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Frais propres à l’employeur : comment les mentionner sur la fiche fiscale ?

Les indemnités octroyées à vos travailleurs au titre de remboursement de frais propres à l’employeur sont exonérées de précompte et d’ONSS pour autant qu’elles respectent certaines conditions.

18 mars 2022

Ces frais doivent toutefois faire l’objet d’une fiche fiscale 281.10 (281.20 pour les dirigeants d’entreprises). Cette obligation de fiche a récemment été élargie. L’occasion pour nous de revenir sur certaines notions importantes.

Principe

Les dépenses exposées par le travailleur pour le compte de l’employeur constituent des frais propres à ce dernier et doivent par conséquent faire l’objet d’un remboursement de sa part. Les indemnités allouées en remboursement de ces dépenses sont donc exclues de la notion de rémunération de sorte qu’elles ne sont soumises ni à l’ONSS, ni au précompte professionnel ni à l’impôt.

Conditions

Pour être considérés comme des frais propres à l’employeur, ces remboursements doivent toutefois répondre à certaines conditions :

  • Ils doivent couvrir des dépenses propres à l’employeur
  • Ils doivent avoir été effectivement consacrés au paiement de tels frais 
  • Ils doivent revêtir un caractère professionnel

Quelles sont les modalités de remboursement ?

L’administration fiscale accepte trois types de remboursements de frais propres à l'employeur :

  • Remboursement des frais réelssur base de pièces justificatives
  • Remboursement forfaitaire sur base de "normes sérieuses"
  • Remboursement forfaitaire sur base "d'autres critères"

Attention ! En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées (sur la base d’un forfait et d'une pièce justificative par exemple).

Que faut-il entendre par remboursement des frais réels ?

Les dépenses exposées par le travailleur pour le compte de l’employeur sont exclues de la notion de rémunération pour autant qu’elles couvrent des frais propres à l’employeur qui ont réellement été exposés.

Dès lors, la méthode la plus sûre consiste pour l’employeur à rembourser ces frais à leur valeur réelle, sur base de pièces justificatives (telles que les factures, tickets de caisse, souches tva etc).

Cette solution est reconnue tant par le fisc que l’onss. Elle présente peu de difficultés liées à l’administration de la preuve en ce qu’elle laisse peu de place à la discussion en cas de contrôle.

Elle engendre par contre une charge administrative relativement conséquente.

Cette méthode implique en effet pour l’employeur de conserver toutes les pièces justificatives que lui présente le travailleur.

Que faut-il entendre par normes sérieuses ?

Le fisc accepte également le remboursement forfaitaire basé sur des critères sérieux et concordants. Le législateur n’a toutefois pas défini ce qu’il fallait entendre par « critères sérieux et concordant ».

Les indemnités forfaitaires explicitement acceptées par le fisc

Pour certaines dépenses, le Fisc prévoit lui-même une estimation forfaitaire. Ceci concerne les frais forfaitaires qui à l’origine étaient accordés par l’Etat à ses fonctionnaires et qui furent étendus aux relations entre l’employeur et son personnel de sorte qu’ils s’appliquent aussi dans ce contexte (secteur privé). 

Sont notamment concernés, les remboursements des frais de séjour pour les voyages de service effectués en Belgique ou à l’étranger, de l’indemnité kilométrique pouvant être accordée au travailleur salarié ou au dirigeant d’entreprise qui utilise son véhicule particulier pour effectuer des déplacements de service ou encore de l’indemnité forfaitaire de bureau prévue pour le télétravail structurel et régulier.

Les indemnités octroyées aux travailleurs en remboursement de ces frais ne constitueront pas de la rémunération imposable pour autant que les plafonds de ces forfaits soient respectés.

Les indemnités forfaitaires octroyées par des conventions collectives de travail sectorielles

Dans certains cas, ce n’est pas le fisc mais bien le secteur qui prévoit une indemnité forfaitaire. Tel est par exemple le cas de certaines indemnités de vêtement, d’outils ou de séjour octroyées par une convention collective de travail.

Ces indemnités forfaitaires sont également considérées par le fisc comme étant des normes sérieuses. Elles peuvent dès lors être mentionnées dans la catégorie 1 de la fiche fiscale « forfait normes sérieuses ».

Attention ! les indemnités forfaitaires acceptées par l’ONSS ne sont pas automatiquement reconnues par le fisc. A défaut de dossier reposant sur des critères sérieux et concordants ou d’une décision de ruling favorable, ces indemnités ne pourront être considérées comme « normes sérieuses ». Elles devront être mentionnées dans la troisième catégorie « forfait autres critères ».

Les indemnités forfaitaires déterminées par l’employeur

A défaut de forfait fixé par le fisc, l’employeur peut toujours déterminer son propre forfait. Dans ce cas, il doit pouvoir justifier du caractère sérieux de l’indemnité forfaitaire afin de pouvoir déduire les montants couverts de ses propres revenus imposables. En cas de contrôle, il devra en effet être en mesure de prouver que ce forfait repose sur une étude sérieuse.

Autrement dit, pour pouvoir être repris sous la catégorie « norme sérieuse », le montant du remboursement octroyé doit résulter d’observations et d’échantillonnages

Bien que ces forfaits ne requièrent pas de pièces justificatives (comme c’est le cas pour les frais réels), il est néanmoins vivement conseillé à l’employeur d’établir un dossier étayé justifiant des frais couverts par l’indemnité et ce, afin d’éviter que celle-ci ne puisse être requalifiée de rémunération par l’administration fiscale.

En cas de doute, l’employeur a toujours la possibilité d’introduire une demande de ruling auprès du service des décisions anticipées (SDA).

Les montants forfaitaires acceptés par décision de ruling sont considérés comme des normes sérieuses.

Que faut-il entendre par remboursement forfaitaire sur base « d’autres critères » ?

Enfin les forfaits qui sont déterminés par l’employeur mais qui ne reposent pas sur des critères sérieux et concordants devront être mentionnés dans la troisième catégorie « remboursements forfaitaires sur base d’autres critères ».

Cette troisième méthode de remboursement ne dispense toutefois pas l’employeur de devoir prouver, en cas de contrôle fiscal ou social, que l’indemnité répond au trois conditions de base pour être considérée comme un remboursement de frais propres exonéré de précompte et d’onss.

Cette méthode comporte plus de risques que les deux premières. L’administration fiscale conseille ici aussi de demander un ruling en cas d’incertitude.

Que fait Securex pour vous ?

A partir de l’année de revenus 2022 (exercice d’imposition 2023), le montant concret devra être mentionné sur la fiche fiscale annuelle pour chaque type de remboursement. Les remboursements de frais propres à l’employeur doivent en outre figurer obligatoirement sur le compte individuel et la fiche de paie mensuelle.

Aussi, nous vous recommandons de rembourser toutes les dépenses propres à l’employeur via le traitement des salaires.

Si toutefois vous effectuez des remboursements de frais en dehors du traitement de la paie (par exemple via la comptabilité), nous vous demandons de nous communiquer à temps (de préférence tous les mois et au plus tard pour le 15 janvier de l’année suivante) les montants exacts des remboursements de frais effectués sur la base de justificatifs. Ce n’est qu’ainsi que nous pourrons intégrer à temps les montants corrects sur la fiche fiscale.

Vous aimeriez recevoir du support pour mentionner les frais correctement sur la fiche fiscale? Alors, vous pouvez contacter nos collègues de Consulting via consultinglegal@securex.be.

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