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Vous engagez un stagiaire ? Voici quelques conseils

La rentrée académique pointe le bout de son nez, et comme chaque année de nombreux stagiaires souhaitent acquérir de l’expérience professionnelle dans leur domaine d’étude. En effet, certaines écoles supérieures et universités incluent une période de stage dans leur cursus. Alors pourquoi ne pas accueillir un stagiaire au sein de votre entreprise?

26 août 2022

Stage scolaire vs. stage volontaire

La matière des stages a été régionalisée, par conséquent il existe une multitude de conventions. Dans un souci de clarté, nous n’aborderons pas, dans cet article, les stages réservés aux apprenants en alternance ni aux demandeurs d’emploi. Pour plus d’informations, consultez notre dossier « Stage – Apprentissage » sur Lex4You.

Stage scolaire

Il s’agit du stage obligatoire inclus dans le cursus scolaire. Dans cette hypothèse, vous devez conclure une convention tripartite avec l’étudiant et son institution académique. Les modalités du stage sont déterminées par l’établissement (durée, horaire, tâches du stagiaire, conditions de rupture).

Ce stage n’est pas rémunéré, mais vous pouvez rembourser les frais encourus par le stagiaire dans le cadre de son stage (frais de déplacement, repas…). Si vous octroyez une indemnité de frais, celle-ci est exonérée de charges, pour autant, bien entendu, que la convention que vous avez conclue avec votre stagiaire soit une convention de formation, et non un contrat de travail « déguisé ».

S’agissant d’un stage non rémunéré, vous ne devez donc pas établir de fiche de paie ou effectuer de de déclaration multifonctionnelle à l’ONSS (DmfA). Une Dimona 'STG' devra être effectuée par l’établissement scolaire. Il s’agit d’une déclaration enrichie qui contient des renseignements complémentaires sur la couverture contre les accidents du travail. Cette assurance doit être souscrite par l’établissement scolaire.

Enfin, vous devrez également vous affilier auprès d’un Service Externe de prévention et de protection au travail (SEPP) si vous ne l’êtes pas encore.

Stage volontaire

Il s’agit d’une convention de stage en entreprise volontairement décidée par un employeur et un stagiaire en dehors de tout cadre réglementaire et en dehors de toute obligation scolaire ou académique. Cette convention doit prendre la forme d’une convention d’immersion professionnelle (ou « beroepsinlevingsstage » en Flandre).

Cette convention doit être constatée par écrit et contenir un certain nombre de mentions obligatoires :

  • Concernant le stagiaire : les nom et prénoms du stagiaire ainsi que sa résidence principale
  • Concernant l’employeur : les nom et prénoms ainsi que la résidence principale de l'employeur ou sa raison sociale et son siège social
  • Le lieu d'exécution de la convention
  • L’objet et la durée de la convention (aucune durée minimale ou maximale n'est prévue)
  • Les durées journalière et hebdomadaire de présence du stagiaire dans l’entreprise
  • L’indemnité convenue ou le mode et la base de calcul de l'indemnité (un montant minimum est prévu, mais pas de maximum)
  • La manière dont il peut être mis fin à la convention
  • Le plan de formation librement convenu entre les parties et agréé par les autorités compétentes (le FOREM, le VDAB, Bruxelles Formation…)

Ici aussi, vous devez vous-même effectuer une Dimona ‘STG’. Votre entreprise devra contracter une assurance accident du travail pour le stagiaire, s’affilier, si besoin, auprès d’un Service externe de prévention et protection au travail (SEPP).

Consultez nos fiches d’information pour de plus amples renseignements :

Particularités relatives aux jeunes travailleurs

La loi sur le travail – qui règle la durée du travail, les horaires de travail, le travail du dimanche… – et la loi sur le bien-être au travail s’appliquent aux conventions de stage (stages scolaire et volontaire). Il faut donc prêter attention à l’âge du stagiaire car les règles, notamment en termes de durée du travail, sont différentes pour les jeunes travailleurs.

Les jeunes travailleurs sont les travailleurs mineurs (donc moins de 18 ans) qui sont âgés de 15 ans ou plus, et qui ne sont plus soumis à l'obligation scolaire à temps plein.

Durée du travail

Limites à la durée du travail

La durée du travail des jeunes travailleurs ne peut pas dépasser 8 heures par jour et 38 heures par semaine.

En principe, le respect de la durée du travail est pris en compte 'par employeur'. Ce n’est pas le cas pour les jeunes travailleurs. Pour ceux-ci, en effet, les périodes de travail auprès de deux ou plusieurs employeurs sont additionnées pour déterminer si les limites de la durée du travail sont bien respectées. 

Les heures de cours des jeunes travailleurs qui sont encore soumis à l’obligation scolaire à temps partiel (enseignement à horaire réduit ou formation reconnue comme répondant aux exigences de l’obligation scolaire) sont également prises en considération comme heures de travail.

Pauses et temps de repos

Les jeunes travailleurs ne peuvent pas travailler plus de 4h30 sans interruption. S’ils travaillent plus de 4h30 ininterrompues, ils ont droit à une demi-heure de repos au minimum. Si les jeunes travailleurs prestent plus de 6 heures, ils ont droit à un repos d’au moins une heure, dont une demi-heure doit être prise en une fois.

En outre, le temps de repos entre deux prestations de travail successives doit comporter au moins 12 heures consécutives.

Pour les jeunes travailleurs, le législateur a, par ailleurs, prévu un jour de repos supplémentaire. Outre le repos dominical obligatoire, ces jeunes ont droit à un jour de repos supplémentaire par semaine. Celui-ci doit suivre ou précéder immédiatement le dimanche. En d’autres termes, ils auront congé le samedi et le dimanche ou le dimanche et le lundi.

Les heures supplémentaires ne sont pas conseillées

Les jeunes travailleurs peuvent prester des heures supplémentaires uniquement dans certains cas. Nous vous déconseillons cependant d’en faire usage pour vos stagiaires. L’objectif principal de la convention que vous avez conclue avec eux est en effet de leur fournir une formation, et non de les faire « travailler ».

Travail de nuit

En principe, le travail de nuit est également interdit pour les jeunes travailleurs. On entend par travail de nuit le travail effectué entre 20 heures et 6 heures du matin.

D’autres limites s’appliquent aux jeunes travailleurs âgés de 16 ans et plus. Ils ne peuvent pas prester de 22 heures à 6 heures ou de 23 heures à 7 heures.

Ces limites ne sont toutefois applicables que si les jeunes travailleurs sont affectés :

  • A des activités qui, en raison de leur nature, ne peuvent pas être interrompues
  • A un travail en équipes

Par ailleurs, les jeunes travailleurs âgés de 16 ans ou plus peuvent travailler jusqu’à 23 heures dans certains cas spécifiques, que nous ne détaillons pas ici. En effet, pour les motifs que nous avons énoncé ci-dessus, il n’est pas conseillé d’en faire usage pour les jeunes en formation.

En savoir plus ?

Vous désirez engager un stagiaire et voulez de plus amples informations ? N’hésitez pas à contacter votre Securex Client Advisor ou Legal Advisor via myhr@securex.be.

Stage & apprentissage