Principe
Votre travailleur possède une voiture de société électrique (ou hybride) et il recharge celle-ci à son domicile ? Sous certaines conditions, le remboursement des frais de recharge à domicile par l’employeur fait partie de l’avantage de toute nature (atn) évalué forfaitairement pour la mise à disposition du véhicule de société électrique. Autrement dit, ce remboursement ne génère pas d’atn supplémentaire.
Pour plus d’infos : "Qu’en est-il si l’employeur rembourse les frais d’électricité du travailleur ?"
Jusqu’à présent, le fisc a toujours soutenu que le remboursement de l’électricité par l’employeur devait s’effectuer sur la base des frais d’électricité réels du travailleur. A cet égard, tous les moyens de preuve du droit commun sont admis, à l’exception du serment. Un remboursements forfaitaires, par exemple un montant fixe par kWh, n’est en principe pas accepté par l’administration fiscale.
Cela s’explique, notamment, par la difficulté d’établir un taux forfaitaire unique pour l’ensemble du territoire, les tarifs de distribution et les frais de transmission, entre autres, variant d’un gestionnaire de réseau à l’autre.
En pratique : Une condition difficile à respecter
En pratique, le respect de cette condition engendre toutefois une charge administrative importante pour vous en tant qu’employeur car elle implique de calculer le coût réel pour chaque travailleur concerné.
D’autant plus que plusieurs facteurs vont influencer le coût de l’électricité. Ce dernier dépend notamment du fournisseur d’énergie et du type de contrat d’énergie.
Par ailleurs, il existe différentes possibilités de chargement : une wallbox avec prise, une borne de chargement rapide etc. Chacune de ces solutions donne généralement lieu à un coût par kWh différent. Enfin, la présente de panneaux solaires peut aussi impacter le prix de l’électricité.
C’est pour cette raison que de nombreux employeurs dérogent à la règle en effectuant un remboursement forfaitaire. Pour se faire, ils se basent bien souvent sur le coût moyen de 1 kWh d’électricité tel que publié sur le site web de la CREG (la commission de régulation du gaz et de l’électricité).
En cas de contrôle, ces employeurs risquent toutefois une requalification du remboursement des frais d’électricité pour les déplacements privés (domicile-lieu de travail et purement privés) en avantage de toute nature imposable.
Nouveau : Le fisc accepte un tarif CREG spécifique
Dans le cadre d’une question parlementaire qui lui était posée, le ministre des Finances, Vincent Van Peteghem, a tenu à rassurer les employeurs concernés. Il a ainsi indiqué qu’il comprenait les préoccupations des employeurs concernant le remboursement des frais d’électricité. Il a en outre reconnu que les techniques actuelles ne permettaient pas toujours de mesurer précisément et facilement la consommation réelle d’électricité des travailleurs.
C’est pourquoi, afin ne pas décourager le verdissement du parc automobile, il autorise temporairement les entreprises à utiliser le prix moyen de l’électricité pour rembourser les frais de recharge à domicile.
En effet, en attendant que les évolutions technologiques permettent de mesurer avec précision la consommation réelle d’électricité, le fisc acceptera l’utilisation d’un tarif CREG spécifique.
Cependant, le montant de ce forfait ainsi que la période pour laquelle il serait accepté devaient encore faire l’objet d’une circulaire. C’est chose faite ! la circulaire annoncée par le fisc a entretemps été publiée. Elle est entrée en vigueur le 1er janvier 2025.
Quel forfait pouvez-vous utiliser ?
La nouvelle circulaire prévoit la possibilité pour vous, en tant qu’employeur, de rembourser les frais de recharge sur base d’un tarif fixe par kilowattheure (kWh). Il en va d’un tarif maximal qui correspond au coût moyen de l’électricité tel que publié sur le site web de la CREG (la commission de régulation du gaz et de l’électricité).
Tarifs par région à partir du 1er Janvier 2025
Chaque mois, la CREG détermine et publie le tarif applicable à chaque région.
Pour ce faire, la CREG se base sur le prix commercial moyen de l’électricité tout compris sur le marché de détail pour les clients résidentiels disposant d’un compteur numérique et d’un véhicule électrique avec une consommation de 8000 kWh/an et un pic mensuel moyen de 7,36 kW.
Ces tarifs représentent la base de calcul du montant forfaitaire maximal par kWh qui est ensuite déterminé et publié chaque trimestre par l’Administration fiscale. Vous pouvez ainsi appliquer le taux spécifique à la région de résidence de votre travailleur.
Pour le premier trimestre 2025, les taux maximaux sont les suivants :
- En Région flamande : 28,22 centimes d'euro /kWh
- En Région de Bruxelles-Capitale : 32,94 centimes d'euro /kWh
- En Région wallonne : 32,56 centimes d'euro /kWh
Pour le deuxième trimestre 2025, les taux maximaux sont les suivants :
- En Région flamande : 31,94 centimes d'euro /kWh
- En Région de Bruxelles-Capitale : 35,85 centimes d'euro /kWh
- En Région wallonne : 36,17 centimes d'euro /kWh
Ces tarifs constituent les montants maximaux que vous pouvez appliquer. En tant qu’employeur, vous êtes libre d’octroyer un montant inférieur. Veillez toutefois à vérifier ce qui est prévu dans votre secteur.
Vous avez également la possibilité d’utiliser un tarif sans tenir compte du lieu de résidence du travailleur concerné. Ce tarif ne peut toutefois pas excéder le tarif le plus bas qui est d’application dans l’une des régions pour le trimestre en question. Vous serez en outre tenus par ce choix pour l’ensemble de l’année civile.
