Etablir un règlement de travail suppose le respect d'une procédure qui diverge quelque peu selon que l'entreprise a ou n'a pas de conseil d'entreprise.
Procédure en l'absence de conseil d'entreprise
S'il n'y a pas de conseil d'entreprise, les étapes de cette procédure sont les suivantes:
- L'employeur établit le projet de règlement de travail et le porte à la connaissance des travailleurs par voie d'affichage. Il en donne copie à tout travailleur qui en fait la demande.
- Durant quinze jours à partir du jour de l'affichage, l'employeur tient à la disposition des travailleurs un registre
- Les travailleurs peuvent y consigner leurs observations, soit individuellement, soit à l'intervention d'une délégation du personnel, soit à l'intervention de la délégation syndicale.
- Les travailleurs ou leurs délégués peuvent également adresser leurs observations au fonctionnaire du Contrôle des lois sociales par écrit dûment signé. Le fonctionnaire est tenu de garantir l'anonymat.
- Passé ce délai, l'employeur adresse le projet de règlement et le registre d'observations au fonctionnaire du Contrôle des lois sociales.
- Si le registre ne contient aucune observation et si aucune observation n'a été faite directement au fonctionnaire, le projet de règlement de travail entre en vigueur le quinzième jour suivant celui de l'affichage.
- Des observations ont-elles été communiquées au fonctionnaire ou le registre contient-il des observations des travailleurs?
- Le fonctionnaire les communiquera alors dans les quatre jours à l'employeur. Celui-ci doit ensuite communiquer les observations à ses travailleurs par voie d'affichage.
- Dans un délai de trente jours, le fonctionnaire tente de concilier les points de vue divergents.
- Si la conciliation réussit, le règlement de travail entre en vigueur le huitième jour suivant la conciliation.
- Si la conciliation ne réussit pas, le fonctionnaire en informe d'office la commission paritaire (CP) en transmettant copie du procès-verbal de non-conciliation. Après une dernière tentative de conciliation, la CP tranchera. Une décision valide nécessite au moins 75 % des voix des représentants des employeurs et des travailleurs au sein du CP.
- La décision de la CP est notifiée dans les huit jours de son prononcé à vous en tant qu'employeur.
- Le règlement de travail, éventuellement modifié suite à une décision de la commission paritaire, entre en vigueur quinze jours après la date de la décision, à moins qu'une autre date n'ait été fixée pour l'entrée en vigueur.
Procédure en cas de conseil d'entreprise
S'il existe un conseil d'entreprise, il convient de suivre les étapes suivantes:
- L'élaboration du projet de règlement de travail est de la compétence du conseil d'entreprise.
- Les membres du conseil d'entreprise ont le droit de proposer au conseil d'entreprise des projets de règlement.
- En tant qu'employeur, vous devez communiquer ces projets de règlement à chacun des membres du conseil. En même temps, vous devez communiquer ces projets aux travailleurs par affichage en un endroit apparent et accessible au sein de l'entreprise.
- Le président inscrit les projets à l'ordre du jour du conseil d'entreprise. Le conseil d’entreprise se réunit au plus tôt quinze jours et au plus tard trente jours après le jour de l'affichage.
- Le conseil d'entreprise parvient-il à un accord sur le contenu du règlement de travail ?
- Le nouveau règlement du travail entre alors en vigueur quinze jours après la date de l'accord ou de la décision, à moins qu'une autre date n'ait été fixée pour l'entrée en vigueur.
- Le conseil d'entreprise ne parvient-il pas à un accord ?
- Le président doit alors en informerà le fonctionnaire du Contrôle des lois sociales au plus tard quinze jours après le jour de la réunion du conseil d'entreprise au cours de laquelle le désaccord a été définitivement constaté.
- Le fonctionnaire tente, dans un délai de trente jours, de concilier les points de vue divergents.
- Si la conciliation ne réussit pas, le différend est porté par le président du conseil d'entreprise devant la commission paritaire (CP) compétente dans les quinze jours du procès-verbal de non-conciliation. Au cours de sa plus prochaine réunion, la CP tente de concilier les parties.Si elle n’y parvient pas, le différend est tranché par la CP. Une décision valide nécessite au moins 75 % des voix des représentants des employeurs et des travailleurs au sein du CP.
- La décision de la CP est notifiée dans les huit jours de son prononcé à l'employeur et à chacun des membres du conseil d'entreprise.
- Le règlement de travail éventuellement modifié suite à une décision de la CP entre en vigueur quinze jours après la date de la décision, à moins qu'une autre date n'ait été fixée pour l'entrée en vigueur.
En cas de désaccord : un assouplissement ciblé dans certains cas
En cas de désaccord persistant dans le cadre de l’établissement ou de la modification du règlement de travail, le différend est, après épuisement des étapes de concertation et de conciliation prévues par la loi, porté devant la commission paritaire compétente. Dans le régime ordinaire, tel que rappelé ci-dessus, la décision de la commission paritaire n’est valable que si elle recueille au moins 75 % des suffrages exprimés par chacune des parties.
Depuis le 1er juin 2026, la loi prévoit toutefois un assouplissement ciblé de la procédure de décision au sein de la commission paritaire dans certaines hypothèses déterminées. Tel est le cas lorsque le projet de modification du règlement de travail porte sur :
-
l’extension du cadre fixé de la durée normale de travail ;
-
l’introduction d’un horaire de travail se situant en dehors de ce cadre ;
-
l’introduction d’un nouvel horaire, lorsque le règlement de travail existant ne fixe pas de cadre de la durée normale de travail.
Dans ces situations, la décision de la commission paritaire est valable si elle recueille les suffrages d’au moins tous les représentants présents d’une organisation représentative des employeurs et d’au moins tous les représentants présents d’une organisation représentative des travailleurs. En pratique, cela signifie qu’une seule organisation représentative de chaque côté peut suffire, pour autant que tous ses représentants présents votent en faveur de la décision.
Cet assouplissement reste toutefois strictement limité aux cas précités. Il ne s’applique pas à l’ensemble des différends relatifs au règlement de travail. Pour les autres litiges concernant un projet de règlement de travail ou une modification de celui-ci, le régime ordinaire reste applicable.