Recherche privée dans les relations de travail : que prévoit la loi ?

Que faut-il entendre par activité de recherche privée ?

Une activité de recherche privée est une activité qui répond aux conditions suivantes :

• L'activité est exercée par une personne physique sur mission d'un mandant
• L’activité consiste à collecter des renseignements obtenus par le traitement d'informations relatives à des personnes physiques ou morales ou concernant les circonstances précises des faits qu’elles ont commis
• Les résultats sont utilisés pour préserver les intérêts du mandant dans un conflit potentiel ou existant

En tant qu’employeur, cela comprend vos enquêtes internes telles quel le vol, la fraude. Toutefois, les enquêtes menées dans le cadre des obligations légales ne relèvent pas du champ d’application de la loi (ex. la recherche indépendante du conseiller en prévention dans le cadre de la législation sur la protection contre la violence et le harcèlement moral ou sexuel au travail ou les activités d’enquête dans le cadre de la réglementation en matière de lanceurs d’alerte).

Par ailleurs, il faut être attentif aux éléments suivants :

• Le mandataire peut uniquement accepter une mission si le mandant a des intérêts légitimes aux résultats de la recherche privée
• Certains domaines d’enquête sont explicitement interdits (idées politiques, convictions religieuses, orientation sexuelles, données sur la santé, etc.)
• Certaines activités de recherche ne sont pas considérées comme telles (ex. les activités professionnelles de notaire, avocat, journaliste, etc.)

Bon à savoir 

Dans le cadre d’un recrutement, une simple prise de contact du service du personnel avec d'anciens employeurs ou auprès de personnes de référence communiquées par un candidat ne constitue pas une activité de recherche privée.

Quels sont les acteurs autorisés à effectuer des recherches privées ?

Les activités de recherche privée peuvent uniquement être réalisées par :

• Les entreprises qui exercent des activités de recherche privée pour des tiers
• Les services internes

Entreprise de recherche privée

Il s’agit d’un prestataire de service externe. Elles offrent à des tiers, ou exercent pour des tiers, des activités de recherche privée.

Exemple 

Cabinets d’enquêteurs privés, entreprises spécialisées dans les enquêtes d’assurance, entreprises de sécurité qui offre des services d’enquêtes.

Les entreprises de recherche privée sont soumises à plusieurs obligations :

• Elles doivent obtenir une autorisation spécifique du ministre de l’Intérieur pour exercer légalement
• Elles doivent respecter des conditions strictes concernant leur structure, leur organisation et leurs méthodes de travail
• Elles ne peuvent employer que des personnes qui disposent des qualifications et autorisations requises pour exercer la fonction d’enquêteur privé

Service interne

Le service interne de recherche privée désigne un service :

• Qui effectue des activités de recherche pour le compte de ses propres besoins
• Qui organise les activités de recherche de manière structurelle, ce qui signifie que l’activité figure parmi les tâches d’au moins un collaborateur

Ces services doivent également être autorisés, mais bénéficient d'un régime adapté (procédure d’autorisation simplifiée, exigences de qualification adaptées, obligations administratives réduites, etc.)

Remarque

En tant qu’employeur, les membres de votre service du personnel qui, dans le cadre d'une enquête d'incidents, exercent des activités de recherche à charge de vos travailleurs pour vos besoins propres doivent respecter la loi, mais sont exemptés des obligations en matière d'autorisation et de carte d'identification.

Quelles sont les étapes d’une enquête privée ?

De manière générale, une enquête privée doit être menée selon une méthodologie rigoureuse.

Document de mission d’enquête

Toute mission doit faire l’objet, avant l’entame de son exécution, d’un document écrit de mission d’enquête en deux exemplaires et signés par le mandant et le mandataire. Ce document comporte :

• L’identité du mandat
• L’identité du mandataire
• Une description précise de la mission
• Une description précise et explicite des objectifs légitimes du mandant
• La durée présumée de la mission
• Le fait que le mandat est informé, par le mandataire, du contenu de la loi du 18 mai 2024
• Lorsque l’enquête concerne un de vos travailleurs, il faut faire référence aux dispositions du règlement relatif à l’autorisation d’effectuer la recherche privée et aux modalités d’enquête
• Lieu, date et signature

Collecte d’informations

L'enquêteur privé ne peut poser d'autres actes que ceux qui découlent des droits dont dispose toute personne. De plus, il ne peut pas poser d'actes ou utiliser de moyens, méthodes, procédures ou mesures de contrainte régis légalement, pour les membres des services de police, les services de sécurité et de renseignement, les autorités judiciaires, etc.

Dans le cadre de sa recherche d’informations, l’enquêteur doit veiller à limiter au maximum tout ingérence dans la vie privée de la personne qui fait l’objet de l’enquête.

