Principe des indemnités journalières forfaitaires
Lorsque vos travailleurs ou dirigeants d’entreprise se rendent à l’étranger dans le cadre de leur travail, vous pouvez, sous certaines conditions, leur rembourser les frais qu’ils ont engagés sans devoir payer de cotisations ONSS ni de précompte professionnel. Les indemnités journalières forfaitaires (liste par pays) s’appliquent aux fonctionnaires fédéraux, mais sont également acceptées dans le secteur privé.
Ces indemnités couvrent les frais de repas et autres menues dépenses.
En savoir plus : « Voyages de service à l’étranger : tout ce que vous devez savoir »
Nouveaux montants au 1er août 2025
Depuis le 1er août 2025, de nouvelles indemnités forfaitaires s’appliquent aux voyages de service à l’étranger et remplacent ainsi les montants en vigueur depuis février 2023.
Quelques nouveautés
Durée minimale exigée d’un voyage de service à l’étranger
Jusqu’au 31 décembre 2024, pour les voyages de service dont l’aller et le retour s’effectuent au cours de la même période de 24 heures, vous ne pouviez accorder une indemnité journalière complète non imposable que si l’absence était d’au moins 10 heures. La nouvelle circulaire supprime cette condition rétroactivement à partir du 1er janvier 2025.
Exemple :
Sophie se rend dans le nord de la France pour le compte de son employeur. Elle quitte Bruxelles le mardi 18 novembre 2025 à 8 heures et revient le même jour, immédiatement après sa mission. Elle rentre ainsi à Bruxelles à 17 heures. Sophie ne reçoit pas d’autres indemnités, comme des chèques-repas.
Dans cet exemple, une indemnité non imposable de 95 euros (voir liste par pays) peut être accordée même si Sophie a été absente durant moins de 10 heures.
Jours de départ et de retour
Jusqu’au 31 décembre 2024, pour les voyages de service de plus de 24 heures et pour les séjours à l’étranger de plus de 30 jours, seuls 50 % de l’indemnité journalière pouvaient être octroyés les jours de départ et de retour.
Aucune réduction en pourcentage ne devait cependant être appliquée à cette demi-indemnité journalière lorsque les frais de logement étaient remboursés par l’employeur et comprenaient également certains repas ou menues dépenses.
La nouvelle circulaire stipule désormais que l’indemnité journalière forfaitaire ne doit plus être divisée par deux les jours de départ et de retour, et ce, (rétroactivement) depuis le 1er janvier 2025.
L’indemnité de séjour « complète » doit cependant encore être soumise aux réductions en pourcentage lorsque les frais de logement remboursés séparément comprennent également certains repas (35 % pour le repas de midi et 45 % pour le repas du soir) ou menues dépenses (20 %).
Exemple :
Maurice est envoyé en France et en Espagne par son employeur afin d’y réaliser une étude de marché. Il part le 1er septembre 2025 de Bruxelles (son lieu de travail fixe) pour Paris. Le petit-déjeuner et le repas du soir sont compris dans les frais de logement pris en charge par l’employeur.
Le 21 septembre 2025, il part pour l’Espagne, où il séjourne à Madrid. Le petit-déjeuner est compris dans le coût de la nuitée. Le 9 octobre 2025, il est de retour en Belgique.
Maurice ne reçoit pas d’autres indemnités (par exemple, des chèques-repas).
L’indemnité suivante peut être considérée comme une indemnité non imposable :
- 21 jours (du 1er au 21 septembre 2025) x (57 euros - 45 %) = 658,35 euros
- 18 jours (du 22 septembre 2025 au 9 octobre 2025) x 45 euros = 810 euros
L’employeur peut accorder une indemnité totale de 1 468,35 euros à Maurice.
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