Principes
Sur le plan social également, une seconde solution consiste à rembourser les frais exposés par le travailleur sur une base forfaitaire. Dans ce cas, une estimation forfaitaire de ces dépenses est faite au préalable afin d’obtenir un montant mensuel, fixe et en principe invariable. Le paiement de cette indemnité forfaitaire, censée couvrir tous les frais encourus, est convenu par l’employeur et le travailleur.
L’avantage d’une telle méthode est bien entendu que le remboursement forfaitaire aura lieu sans que le collaborateur ne doive apporter la preuve de ses dépenses [1].
L’employeur devra quant à lui pouvoir justifier le choix d’un remboursement forfaitaire au détriment des frais réels. En effet, l'ONSS précise dans ses Instructions administratives qu'en cas de contestation, il incombe à l'employeur de prouver la réalité des frais exposés et l'exactitude des dépenses.
En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées (sur la base du forfait et d'une pièce justificative) !
Frais peu élevés difficiles à prouver
L'ONSS précise que les frais peu élevés qu'il est difficile de prouver à l'aide de justificatifs peuvent être évalués de manière forfaitaire. Dans ce cas, il va de soi que l'employeur doit pouvoir justifier le montant du forfait pris en compte.
Les Instructions précisent que les sommes qui excèdent le montant des frais réellement exposés constituent de la rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale.
L'ONSS met à la disposition des employeurs un tableau avec une évaluation forfaitaire de certains frais peu élevés. Vous trouvez également ce tableau sous nos Montants clés.
Ce tableau mentionne, d'une part, une description des différents postes pour lesquels l’ONSS accepte une évaluation forfaitaire et, d'autre part, les montants et les conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués. Il est donc clair que ces forfaits ne peuvent être octroyés à tort et à travers mais doivent correspondre à des frais réellement exposés.
A la demande de l’ONSS, l’employeur doit pouvoir "motiver la politique de frais mise en place en produisant, le cas échéant, des documents écrits comme le règlement de travail, des notes de service ou encore des annexes au contrat de travail et pouvoir démontrer quand l’un ou l’autre des montants repris dans le tableau est octroyé, que c’est à un travailleur pour lequel le forfait octroyé est plausible eu égard à sa description de fonction et à ses circonstances de travail".
Les montants mentionnés dans le tableau sont des montants maximums. Si l’employeur estime que les frais exposés par ses travailleurs sont supérieurs aux montants forfaitaires, il lui est loisible de justifier ces frais. Dans ce cas, la réalité des frais exposés devra être démontrée pour l’ensemble des frais afférents à un poste. L’employeur ne peut en effet faire usage des deux systèmes, frais réels et frais forfaitaires, pour un même type de frais.
[1] Comme nous l'expliquons ci-après, l'employeur devra toutefois pouvoir étayer le forfait fixé par un échantillon de pièces justificatives.