Par supports d'information, il convient d'entendre tous les supports d'information sous quelque forme que ce soit, comme des livres, registres, documents, supports d'information numériques ou digitaux, disques, bandes, y compris ceux qui sont accessibles par un système informatique ou par tout autre appareil électronique, tel que serveur, ordinateur portable, GSM, smart phone.
Supports d'information contenant soit des données sociales, soit d'autres données prescrites par la loi (article 28 CPS)
Principe : demande de production
Afin de contrôler le respect de la législation sociale, les inspecteurs sociaux peuvent se faire produire tous les supports d'information qui se trouvent sur les lieux de travail ou d'autres lieux qui sont soumis à leur contrôle, à condition que ces supports d'information :
- Contiennent des données sociales. Il s'agit de toutes les données nécessaires à l'application de la législation concernant le droit du travail et la sécurité sociale, tels les contrats de travail, relevés de prestations, règlement de travail, fiches de paie…
- Contiennent n'importe quelles autres données dont l'établissement, la tenue ou la conservation est prescrit par la législation [1] [2]
Lorsque l'employeur [3] est absent au moment du contrôle, les inspecteurs sociaux prennent les mesures nécessaires pour contacter l'employeur afin de se faire produire les supports d'information précités. Il s'agit toutefois d'une obligation de moyen, et non d'une obligation de résultat.
Exception : recherche
Si l'employeur n'est pas joignable ou s'il refuse de produire les supports d'information demandés, les inspecteurs sociaux peuvent procéder personnellement à la recherche et à l'examen de ces supports d'information [4]. Ils n'y sont autorisés que lorsque le danger existe qu'à l'occasion du contrôle, ces supports d'information ou les données qu'ils contiennent disparaissent ou soient modifiés, ou lorsque la santé ou la sécurité des travailleurs le requiert.
Ce peut par exemple être le cas lorsque le contrôle porte sur la durée du travail prestée par les travailleurs et que l'employeur refuse de produire le règlement de travail avec les horaires. Pour éviter qu'après le départ des inspecteurs, l'employeur ne change les horaires dans le règlement de travail ou y ajoute des horaires supplémentaires pour justifier la présence de certains travailleurs au moment du contrôle, l'inspection peut rechercher elle-même le règlement de travail.
Lorsque l'employeur s'oppose à la recherche ou à l'examen, un procès-verbal est établi pour obstacle à la surveillance.
Supports d'information contenant d'autres données (article 29 CPS)
Les inspecteurs sociaux peuvent également se faire produire tous les supports d'information qui contiennent n'importe quelles autres données, lorsqu'ils le jugent nécessaire à l'accomplissement de leur mission, et procéder à leur examen. Sont notamment visés les agendas, notes internes, e-mails, rapports…
Ils n'ont toutefois pas le droit de les rechercher personnellement si l'employeur refuse de les leur remettre.
Modalités d'exercice de ce pouvoir
Afin que les inspecteurs sociaux puissent examiner les supports d'information demandés et les données qui s'y trouvent d'une manière correcte, le législateur leur a conféré plusieurs pouvoirs supplémentaires indissociablement liés à la production des supports d'information. La plupart de ces pouvoirs ne valent que pour les données sociales et autres données légales (article 28 CPS) et pas pour les autres données (article 29 CPS), dans la mesure où ces données sont à traiter avec une extrême prudence.
Sous une forme lisible et intelligible (article 30 CPS)
Lorsque les données visées aux articles 28 et 29 CPS sont accessibles par un système informatique ou par tout autre appareil électronique, les inspecteurs sociaux ont le droit de se faire communiquer, dans la forme qu'ils demandent, les données enregistrées sur ces supports d'information sous une forme lisible et intelligible. Ils peuvent donc, par exemple, demander l'impression d'un document contenu sur un ordinateur.
Droit d'accès (article 31 CPS)
L'employeur doit assurer aux inspecteurs sociaux un droit d'accès par voie électronique au système informatique ou à tout autre appareil électronique et aux données qu'ils contiennent [5] [6]. Ainsi doit-il, par exemple, donner les mots de passe nécessaires à l'inspection ou lui attribuer les droits nécessaires pour consulter certains programmes.
L'inspection a également un droit d'accès physique à l'intérieur du boîtier du système informatique (par exemple, pour vérifier combien de disques durs l'ordinateur comporte), ainsi qu'un droit de téléchargement et/ou d'utilisation de ces données.
Ce droit d'accès vaut toutefois uniquement pour les supports d'information contenant des données sociales ou d'autres données prescrites par la loi (article 28 CPS).
Information sur l'exploitation du système informatique (article 32 CPS)
L'employeur est tenu de communiquer aux inspecteurs sociaux les dossiers d'analyse, de programmation, de gestion et d'exploitation du système informatique utilisé. Il ne suffit donc pas qu'il donne à l'inspection accès à un programme à l'intérieur duquel les inspecteurs ne pourront pas retrouver de données s'il ne leur explique pas comment il fonctionne.
