Pourquoi faut-il établir une fiche fiscale ?

Quelles sont les obligations fiscales des débiteurs du précompte professionnel ?

En matière d’imposition directe (impôt sur les revenus), le SPF Finances publie annuellement dans le courant du mois de février, un avis informant les personnes intéressées que les instructions mises à jour concernant le traitement des fiches fiscales et des relevés récapitulatifs sont consultables sur le site web des Finances.

Ceci nous donne l’occasion de rappeler, en quelques paragraphes, les raisons d’être de cette importante obligation fiscale ainsi que ses conséquences pratiques.

Raison d’être de cette obligation

L'obligation d'établir des fiches individuelles et des relevés récapitulatifs est essentielle pour les employeurs et les débiteurs de certains revenus. Le Code des impôts sur les revenus dispose en effet que seront considérés comme des frais professionnels (et donc déductibles dans le chef de l’employeur ou du débiteur de précompte professionnel) les dépenses qui auront fait l’objet de l’établissement d’une fiche individuelle et d’un relevé récapitulatif dont le modèle est établi par le Roi [1].

Concrètement, il s’agit des trois catégories de frais professionnels suivants :

• commissions, courtages, honoraires, avantages de toute nature ;
• rémunérations, pensions, rentes ou allocations en tenant lieu, payés aux membres du personnel ;
• indemnités forfaitaires qui constituent le remboursement de frais (réels) propres l’employeur.

Qui doit remplir ces fiches et relevés ?

Le Code des impôts sur les revenus parle des "employeurs et autres débiteurs de revenus". Il s’agit des personnes redevables du précompte professionnel[2], c’est-à-dire :

1. les personnes, soumises à l’impôt des personnes physiques[3], qui, à titre de débiteur, dépositaire, mandataire ou intermédiaire, paient ou attribuent[4] en Belgique ou à l’étranger des rémunérations, pensions, rentes et allocations, de même que les non-résidents pour lesquels les rémunérations, pensions, rentes et allocations qu’ils paient ou attribuent en Belgique ou à l’étranger constituent des frais professionnels grevant des revenus professionnels imposables en Belgique ;
2. ceux qui emploient des personnes dont la rémunération est totalement ou principalement constituée par des pourboires ou pourcentages de service payés par la clientèle ;
3. les personnes qui, à quelque titre que ce soit, ou à défaut l’organisateur des représentations ou des épreuves, paient ou attribuent des revenus à un artiste ou un sportif non-résident à la suite de représentation ou d’épreuves organisées en Belgique ;
4. les mandataires d’une société civile ou une association sans personnalité juridique (partnerships) pour assurer leur représentation fiscale ;
5. les curateurs de faillite, les liquidateurs de sociétés ou de concordats judiciaires et toutes les personnes qui exercent des fonctions analogues qui sont tenus d’honorer des créances ayant le caractère de rémunération.

Délai d’envoi au Fisc

A l'exception de certaines fiches, notamment les fiches 281.40, 281.45 et 281.50 (pour lesquelles le délai est généralement prolongé à la fin du mois d’avril (281.40 et 281.45) où à la fin du mois de juin (281.50) de l'année qui suit celle des revenus), l’employeur ou le débiteur du précompte doit rentrer les fiches individuelles, sur support magnétique ou on Web (via Belcotax) à l'administration fiscale au plus tard à une date communiquée par l'administration fiscale (en général il s'agit du dernier jour du mois de février de l'année qui suit celle des revenus)

Sanctions en cas de non-respect de l’obligation fiscale

Une sanction est prévue lorsque l'employeur[5] a attribué des rémunérations à ses travailleurs mais n'a pas établi de fiches individuelles. Pour les sociétés constituées en personne morale, celles-ci verront les rémunérations non-déclarées taxées au taux des commissions secrètes.

Attention ! L'administration peut également se servir des données figurant sur les fiches individuelles et déclarations 274 afin d'effectuer certains contrôles. Il doit donc exister une concordance parfaite entre les fiches individuelles que l'administration fiscale a reçues de l'employeur et le relevé du précompte professionnel qui doit parvenir chaque mois au receveur des contributions (déclaration 274).

Que fait Securex pour vous ?

Si vous êtes affilié au Secrétariat Social Securex, celui-ci effectue entièrement les démarches vis-à-vis de l'administration fiscale sur la base des informations communiquées par vos soins. Vous recevrez également en temps voulu les fiches individuelles destinées à vos travailleurs.

Nous vous demandons toutefois de bien vouloir vérifier les montants figurant sur ces documents par rapport aux montants que vous avez réellement octroyés au cours de l’année à laquelle se rapporte la fiche fiscale. Si des discordances existent, nous vous prions de nous communiquer :

1. les rémunérations réellement payées
2. le montant des frais propres à l’employeur remboursés sur la base de pièces justificatives
3. le montant des frais propres remboursés sur une base forfaitaire
4. les avantages de toute nature octroyés durant l'année à laquelle se rapportent les fiches fiscales. Une attention toute particulière doit être accordée aux versements par la société des cotisations sociales dues par le dirigeant d’entreprise.

[1] Art. 57 CIR 92 qui renvoie aux art. 30 et s. AR ex. CIR 92.

[2] Il s’agit des personnes visées à l’article 270,1° à 4° et 6° CIR 92.

[3]  Ou encore soumis à l’impôt des sociétés ou des personnes morales.

[4] Comme mode libératoire d’une obligation, l’attribution se distingue du paiement en ce sens qu’elle nécessite une action volontaire supplémentaire du bénéficiaire pour obtenir paiement (ex. le chèque remis de main à la main).

[5] Ou tout autre redevable de précompte professionnel.