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N’oubliez pas votre déclaration Dimona pour vos flexi-travailleurs, vos extras et vos étudiants

À l’heure où la crise du coronavirus se termine peu à peu, où les discothèques rouvrent leurs portes et où l’heure de fermeture des établissements horeca a été repoussée, les engagements de flexi-travailleurs, extras et étudiants reprennent peu à peu. Le moment est donc venu de rappeler les règles relatives à l’obligation Dimona.

2 mars 2022

La déclaration Dimona

La DIMONA (Déclaration Immédiate – Onmiddellijke Aangifte) ou déclaration immédiate de l’emploi est une obligation pour l’employeur de communiquer à l’ONSS les dates de début et de fin de toute relation de travail..

Une déclaration Dimona est en principe requise pour tous les travailleurs du secteur privé.

À cet égard, il importe peu que les travailleurs en question soient ou ne soient pas assujettis à la sécurité sociale. Il ne s’agit donc pas uniquement des travailleurs repris dans la DmfA.

Quand devez-vous faire cette déclaration ?

La déclaration immédiate de l’emploi doit en principe être faite :

  • lors de l’entrée en service, au plus tard au moment où le travailleur commence ses prestations de travail (avis d’entrée en service) ;
  • lors de la sortie de service, au plus tard dans le courant du premier jour ouvrable qui suit la fin de la relation de travail (avis de sortie de service)

Trois déclarations particulières

Les trois catégories de travailleurs suivantes font l’objet d’une déclaration particulière : étudiants, flexi-travailleurs et travailleurs occasionnels (extras).

Étudiants

Pour pouvoir appliquer le système des cotisations de solidarité, les « heures » doivent être déclarées au préalable via une Dimona du type « STU ».

Il est vivement recommandé d’indiquer le nombre d’heures de travail planifiées le plus précisément possible dans la Dimona. Si vous déclarez trop peu d’heures planifiées, les heures restantes du contingent risquent en effet d’être réservées par un autre employeur.

Plus d'infos : https://www.socialsecurity.be/employer/instructions/dmfa/fr/latest/instructions/obligations/obligations_nsso/dimona/studentdimona.html

Flexi-travailleurs

L’employeur qui souhaite engager un travailleur dans le cadre d’un flexi-job conclut avec ce dernier un contrat-cadre écrit dans lequel une série de points généraux sont définis.

À l’intérieur de ce cadre, l’employeur conclut un contrat de travail flexi-job chaque fois qu’il veut occuper le travailleur.

S’il s’agit d’un contrat de travail oral, il faut introduire une déclaration Dimona FLX pour chaque jour

S’il s’agit d’un contrat de travail écrit, il est possible d’introduire une déclaration Dimona FLX pour la période (maximum un trimestre)

Par la déclaration Dimona « FLX », la banque de données carrière en (T - 3) est consultée pour vérifier si la condition de prestation minimale obligatoire pour exercer un flexi-job est respectée. Une déclaration Dimona « FLX » ponctuelle (= avant le début des prestations) et correcte qui a obtenu la réponse « OK » est une condition absolue pour pouvoir déclarer un travailleur comme flexi-travailleur dans la DmfA.

La Dimona OUT ne peut jamais être modifiée lorsque la date de sortie réelle est postérieure à celle déclarée, contrairement à la Dimona OUT pour l’occupation d’un travailleur ordinaire.

Plus d'infos : https://www.socialsecurity.be/employer/instructions/dmfa/fr/latest/instructions/obligations/obligations_nsso/dimona/flexidimona.html

Travailleurs occasionnels

Les travailleurs occasionnels dans l’horeca sont déclarés par jour dans une déclaration du type « EXT » qui mentionne 

  • soit les heures de début et de fin de la prestation - avec une durée minimale de 2 heures (= Dimona horaire) ;
  • soit l’heure de début de la prestation (= Dimona journalière)

Pour un calcul salarial optimal, Securex demande chaque fois les heures de début et de fin. En fonction du nombre total d’heures, une Dimona horaire ou une Dimona journalière est introduite.

Plus d'infos : https://www.socialsecurity.be/employer/instructions/dmfa/fr/latest/instructions/obligations/obligations_nsso/dimona/occasionalsdimona.html

Comment pouvez-vous faire cette déclaration ?

Il y a trois possibilités pour faire cette déclaration.

Via le portail clients

  • Identifiez-vous sur http://www.securex.be/login et sélectionnez l’outil « Dimona ».
  • Complétez ensuite toutes les données dans cet outil.

L’envoi de la déclaration Dimona via le portail clients est gratuit.

Via l’application shift in / shift out

  • Cette application vous permet de consulter et d’envoyer facilement vos déclarations Dimona.L’application est disponible dans le Google Play store et dans l’App Store d’Apple. Il suffit de télécharger l’application.
  • Vous pouvez vous identifier dans l’application avec votre compte Securex habituel.
  • Cliquez sur le pictogramme en haut à droite de l’écran pour démarrer la déclaration Dimona.
  • Complétez ensuite les données nécessaires et cliquez sur « Engager » pour envoyer la déclaration.

L’envoi de la déclaration Dimona via l’application mobile est gratuit.

Via le call center

Notre call center est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour les déclarations Dimona.

  • Il est joignable par téléphone au 0903 99 217
  • Ou par e-mail à l’adresse securex@offitel.be.

Attention, l’envoi de la déclaration Dimona via le call center vous coûtera 11 euros par déclaration.

Qu’est-ce que vous risquez si vous ne faites pas cette déclaration ?

En cas de non-respect de cette obligation, l’article 181 du Code pénal social prévoit l’application de sanctions pénales.

En outre, en cas de négligence, l’employeur sera redevable envers l’ONSS d’une cotisation de solidarité égale à trois fois la cotisation de base sur le RMMG (le résultat ne pouvant être inférieur à 2 500), soit 3.050,16 euros pour 2022.

Par ailleurs, si le travailleur concerné est soumis à une obligation Dimona particulière, comme c’est le cas des travailleurs occasionnels (extras), des flexi-travailleurs et des étudiants, l’introduction tardive de la déclaration Dimona aura également pour conséquence que l’employeur ne pourra pas bénéficier des avantages ONSS pour ces catégories de travailleurs.

Exemple

Un employeur qui n’introduit pas une déclaration Dimona pour étudiant en temps utile, ne pourra pas bénéficier des cotisations réduites et devra donc payer la cotisation normale de sécurité sociale de 25 % minimum.

L’ONSS veille au grain

L’ONSS suit évidemment tout cela de très près.La relance des flexi-jobs et jobs d’étudiants pourrait s’accompagner d’une intensification des contrôles par les services d’inspection.L’horeca figure par ailleurs à nouveau sur la liste des secteurs soumis à des contrôles éclair

Mieux vaut prévenir que guérir

Assurez-vous donc toujours d’introduire votre déclaration Dimona en temps utile.Vous souhaitez plus d’informations ? N’hésitez pas à contacter votre Securex Legal Advisor par e-mail à l’adresse suivante : myHR@securex.be.   

Sources

Documents sociaux et fiscaux