Par ailleurs, certains actes sont soumis à une information et/ou au consentement préalable de la personne qui fait l’objet de l’enquête (ex. les interviews).

Dossier d’enquête

Une fois qu’il a récolté les informations nécessaires, l’enquête doit établir un dossier d’enquête qui comporte :

• Les pièces visées et autres documents qui ont été établis ou obtenus dans le cadre de l'enquête
• Un aperçu chronologique des actes de recherche privée accomplis
• Les méthodes et moyens utilisés, ainsi que la justification
• Les noms des enquêteurs privés qui ont exécuté la recherche privée et des notes qu'ils ont prises

Rapport d’enquête

Au plus tard un mois après le dernier acte d’enquête, un rapport écrit est transmis par le mandataire au mandant.

Ce rapport d’enquête mentionne notamment :

• La date de début et de fin de l’enquête
• Les actes d’enquête réalisés ainsi que les lieux et les moments où ils ont été réalisés
• Les conclusions de la recherche privée et les pièces qui les étayent

Quid au niveau des enquêtes privées de vos travailleurs ?

Etablissement d’un règlement interne

Si vous souhaitez entamer des activités de recherche privée à l’égard de vos travailleurs, vous devez impérativement obtenir l'autorisation de mener ces recherches et définir les modalités concrètes de l'enquête de manière explicite et transparente dans un « règlement ».

Ce règlement doit être :

• Elaboré en concertation avec les travailleurs ou leurs représentants
• Mis en place avant le 16 décembre 2026.

En tant qu’employeur, n’hésitez pas à contacter votre Legal Advisor Securex afin d’obtenir un modèle de policy qui répond aux exigences légales.

Appel au service interne de recherche privée ou une entreprise de recherche privée

Si, en tant qu’employeur, vous faites appel à votre service interne ou à une entreprise de recherche privée, les recherches s’effectueront sur base des étapes présentées plus haut.

Appel à votre service du personnel

Si vous faites appel à votre service du personnel, deux situations peuvent se présenter.

Activités structurelles de recherche privée

Si votre service du personnel mène, de manière régulière et organisée, des activités de recherche privée sur vos travailleurs, il est alors assimilé à un service interne de recherche privée. Il doit dès lors disposer :

• D’une autorisation officielle, et
• D’une carte d’identification, toutes deux délivrées par le ministre de l’Intérieur

Enquête ponctuelle liée à un incident

Si les activités de recherche sont menées, de manière structurelle, dans le cadre d’une enquête spécifique liée à un incident impliquant un ou plusieurs de vos travailleurs (ex. suspicion de vol interne), votre service du personnel n’est pas tenu d’obtenir l’autorisation et la carte précitées

Dans les deux cas, ces activités doivent être menées conformément aux règles mentionnées dans la question précédente, sauf exceptions prévues par la réglementation (voir remarque ci-dessous).

Par conséquent, en cas d’enquête privée menée par votre service du personnel, il faut être attentif aux éléments suivants :

• Vos travailleurs doivent avoir été informés au préalable des possibilités d’enquêtes privées via un règlement interne
• Votre travailleur chargé de mener l’enquête (membre du service du personnel) est autorisé à accomplir des actes d’enquête légitimes (ex. L’audition d’autres travailleurs ou l’analyse d’enregistrements vidéo sur le lieu de travail en cas de suspicion de vol ou d’infraction) et doit constituer un dossier d’enquête.
• Un rapport détaillé d’enquête doit vous être remis par le mandataire

Remarque

Votre travailleur (membre du service du personnel) en charge de l’enquête n’a pas l’obligation de rédiger un document de mission d’enquête. En revanche, il doit tenir à jour un registre des missions reprenant votre nom en tant que mandant, une description de la mission confiée mais aussi la date de début et celle de fin de mission. Ce registre doit être conservé pendant cinq ans.

Que fait Securex pour vous ?

Pour tout complément d’information sur les activités de recherche privée, n’hésitez pas à contacter votre Legal Advisor via : consultinglegal@securex.be.

Par ailleurs, un règlement interne en matière de recherche privée doit être mis en place pour 16 décembre 2026. Une fois ce délai dépassé, les employeurs qui n’ont pas mis en place de règlement ne seront plus autorisés à faire appel à des enquêteurs privés. Ces derniers devront alors décliner toute demande formulée par l'employeur.

Pour vous accompagner dans cette transition, nous mettons à votre disposition un modèle de règlement interne conforme aux nouvelles exigences légales. Ce document, élaboré par nos experts juridiques, vous permettra de structurer vos activités d'enquête tout en préservant les droits et la vie privée de vos collaborateurs.

Source

• Loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée