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Indemnités de déplacement domicile-lieu du travail et télétravail ne font pas bon ménage

Le télétravail, qui n’était au début qu’une mesure temporaire décidée pendant la crise du coronavirus, est devenu une situation permanente pour beaucoup de travailleurs. Le télétravail structurel est depuis bien ancré dans la plupart des entreprises. Mais votre politique de rémunération est-elle également adaptée à cette nouvelle réalité ?

Ou payez-vous encore des indemnités de déplacement domicile/lieu de travail lorsque vos travailleurs travaillent à domicile ?

Faites bien attention. En cas de travail à domicile, il n'y a pas de déplacements, et donc pas non plus de déplacements domicile/lieu du travail. 

Les indemnités de déplacement domicile/lieu de travail sont considérées comme une rémunération !

Les règles de base : pas d’ONSS, mais bien du précompte professionnel

Les indemnités de déplacement domicile/lieu de travail ne sont pas passibles de cotisations de sécurité sociale.

Sur le plan fiscal, par contre, ces indemnités sont bel et bien considérées comme une « rémunération ». Les travailleurs peuvent néanmoins bénéficier d’une exonération partielle ou totale pour leurs indemnités de déplacement domicile/lieu du travail. Tout dépend du moyen de transport qu’ils choisissent: aucun impôt n’est par exemple dû sur les indemnités de déplacement domicile/lieu de travail à vélo, alors que les frais de déplacement avec la voiture personnelle ne sont exonérés que jusque 430 euros (montant pour l’année de revenus 2022). Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans notre dossier consacré au traitement fiscal des déplacements domicile/ lieu du travail.

Les indemnités pour des déplacements domicile-lieu du travail inexistants dans le collimateur du fisc

Nous constatons que de nombreux employeurs n’ont pas encore adapté leur politique en matière de remboursement de frais à la nouvelle réalité du télétravail structurel. Ils continuent donc de payer des indemnités de déplacement domicile/lieu de travail pour les jours où les travailleurs n’effectuent pas de déplacements parce qu’ils travaillent à domicile.

Cela comporte des risques importants. En cas de contrôle, les indemnités payées pour des déplacements domicile/lieu de travail non effectués seront en principe requalifiées en rémunération ordinaire.

Conséquence ? Il y a à la fois de l’ONSS et du précompte professionnel à payer sur le montant total. Ainsi que des charges patronales.

Si vos travailleurs travaillent régulièrement à domicile, vous ne pouvez plus leur payer d'indemnités de déplacement domicile/lieu de travail pour ces jours-là. Bien qu’initialement, les contrôles fussent peu nombreux, le fisc sera désormais plus vigilant à l’égard de ces indemnités.

Attention, le fisc se focalise sur le transport privé

Votre travailleur se rend au travail avec un moyen de transport privé (p. ex., une voiture personnelle) ? Dans ce cas, il est évident qu’en fonction des obligations applicables dans votre secteur, vous remboursez uniquement les trajets domicile/lieu de travail effectivement parcourus et n’octroyez pas un montant mensuel forfaitaire.   

Conseil : vous avez intérêt à mettre en place un système interne de suivi des jours de travail à domicile et des jours où les travailleurs se rendent au bureau.

Les autres indemnités de frais doivent également être réelles

Continuer à payer des indemnités de frais pour les déplacements de service (en Belgique ou l’étranger) ou les déplacements professionnels avec la voiture personnelle pour les jours de travail à domicile est également une mauvaise idée. Ces indemnités ne correspondent en effet plus à la réalité. En cas de contrôle, les indemnités versées pour couvrir des frais et des déplacements inexistants seront également requalifiées en rémunération. 

Les indemnités de télétravail sont évidemment autorisées

Vos travailleurs ont peut-être moins de frais de déplacement, mais ils ont d’autant plus de frais pour l’organisation de leur travail à domicile. Vous pouvez leur octroyer une indemnité de télétravail (indemnité de bureau forfaitaire) de maximum 140,15 euros (montant à partir du 1er juin 2022) qui est exonérée d’ONSS et de précompte professionnel.

Il y a évidemment certaines conditions à respecter à cet effet. Il est par exemple important que vos travailleurs télétravaillent « de manière structurelle et régulière ».

Et qu’en est-il des chèques-repas et des voitures de société ?

Il n’y a aucun problème si vous continuez à octroyer des chèques-repas aux collaborateurs qui font du télétravail. Les chèques-repas sont en effet attribués par jour presté, que le travail soit effectué à domicile ou au bureau.

De même, les avantages de toute nature, comme la voiture de société, peuvent continuer à être octroyés comme avant.

Que fait Securex pour vous ?

Vous avez encore des questions concernant le remboursement de frais? N’hésitez pas à prendre contact avec votre Legal Advisor par e-mail à l’adresse suivante : myhr@securex.be