Et pour les travailleurs frontaliers ?
Le SPF Finances s’est récemment positionné sur la question du remboursement des coûts de recharge à domicile des travailleurs frontaliers. La particularité de ces travailleurs réside dans le fait qu’ils ont leur résidence effective à l'étranger mais ont leur lieu de travail effectif en Belgique.
Concrètement, lorsque vos travailleurs frontaliers rechargent leur voiture à domicile (en dehors des frontières belges), trois possibilités s’offrent à vous :
- Soit vous remboursez ces frais de recharge sur base de leur valeur réelle
- Soit vous appliquez le tarif fixe maximal par kWh sur une base trimestrielle. Vous devez alors tenir compte de la région (Région flamande ou Région wallonne) qui est la plus proche de la résidence effective du travailleur à l'étranger.
- Soit vous remboursez l'électricité consommée sans tenir compte du domicile de votre travailleur. Dans ce cas, comme pour les autres travailleurs, le tarif fixe maximal par kWh correspond au tarif le plus bas en vigueur dans l'une des régions pour le trimestre concerné.
Quel est le champs d’application de la circulaire ?
La nouvelle circulaire reprend les lignes directrices du remboursement forfaitaire des frais de recharge à domicile des voitures de société électriques (ou hybrides rechargeables).
Elle a pour objectif de faciliter le remboursement forfaitaire pour les entreprises sur le plan administratif. Cette circulaire s’applique tant aux travailleurs salariés qu’aux dirigeants d’entreprise.
Mesure temporaire
Bien que le principe demeure que le remboursement doit s’effectuer sur la base des frais d’électricité réels. La circulaire vient confirmer la flexibilité de l’administration fiscale. Celle-ci n’est toutefois que temporaire.
Il semblerait en effet que des solutions technologiques soient en cours de développement qui permettront bientôt de mesurer avec précision l’électricité consommée par un travailleur, et par conséquent le montant des frais réels à rembourser.
Cette mesure sera uniquement applicable aux frais d’électricité encourus entre le 1er janvier et le 31 décembre 2025, peu importe qu’ils soient remboursés après le 31 décembre 2025. Une prolongation de la mesure n’est toutefois pas à exclure.
Par conséquent, durant cette période, vous n’êtes plus tenu de calculer le coût réel de la recharge pour chaque travailleur.
Uniquement valable en cas de remboursement
La nouvelle circulaire traite uniquement des remboursements des frais de recharge à domicile des voitures de société électriques. La notion de « remboursement » implique que le contrat d’électricité soit au nom de votre travailleur ou dirigeant d’entreprises. Vous remboursez alors les frais d’électricité qu’il a exposé.
Dans l’hypothèse où vous prendriez directement en charge ces frais d’électricité, il ne s’agirait pas d’un remboursement mais bien d’une fourniture d’électricité. Par conséquent, vous ne pourriez pas appliquer le remboursement forfaitaire prévu par la circulaire.
Tel sera notamment le cas lorsque :
- Vous mettez une carte de recharge à disposition de votre collaborateur
- Vous mettez une borne de recharge à disposition du collaborateur sur son lieu de travail
- Vous faites installer un compteur d’électricité supplémentaire au domicile de votre collaborateur pour recharger sa voiture de société et concluez un contrat d’énergie distinct avec un fournisseur d’énergie.
Des frais de recharge à domicile
La circulaire précise en outre que le remboursement doit concerner les frais de recharge au domicile du travailleur.
Prenons l’exemple du collaborateur qui recharge sa voiture de société à une borne de recharge publique. Il ne dispose pas d’une carte de recharge de l’employeur, mais il paie l’électricité lui-même. Dans ce cas, le remboursement par l’employeur des frais d’électricité ainsi exposés devra se faire sur base des frais réels. En effet, cette situation n’entre pas dans le champs d’application de la circulaire.
Pour la voiture de société
Enfin, la mesure vise uniquement le remboursement des frais d’électricité de la voiture de société que vous mettez à disposition de votre collaborateur.
Autrement dit, si votre travailleur recharge son véhicule électrique privé à son domicile, via son propre réseau électrique, et que vous souhaitez intervenir dans ses frais, vous devrez également le faire sur base des frais réels.
Pour ce faire, la consommation d’électricité devra être scindée en trois catégories : les déplacements professionnels, les déplacements domicile-lieu de travail et les déplacements privés.
Une condition supplémentaire : un système de communication spécifique
Enfin, le remboursement par l’employeur des frais d’électricité reste soumis à certaines conditions.
En effet, ce remboursement doit être prévu dans la car policy et ne peut porter que sur les frais de recharge de la voiture de société électrique que vous avez fournie.
Il importe par conséquent que vous soyez en mesure d’individualiser ces frais, grâce à un système de communication spécifique ou via tout autre système de communication pour autant qu’il soit vérifiable. A titre d’exemple, une communication effectuée de manière indirecte, par le biais de la société de leasing ou d’un opérateur de bornes de recharge, serait acceptée.
A cet égard, la circulaire ajoute une condition supplémentaire : Tout système acheté, loué ou pris en leasing à partir du 1er janvier 2025 devra être équipé d’une mesure en kWh respectant des conditions minimales de précision.
Qu’en est-il des remboursements forfaitaires effectués avant le 1er janvier 2025 ?
Vous avez effectué des remboursements forfaitaires d’électricité avant le 1er janvier 2025 ? Pas de panique ! L’administration fiscale a fait savoir qu’elle ferait preuve de souplesse en cas de contrôle, lorsque ces remboursements ont été effectués de bonne foi en ayant eu recours au tableau de bord de la CREG.