Octroi par une convention collective de travail ou une convention individuelle écrite
L'octroi des chèques sport et culture doit être prévu par une convention collective de travail (CCT) conclue au niveau du secteur ou de l’entreprise.
Dans les entreprises où une CCT d'entreprise ne peut être conclue à défaut de délégation syndicale ou lorsqu'il s'agit d'une catégorie du personnel qui habituellement n'est pas visée par une telle convention [1], l'octroi de chèques sport et culture peut être réglé par une convention individuelle. Cette convention doit être établie par écrit pour chaque travailleur individuellement (contrat de travail ou annexe au contrat).
Attention ! Une telle convention individuelle doit être établie soit pour l’ensemble des travailleurs, soit pour certaines catégories (objectives) de travailleurs. Il n’est donc pas possible d’octroyer arbitrairement des chèques sport et culture à tel ou tel travailleur.
Remarque : l’octroi de chèques sport et culture ne peut donc pas découler d’un accord verbal ou d’une pratique que le travailleur aurait tacitement acceptée. Une simple mention dans le règlement de travail ne suffit pas davantage.
Montant maximum
Le montant total des chèques sport et culture octroyés par l'employeur ne peut pas dépasser 100 euros par travailleur et par an. Le montant octroyé peut toutefois être réparti entre plusieurs chèques.
Si le plafond est dépassé, le montant complet est soumis aux cotisations de sécurité sociale et aux impôts.
Remarque : le montant maximum est calculé par employeur. Si le travailleur travaille pour deux employeurs et qu’il se voit octroyer chez chacun d’eux des chèques sport et culture pour une valeur de 100 euros, le fait qu’il aura perçu au total des chèques sport et culture pour une valeur de 200 euros ne signifie pas que ces chèques seront considérés comme une rémunération puisque chacun des employeurs a respecté le montant maximum.
Pas d’échange en espèces
La loi précise expressément que les chèques culture/sport ne peuvent, en tout ou en partie, être échangés en espèces.
[1] Comme, par exemple, le personnel de cadre.