Indemnité pour les voyages de service à l’étranger - Principes généraux
Dépenses (forfaitaires) propres à l’employeur
Les travailleurs et les dirigeants d’entreprise qui se déplacent à l’étranger sur ordre de leur employeur sont souvent confrontés à des dépenses. En principe, ces dépenses sont à charge de l’employeur.
Dans ce contexte, l’employeur peut octroyer aux personnes concernées des indemnités forfaitaires de séjour. Moyennant respect de certaines conditions, ces indemnités seront considérées comme des dépenses propres à l’employeur. Elles ne seront alors pas imposables dans le chef du bénéficiaire et seront entièrement déductibles dans le chef de l’employeur ou de l’entreprise.
Quelles sont les conditions à respecter ?
Le fisc accepte soit l’indemnité forfaitaire fixée par pays[2], soit un montant de 37,18 euros par jour à titre d’indemnité forfaitaire et ce, quel que soit le pays. Les employeurs du secteur privé ont dès lors le choix entre 2 forfaits : soit 37,18 euros par jour, quelle que soit la destination, soit les montants de la liste des pays.
Ces montants forfaitaires sont présumés couvrir les frais de repas et les autres menues dépenses. Ils ne couvrent pas les frais de logement, ni les frais de déplacement ou de voyage vers l’étranger et retour.
A l’origine, ces indemnités forfaitaires de séjour n’étaient admises que pour les voyages de service à l’étranger "de courte durée", à savoir un voyage de minimum 10 heures (en cas de départ et d’arrivée le même jour) et de maximum 30 jours civils.
Ces indemnités pour voyages de service de 30 jours civils maximum sont mentionnées dans le tableau (en annexe) en regard de la colonne relative à la catégorie 1[3].
Extension aux voyages de service de plus de 30 jours civils
Depuis la fin 2013, le fisc admet également l’application de l’indemnité forfaitaire de séjour en cas de voyage de service de plus de 30 jours civils consécutifs[4]. Ces indemnités plus faibles que celles de la catégorie 1 sont mentionnées dans le tableau (en annexe) en regard de la colonne catégorie 2. À cette fin, les conditions suivantes doivent être remplies :
- le montant maximum des indemnités forfaitaires de séjour est égal à 37,18 euros par jour ou à l'indemnité journalière forfaitaire de séjour déterminée par pays[5] ;
- l'attribution ou le paiement de ces indemnités forfaitaires pour une même mission est limitéà 24 mois maximum ;
- l'attribution ou le paiement est interrompu en cas d'établissement définitif à l'étranger du travailleur ou du dirigeant d'entreprise.
Modalités d'octroi ?
Le montant total de l'indemnité forfaitaire journalière susmentionnée ne peut être octroyé que par jour entier d'absence, à savoir une journée entre deux nuits en mission à l'étranger. L'indemnité journalière afférente aux jours de départ et de retour n'est prise en considération qu'à concurrence de la moitié.
Ces montants forfaitaires sont présumés couvrir les frais de repas et les autres menues dépenses. Ils ne couvrent pas les frais de logement, ni les frais de déplacement ou de voyage vers l'étranger et retour.
Une mission à l'étranger concernant différents pays ?
Dans ce cas, l'indemnité forfaitaire journalière de séjour du lieu de la dernière nuitée détermine celle de la journée suivante.
L'employeur prend également en charge les frais de logement, y compris les repas ?
Dans ce cas, les indemnités journalières forfaitaires doivent être diminuées des pourcentages suivants :
- 15 % de l'indemnité forfaitaire journalière de séjour pour le petit déjeuner ;
- 35 % de l'indemnité forfaitaire journalière de séjour pour le repas de midi ;
- 45 % de l'indemnité forfaitaire journalière de séjour pour le repas du soir ;
- 15 % de l'indemnité forfaitaire journalière de séjour pour les menues dépenses.
Exemple
Marc travaille comme manager dans une société pharmaceutique qui souhaite se positionner sur de nouveaux marchés en Europe du Sud. Dans ce contexte, il est envoyé en Espagne et au Portugal.
Il part d'Anvers (lieu d'occupation fixe) pour se rendre en Espagne et séjourne à Madrid du 1er au 21 mai 2013. Le repas de midi est compris dans les frais de logement pris en charge par l'employeur. Le 21 mai 2013, il poursuit son voyage pour se rendre au Portugal, où il séjourne à Lisbonne du 21 mai au 7 juin 2013 (le repas de midi n'est pas compris dans les frais de logement).
Le 8 juin, il est de retour en Belgique.
L'indemnité totale non imposable octroyée au travailleur est égale à 1.577 euros, à savoir :
- jour du départ: 1er mai 2013 52 euros x 1/2 = 26 euros
- du 2 au 21 mai 2013 20 jours x 33,8 euros[6] = 676 euros
- du 22 mai au 7 juin 2013 17 jours x 50 euros = 850 euros
- jour d'arrivée : 8 juin 2013 50 euros x 1/2 = 25 euros
Dispositions cumulatives
Le fisc confirme une nouvelle fois que l'octroi d'indemnités forfaitaires n'est pas cumulable avec le remboursement de frais de repas et d'autres menues dépenses sur la base de pièces justificatives.
Si des chèques-repas sont octroyés pour indemniser les frais de repas exposés pendant un séjour à l'étranger, l'intervention de l'employeur dans le montant des chèques-repas doit être déduite du montant de l'indemnité forfaitaire de séjour.
Voyages de service en Belgique - Le montant octroyé aux fonctionnaires comme norme générale
Pour les voyages de service à l’intérieur du pays, l’employeur peut également octroyer aux travailleurs concernés une indemnité forfaitaire exonérée d’impôt. Nous profitons de l’occasion pour rappeler les règles applicables en la matière depuis le 1er septembre 2017.
Indemnité de frais de séjour basée sur les montants octroyés aux fonctionnaires
Les fonctionnaires qui effectuent un voyage de service ou un déplacement en Belgique perçoivent une indemnité forfaitaire de séjour de 16,73 euros (montant indexé) par jour avec un maximum de 16 indemnités par mois, soit actuellement 267,68 euros (montant indexé).
Pour les personnes exerçant une fonction itinérante impliquant des prestations régulières à l’extérieur de leur résidence administrative, l’indemnité forfaitaire mensuelle de 267,68 euros (montant indexé) peut leur être accordée. Une indemnité de logement de 125,50 euros (montant indexé) par nuit peut aussi être octroyée sous certaines conditions[7].
Vous retrouverez ces montants en cliquant ici.
[1] Arrêté ministériel du 2 juillet 2018, Moniteur belge du 6 juillet 2018.
[2] Vous pouvez consulter le tableau mentionnant les montants valables à partir du 6 juillet 2018 en annexe.
[3] Circulaire n° Ci.RH.241/534.514 du 11 mai.2006.
[4] Circulaire n° Ci.RH.241/609.972 du 10 octobre 2013.
[5] Il s'agit de l'indemnité journalière forfaitaire de séjour octroyée par le SPF Affaires étrangères à ses fonctionnaires "en poste". Vous trouverez cette liste dans l'arrêté ministériel du 16 avril 2013, Moniteur belge du 6 mai 2013.
[6] Le montant de 33,8 euros est le montant complet de 52 euros sur une base journalière, diminué de 35 % ou 18,2 euros, puisque le repas de midi est présumé compris dans le montant de 52 euros.
[7] Circulaire 2018/C/8 du 22 janvier 2018.
