employeur qui occupe 50 travailleurs ou plus est tenu de désigner une personne de confiance interne. Le fait de lancer une procédure de désignation et de rechercher un candidat personne de confiance ne suffit pas. L’employeur doit effectivement désigner au moins une personne de confiance en interne pour remplir son obligation légale.
La possibilité de s'adresser au conseiller externe en prévention aspects psychosociaux (CPAP) pour traiter une demande d’intervention informelle ne suffit pas non plus. Cela n'équivaut pas à la désignation d’une personne de confiance.
S’il n’y a pas de candidats, l’employeur devra désigner lui-même un collaborateur qu’il proposera au CPPT.
Notons que la fonction de personne de confiance peut être exercée par le conseiller en prévention interne aux conditions mentionnées ci-dessous.
Procédure d'écartement
L'employeur peut écarter les personnes de confiance de leur fonction :
- Soit d'initiative, après accord de tous les représentants des travailleurs au sein du comité. A défaut d'accord sur l'écartement de la personne de confiance, l'employeur doit demander l'avis du Contrôle du bien-être au travail avant de prendre une décision. S'il ne suit pas l'avis, il doit en communiquer les raisons au CPPT.
- Soit à la demande des représentants des travailleurs au sein du comité et avec son accord.
Interdiction de cumul de fonctions
La personne de confiance qui fait partie du personnel de l'entreprise dans laquelle elle exerce sa fonction ne peut être ni délégué de l'employeur, ni délégué du personnel au sein du conseil d'entreprise ou du CPPT, ni faire partie de la délégation syndicale.
De même, les personnes qui font partie du personnel de direction ne peuvent pas exercer la fonction de personne de confiance. Par personnel de direction, il faut entendre les personnes chargées de la gestion journalière de l'entreprise qui ont le pouvoir de représenter et d'engager l'employeur, ainsi que les membres du personnel directement subordonnés à ces personnes, lorsqu'ils remplissent également des missions de gestion journalière.
La personne de confiance ne peut par ailleurs jamais exercer simultanément la fonction de médecin du travail.
Les personnes de confiance désignées avant le 1er septembre 2014 qui font partie du personnel de direction, qui sont délégué du personnel au sein du conseil d'entreprise ou du CPPT ou qui font partie de la délégation syndicale (nouvelles incompatibilités à compter du 1er septembre 2014) peuvent continuer à exercer leur mission.
Le conseiller en prévention interne peut-il exercer la fonction de personne de confiance ?
Oui, le conseiller en prévention chargé de la direction du service interne peut exercer la fonction de personne de confiance à condition que :
- La procédure de nomination soit respectée (accord du CPPT)
- Que le CPI suive la formation personne de confiance dans les deux ans qui suivent sa désignation.
Il faut toutefois veiller à ce que ce conseiller en prévention dispose de suffisamment de temps pour exercer cette fonction et qu'il se sente suffisamment à l’aise avec le domaine des risques psychosociaux.
Une période transitoire est-elle prévue pour permettre aux entreprises de se mettre en ordre ?
La loi imposant la désignation d'une personne de confiance aux employeurs de 50 travailleurs et plus est entrée en vigueur le 1er décembre 2023. Dans les FAQ disponibles sur le site du BeSWIC, centre de connaissance belge sur le bien-être au travail, il est mentionné :
"La loi elle-même ne prévoit pas de période transitoire. Toutefois, l'Inspection du contrôle du bien-être au travail est consciente que la modification de la loi est entrée en vigueur très rapidement. Elle sait également que l'employeur a besoin de temps pour trouver un candidat approprié et suivre la procédure de désignation légale. L'inspection estime qu'il est important que l'employeur désigne la personne de confiance obligatoire de manière réfléchie et ne se contente pas de nommer un candidat au hasard du fait pour répondre à une obligation légale applicable à partir du 1er décembre 2023. L'inspection aura donc dans un premier temps un rôle d'information et de conseil.
Cela n'exclut pas que des mesures répressives puissent néanmoins être prises dans des situations spécifiques, en tenant compte de la gravité des infractions constatées et lorsque l'employeur ne montre pas un engagement suffisant à se conformer à la réglementation. Dans ce cas, l'inspecteur réagira de manière appropriée sur la base de ses observations concrètes sur le terrain."