Choisissez la bonne signature électronique
Il existe trois types de signatures électroniques, chacun ayant son propre « niveau de fiabilité » et sa propre valeur probante.
Une signature électronique simple
Cette signature n'est soumise à aucune procédure de vérification préalable. Elle est néanmoins admise comme étant juridiquement valable. En cas de contestation, le juge devra toutefois examiner si, dans la situation concrète qui lui est soumise, elle offre la même valeur et la même force probante qu'une signature sur papier.
Exemples : signature scannée, signature sur écran tactile, signatures biométriques telles que la reconnaissance d'empreintes digitales, identifiant et mot de passe permettant l'accès à un site web ou encore saisie d'un code PIN.
Une signature électronique avancée
Il s'agit d'une signature électronique simple qui répond à des conditions supplémentaires.
En cas de contestation, elle est également soumise à l'appréciation du juge. Toutefois, cette appréciation est facilitée lorsqu'elle répond aux conditions complémentaires suivantes :
- Être liée au signataire de manière univoque
- Permettre l'identification du signataire
- Être créée à l'aide de données de création de signature électronique que le signataire peut utiliser sous son contrôle exclusif avec un niveau de confiance élevé
- Être liée aux données signées de telle manière que toute modification ultérieure des données puisse être détectée.
Exemples : le token généré lors de la signature d'opérations bancaires, les logiciels prévoyant un système d'authentification par e-mail ou par SMS.
Une signature électronique qualifiée
Il s'agit d'une signature électronique avancée certifiée par un tiers (« prestataire de services de confiance ») comme étant conforme aux exigences strictes du règlement européen eIDAS et bénéficiant dès lors de la même valeur probante qu'une signature manuscrite. La charge de la preuve incombe alors à celui qui la conteste.
Elle repose sur un certificat qualifié de signature électronique délivré par un prestataire qualifié de services de confiance.
Exemples : lecteur de carte eID, Itsme.
La signature au moyen d'une carte d'identité électronique ou via Itsme constitue donc une signature électronique qualifiée. D'autres prestataires privés européens de services de confiance proposent également cette certification. La liste des prestataires belges de services de confiance peut être consultée ici.
Attention : une telle signature électronique est réservée aux personnes physiques. Il reste évidemment possible, en tant que personne physique, de valablement engager la personne morale que vous représentez légalement.
Puis-je envoyer un recommandé numérique ?
Comme pour les signatures électroniques, il existe :
- Un envoi recommandé électronique simple (non qualifié)
- Un envoi recommandé électronique avancé
- Un envoi recommandé électronique qualifié.
En outre, un envoi recommandé électronique peut toujours être utilisé lorsqu'une loi ou une disposition réglementaire exige un envoi recommandé. Ceci découle du principe de non-discrimination.
Un envoi recommandé électronique qualifié possède la même valeur probante qu'un courrier recommandé papier et répond aux critères suivants :
- Il est fourni par un prestataire qualifié de services de confiance
- Il confirme avec un niveau de confiance élevé l'identité de l'expéditeur
- Il confirme l'identité du destinataire avant la réception des données
- L'envoi et la réception des données sont sécurisés par une signature électronique avancée ou un cachet électronique avancé d'un prestataire qualifié de services de confiance, ce qui exclut toute modification non détectable des données
- L'expéditeur et le destinataire sont clairement informés de toute modification des données nécessaire à l'envoi ou à la réception
- La date et l'heure de l'envoi, de la réception et des modifications sont indiquées au moyen d'un horodatage qualifié.
La liste des prestataires belges proposant des envois recommandés électroniques peut être consultée ici.
La forme hybride (signature numérique mais envoi papier par un prestataire qualifié agréé) est également possible. Dans ce cas, le destinataire ne doit pas confirmer son accord pour recevoir des envois recommandés électroniques.
Utilisation de la signature électronique et des envois électroniques dans les relations de travail
|
Situation
|
Possible ? Si oui, à quelles conditions ? |
|
Signature d'un contrat de travail |
Oui, un contrat de travail peut être signé électroniquement et certains documents peuvent également être transmis et archivés par voie électronique.
Dans ce cas, utilisez une signature électronique qualifiée, qui offre les meilleures garanties en matière de preuve.
|
|
Résiliation du contrat de travail moyennant la prestation d'un préavis |
Oui, la notification du préavis peut être effectuée par envoi recommandé électronique qualifié assorti d'une signature électronique qualifiée.
L'employeur et le travailleur doivent toutefois au préalable être d'accord pour que leur correspondance puisse s'effectuer par voie électronique. |
|
Rupture du contrat de travail avec paiement d'une indemnité compensatoire de préavis
|
Oui, car aucune condition de forme particulière n’est imposée. Un courrier recommandé n’est pas nécessaire.
En cas de contestation, l'employeur devra toutefois pouvoir prouver la notification du licenciement ou sa motivation.
|
|
Fin du contrat de travail d'un commun accord |
Oui, car aucune condition de forme particulière n’est imposée.
Pour des raisons de preuve, il est toutefois recommandé d'utiliser une signature électronique qualifiée pour signer l'accord de résiliation amiable.
|
|
Licenciement pour motif grave |
Oui, sous conditions.
Si le travailleur a préalablement accepté les communications électroniques, un envoi recommandé électronique qualifié accompagné d'une signature électronique qualifiée est juridiquement valable pour la notification du motif grave.
|
Création d'un service fédéral de signatures électroniques qualifiées
La loi du 16 juillet 2026 a créé un service fédéral de signatures électroniques qualifiées à distance.
Le Service public fédéral Intérieur et le Service public fédéral Stratégie et Appui mettent ce service à disposition. Celui-ci sera chargé de la délivrance de certificats qualifiés et, sur la base de ces certificats, de la création à distance de signatures électroniques qualifiées, sans qu'une carte d'identité physique soit nécessairement requise.
La création de signatures électroniques qualifiées sera désormais possible via différentes applications proposées tant par les autorités publiques que par le secteur privé. Cela sera également possible via l'application MyGov.be, le portefeuille fédéral d'identité numérique.
Les citoyens pourront donc, via les services publics, créer un compte utilisateur afin de générer des certificats et de signer électroniquement des documents au moyen d'une signature électronique qualifiée basée sur le certificat délivré.
Cette loi était nécessaire parce qu'à partir du 21 mai 2026, certaines anciennes cartes d'identité électroniques belges ne seront plus automatiquement reconnues au sein de l'Union européenne pour l'apposition de signatures électroniques qualifiées conformément au règlement eIDAS. La loi prévoit dès lors une solution d'avenir fondée sur la signature à distance ainsi qu'un régime transitoire garantissant le maintien de la validité juridique des signatures apposées au moyen d'anciennes cartes d'identité électroniques.
Que fait Securex pour vous?
Securex vous aide à intégrer cette nouvelle possibilité de manière pratique et juridiquement correcte dans vos processus RH. Pour davantage d'informations ou pour toute question complémentaire, contactez votre Legal Advisor à l'adresse myHR@securex.be.
Sources
- Loi du 21 juillet 2016 portant exécution et complétant le règlement (UE) n° 910/2014.
- Règlement (UE) n° 910/2014 relatif à l'identification électronique et aux services de confiance (eIDAS).
- Article 3bis de la loi relative aux contrats de travail.
- Loi du 16 juillet 2026 relative à un service de signatures électroniques qualifiées.
- Le site web du SPF Intérieur.
- Site web du SPF Économie relatif à la signature électronique.
