L'employeur doit être informé expressément de cette possibilité. A cet effet, une lettre recommandée l'invitant à présenter ses moyens de défense lui est adressée.
Mentions obligatoires
Cette lettre contient les informations suivantes :
- Les références du procès-verbal qui constate l'infraction et relate les faits à propos desquels la procédure est entamée
- Le droit pour le contrevenant d'exposer ses moyens de défense par écrit ou oralement dans un délai de 30 jours à compter du jour de la notification[1]
- Le droit de se faire assister d'un conseil
- L'adresse de l'administration compétente où le contrevenant peut consulter son dossier ainsi que les heures d'ouverture au cours desquelles il est en droit de le consulter
- Le droit pour le contrevenant ou pour son conseil d'obtenir une copie du dossier
- Les adresses et heures d'ouverture des bureaux régionaux des administrations chargées de la surveillance de la législation concernée en vue de la présentation des moyens de défense
- Les adresses postale et électronique de l'administration compétente ainsi que ses heures d'ouverture en vue de la présentation des moyens de défense
Si le contrevenant ne va pas retirer la lettre recommandée à la poste dans le délai requis, l'administration compétente peut encore lui envoyer, par pli ordinaire et à titre informatif, une seconde invitation à présenter ses moyens de défense. Cette seconde invitation ne fait cependant pas courir un nouveau délai de 30 jours.
Présentation des moyens de défense
Les moyens de défense peuvent être présentés par écrit (y compris par courrier électronique) ou oralement.
Lorsque les moyens de défense sont présentés oralement, ils peuvent l'être soit auprès de l'administration compétente (la Direction des Amendes administratives de Bruxelles), soit auprès des bureaux régionaux. Ces derniers les transmettent alors sans délai à l'administration compétente.
Consultation du dossier
L'employeur ou son conseil peut à tout moment consulter le dossier relatif aux infractions pouvant donner lieu à l'application de l'amende administrative. Il peut également en prendre une copie, mais les frais des copies sont à sa charge.
[1] Il s'agit du jour où la lettre recommandée a été présentée par les services de la poste à la personne du destinataire ou à son domicile ou au siège social.