Respect des délais
Délai de prescription
La direction ne peut plus infliger d'amende administrative 5 ans après les faits.
Ce délai est toutefois interrompu par les actes d'instruction ou de poursuites. Si ces actes sont posés, ils font courir un nouveau délai de 5 ans, y compris à l'égard des personnes qui n'y sont pas impliquées.
Délai de présentation des moyens de défense
La direction ne peut infliger d'amende administrative avant l'échéance du délai de 30 jours au cours duquel l'employeur peut présenter ses moyens de défense ou avant la défense écrite ou orale, lorsque celle-ci est présentée avant la fin du délai précité.
Délai raisonnable
La direction doit prendre sa décision dans un délai raisonnable. La durée du délai raisonnable varie d'une affaire à l'autre. Les dossiers complexes demandent plus de temps que les dossiers simples. S'il est difficile d'identifier le contrevenant, l'affaire durera plus longtemps. Si l'employeur refuse de collaborer, l'affaire traînera en longueur…
Si le délai raisonnable est dépassé, la direction peut se limiter à une simple déclaration de culpabilité ou infliger une amende administrative inférieure au minimum prévu par la loi. Il n'y est cependant pas obligé : s'il l'estime nécessaire, il peut infliger l'amende administrative normale.
Motivation
La décision d'infliger une amende administrative doit être motivée. Elle contient, entre autres, les considérations de droit et de fait qui sous-tendent la décision pour, d'une part, répondre aux moyens de défense présentés et, d'autre part, motiver le montant de l'amende administrative.
La décision doit, en outre, comprendre les éléments suivants :
- Les dispositions qui lui servent de base légale
- Les références du procès-verbal constatant l'infraction et relatant les faits à propos desquels la procédure a été entamée
- La date de l'invitation à présenter des moyens de défense
- Le montant de l'amende administrative
- Le délai et le mode de paiement de l'amende
- La mention qu'il est possible de former un recours contre la décision
Notification de la décision
La décision est notifiée à l'employeur par lettre recommandée à la poste, en même temps qu'une invitation à acquitter l'amende. La notification éteint l'action publique.
Si l'employeur ne va pas retirer la lettre recommandée à la poste, la Direction des Amendes administratives peut lui envoyer, à titre informatif, une copie de la décision par pli ordinaire.