Loi sur la recherche privée : votre règlement interne devra être prêt pour le 16 décembre 2026

Pourquoi devez-vous déjà vous pencher sur la recherche privée ?

La loi sur la recherche privée ne concerne pas uniquement les détectives privés externes. Certaines enquêtes internes menées pour votre compte peuvent également relever de cette réglementation. C’est notamment le cas lorsque vous recherchez des informations sur un travailleur ou sur des faits qui lui sont imputables, afin de protéger vos intérêts dans le cadre d’un conflit existant ou potentiel.

Vous pouvez être concerné lorsque vous enquêtez, par exemple, sur :

• Un vol ou une fraude interne
• Une divulgation d’informations confidentielles à un concurrent
• Une utilisation abusive de ressources ou de matériel de l’entreprise
• Une violation grave de procédures internes

Toute activité de contrôle ne constitue toutefois pas automatiquement une recherche privée. La loi exclut notamment certains audits qui ne recueillent pas d’informations sur des personnes pour établir des faits indésirables, ainsi que certaines activités liées à des obligations légales ou à la cybersécurité. Vous devez donc examiner vos pratiques au cas par cas.

En savoir plus : « Recherche privée dans les relations de travail : que prévoit la loi ? »

Pourquoi le règlement interne est-il indispensable ?

Lorsque la personne concernée par l’enquête est votre travailleur, un enquêteur privé ne peut accepter la mission que si l’autorisation de mener la recherche et ses modalités sont prévues de manière explicite et transparente dans un règlement.

Cette exigence ne concerne pas uniquement le recours à un prestataire externe. Cette obligation vaut également lorsque votre service du personnel mène lui-même une recherche privée dans le cadre d’une enquête d’incident concernant un ou plusieurs de vos travailleurs. Ses membres bénéficient alors d’une dispense d’autorisation et de carte d’identification, mais ils restent soumis aux autres règles de la loi.

Le règlement n’est donc pas une simple formalité administrative. .kl un prestataire ne pourra plus accepter certaines missions de recherche privée concernant vos travailleurs si votre règlement ne prévoit pas clairement ce type de recherche. Les éléments recueillis pourraient alors être écartés et ne pas pouvoir appuyer une sanction ou un licenciement.

Que doit prévoir votre règlement interne ?

La loi n’impose pas un modèle unique. Votre règlement doit toutefois être suffisamment concret et transparent pour permettre à vos travailleurs de comprendre dans quelles situations une enquête peut être menée et avec quelles limites.

Prévoyez notamment :

• Les situations visées : vol, fraude, fuite d’informations, détournement de ressources ou violation grave des procédures
• Les méthodes autorisées et les limites à respecter pour chaque type d’enquête
• Les personnes habilitées à décider, réaliser ou suivre une enquête
• Les conditions de recours à un enquêteur externe ou à votre service du personnel
• Les droits et garanties du travailleur concerné, notamment en matière d’information, d’entretien et de traitement de ses données
• Les règles de conservation et d’accès aux rapports, pièces et informations recueillies

Votre règlement doit également rester cohérent avec vos politiques existantes en matière de RGPD, d’utilisation des e-mails et d’Internet, de caméras, de confidentialité et de sécurité informatique. Vérifiez aussi son articulation avec vos procédures disciplinaires.

Quels garde-fous devez-vous intégrer ?

Votre règlement interne ne vous donne pas un droit général de surveillance. Vous devez pouvoir démontrer un intérêt légitime à l’enquête et établir un lien entre cet intérêt, l’objectif de la mission et les informations recherchées.

Vous devez également limiter vos recherches à des moyens adéquats, pertinents et proportionnés. La loi interdit notamment de recueillir ou de communiquer des informations relatives aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, à l’affiliation syndicale, à la santé, à l’orientation sexuelle ou à l’origine raciale ou ethnique.

La loi encadre aussi plusieurs méthodes d’enquête :

• L’observation d’une même personne est limitée à une durée inférieure à quatre jours, soit 96 heures, consécutifs ou non, sur un mois pour une même finalité
• Le suivi des déplacements au moyen d’un dispositif est interdit, sauf consentement préalable et sous réserve des autres règles applicables
• L’entretien nécessite notamment le consentement de la personne interrogée et une information préalable sur la raison de l’entretien, son objectif et ses droits
• Les données non accessibles au public ne peuvent pas être consultées sans les autorisations nécessaires
• Les informations obtenues illégalement ne peuvent pas être utilisées dans l’enquête

Comment vous préparer sans attendre un incident ?

Vous pouvez commencer par un état des lieux de vos pratiques actuelles. Identifiez les personnes qui mènent des enquêtes, les outils utilisés, les prestataires auxquels vous faites appel et les rapports ou données que vous conservez.

Vérifiez ensuite les points suivants :

• Vos pratiques actuelles : enquêtes RH, contrôles informatiques, consultation d’images de caméra et recherches menées par des managers
• Vos politiques existantes : règlement de travail, politique e-mail et Internet, politique caméra, règles de confidentialité et procédures disciplinaires
• Vos prestataires externes : une entreprise de recherche privée doit disposer de l’autorisation requise et vous ne pouvez pas recourir aux services d’une entreprise non autorisée
• Votre procédure interne : faits à vérifier, intérêt légitime, personnes habilitées, méthodes possibles, données accessibles, durée de conservation et personnes pouvant consulter le dossier

Que fait Securex pour vous ?

Securex met à votre disposition un modèle de règlement interne destiné à vous aider à structurer vos pratiques d’enquête et à tenir compte des droits et de la vie privée de vos travailleurs.

Pour tout complément d'information ou pour toute question supplémentaire, n'hésitez pas à contacter votre Legal Advisor par e-mail à l'adresse myHR@securex.be.

Entrée en vigueur ?

Il s’agit d’une loi définitive. La loi du 18 mai 2024 a été publiée au Moniteur belge le 6 décembre 2024 et est entrée en vigueur le 16 décembre 2024.

Vous devez donc disposer de votre règlement interne au plus tard le 16 décembre 2026 si vous souhaitez continuer à faire mener des recherches privées concernant vos travailleurs dans ce cadre.

Source

• Loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée