Frais propres à l’employeur
Les travailleurs salariés et dirigeants d’entreprise qui effectuent des déplacements à l’étranger pour le travail à votre demande doivent souvent engager des frais supplémentaires pour manger, boire, prendre le métro local, etc. Ces frais sont à votre charge en tant qu’employeur. Cela signifie que leur remboursement n’est en principe pas considéré comme une rémunération.
Vous pouvez rembourser les frais réels sur la base de notes de frais, mais vous pouvez également vous baser sur les forfaits que le SPF Affaires étrangères octroie à ses fonctionnaires qui se rendent à l’étranger pour le travail. Ces forfaits sont en effet aussi admis dans le secteur privé.
Si vous optez pour une indemnité forfaitaire et que vous respectez certaines conditions, ce remboursement est exonéré de cotisations sociales et de précompte professionnel. Du point de vue social et fiscal, ces indemnités forfaitaires sont en effet considérées comme des frais propres à l’employeur (normes sérieuses).
Plus d’infos : « Voyages de service à l’étranger : tout ce que vous devez savoir »
Nouveaux forfaits à partir du 1er août 2025
En tant qu’employeur, vous avez le choix entre deux montants journaliers forfaitaires :
- Soit vous appliquez le forfait général de 37,18 euros par jour, quel que soit le pays du voyage de service
- Soit vous appliquez l’indemnité forfaitaire journalière de la liste de pays, qui varie d’un pays à l’autre.
Une nouvelle liste de montants forfaitaires pour les voyages de service à l’étranger a été publiée le 1er août 2025 au Moniteur belge. Vous trouverez cette liste dans les téléchargements sur cette page.
Les nouveaux montants de la liste des pays sont applicables à partir du 1er août 2025. Toutefois, ils peuvent également être utilisés pour des séjours déjà autorisés mais non encore effectués à cette date, à condition qu’ils soient plus avantageux pour le travailleur ou le dirigeant d’entreprise.
Le montant de 37,18 euros par jour, qui était déjà d’application avant le 1er août 2025, demeure quant à lui inchangé.
Bon à savoir
Vous pouvez toujours consulter les forfaits qui étaient en vigueur avant le 1er août 2025 dans notre article du 11 juillet 2025.
Que fait Securex pour vous ?
Vous avez une question à propos des remboursement des frais engagés lors de voyages de service à l’étranger ? Contactez votre Securex Legal Advisor à l’adresse suivante : myHR@securex.be. Il se fera un plaisir de vous aider.
Vous vous demandez si les remboursements de frais dans votre entreprise sont en ordre du point de vue légal ? Misez sur la sécurité et faites réaliser un audit par Securex Consulting. Envoyez un e-mail à consultinglegal@securex.be et nous nous ferons un plaisir de vous donner plus d'informations.
Source