Dans ce cadre également, ce pouvoir ne vaut que pour les données visées à l'article 28 CPS.
Intégrité des données (article 33 CPS)
Les inspecteurs sociaux peuvent vérifier, au moyen du système informatique ou par tout autre appareil électronique et avec l'assistance de l'employeur [7], la fiabilité des données et traitements informatiques, en exigeant la communication de documents spécialement établis en vue de présenter les données sous une forme lisible et intelligible. L'employeur devra donc décoder les fichiers verrouillés pour que les inspecteurs puissent les examiner correctement [8].
Copies (article 34 CPS)
L'inspection peut prendre des copies, sous n'importe quelle forme, de toutes les données visées aux articles 28 et 29 CPS ou se les faire fournir sans frais par l'employeur. Les inspecteurs sociaux demandent de préférence une copie électronique (version scannée ou autre).
Concernant les données accessibles par un système informatique, les inspecteurs sociaux peuvent, avec l'assistance de l'employeur [9], effectuer des copies, dans la forme qu'ils souhaitent, de tout ou partie desdites données, mais uniquement des données visées à l'article 28 CPS.
Saisie et mise sous scellés (article 35 CPS)
Les supports d'information visés à l'article 28 CPS peuvent être saisis [10] ou mis sous scellés par les inspecteurs sociaux [11]. A cet égard, il importe peu que l'employeur soit ou non propriétaire de ces supports.
Ils ne peuvent toutefois appliquer cette mesure que :
- Lorsque cela est nécessaire à la recherche, à l'examen ou à l'établissement de la preuve des infractions
- Ou lorsque le danger existe qu'avec ces supports d'information, les infractions persistent ou que de nouvelles infractions soient commises
Traduction (article 36 CPS)
Au besoin, les inspecteurs sociaux peuvent exiger une traduction en néerlandais, français ou allemand des données visées à l'article 28 CPS, si elles sont établies dans une autre langue qu'une des langues nationales. La Cour européenne a jugé qu'il fallait faire preuve de circonspection en cette matière. Un inspecteur social ne peut donc pas exiger de procéder à la traduction littérale de tous les documents qui pourraient s'avérer utiles.
[1] A cet égard, il importe peu que l'inspecteur social en question soit chargé de la surveillance du respect de la législation considérée. Ainsi, un inspecteur du Contrôle des lois sociales peut-il également se faire produire des documents de chômage.
[2] Le Roi peut, à titre informatif, dresser une liste contenant les données dont l'établissement, la tenue ou la conservation sont prescrits par la législation, et qui se trouvent sur des supports d'information dans les lieux de travail ou les autres lieux soumis au contrôle des inspecteurs sociaux ou qui sont accessibles à partir de ces lieux par un système informatique ou par tout autre appareil électronique et auquel les inspecteurs sociaux ont accès.
[3] Ou son préposé ou son mandataire.
[4] Cette mesure doit faire l'objet d'un constat écrit. Pour de plus amples informations à ce propos, nous vous renvoyons à la fiche “Code pénal social - 2. Les règles de procédure”, et plus précisément à la question : “A quel moment et selon quelles modalités faut-il dresser un constat écrit ?”.
[5] Ils peuvent exercer ce droit même lorsque le lieu de conservation des données se situe à l'étranger ou lorsque l'employeur n'est pas l'exploitant du système informatique sur lequel les données se trouvent, pour autant que les données soient accessibles par voie électronique depuis le lieu de travail (au sens large) situé en Belgique.
[6] Cette mesure doit faire l'objet d'un constat écrit. Pour de plus amples informations à ce propos, nous vous renvoyons à la fiche “Code pénal social - 2. Les règles de procédure”, et plus précisément à la question : “A quel moment et selon quelles modalités faut-il dresser un constat écrit ?”.
[7] A l'instar de l'inspecteur social, l'employeur a le devoir de garantir la confidentialité des données à caractère personnel.
[8] La loi ne précise pas s'il s'agit, en l'occurrence, des données visées aux articles 28 et 29 CPS ou uniquement des données visées à l'article 28 CPS. A défaut de précision, nous pouvons supposer que cette disposition s'applique à toutes les données.
[9] A l'instar de l'inspecteur social, l'employeur a le devoir de garantir la confidentialité des données à caractère personnel.
[10] Lorsque la saisie est matériellement impossible, les données sont copiées sur des supports appartenant à l'autorité.
[11] Cette mesure doit faire l'objet d'un constat écrit. Pour de plus amples informations à ce propos, nous vous renvoyons à la fiche “Code pénal social - 2. Les règles de procédure”, et plus précisément à la question : “A quel moment et selon quelles modalités faut-il dresser un constat écrit ?”.