Prinzip der pauschalen Tagesvergütungen
Wenn Ihre Arbeitnehmer oder Unternehmensleiter für die Arbeit ins Ausland reisen, dürfen Sie deren entstandene Kosten unter bestimmten Bedingungen zurückerstatten, ohne dass darauf Sozialversicherungsbeiträge oder Lohnsteuer fällig sind. Die pauschalen Tagesvergütungen (Länderübersicht) gelten für Bundesbeamte, werden jedoch auch im Privatsektor akzeptiert.
Diese Vergütungen decken die Kosten für Mahlzeiten und andere kleine Ausgaben.
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Neue Beträge seit 1. August 2025
Seit dem 1. August 2025 gelten neue pauschale Vergütungen für Dienstreisen ins Ausland. Diese ersetzen die Vergütungen, die seit Februar 2023 galten.
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Einige Neuigkeiten
Erforderliche Mindestdauer einer Auslandsdienstreise
Für Dienstreisen, bei denen Abreise und Rückkehr innerhalb von 24 Stunden stattfinden, durften Sie bis zum 31. Dezember 2024 nur dann eine vollständige Tagesvergütung steuerfrei gewähren, wenn die Abwesenheit mindestens 10 Stunden betrug. Die neue Rundschreiben streicht diese Voraussetzung rückwirkend ab dem 1. Januar 2025.
Ein Beispiel:
Sophie unternimmt im Auftrag ihres Arbeitgebers eine Dienstreise nach Nordfrankreich. Sie verlässt am Dienstag, den 18. November 2025 um 8 Uhr Brüssel und kehrt am selben Tag, direkt nach ihrem Auftrag, zurück. Sie kommt um 17 Uhr wieder in Brüssel an. Sophie erhält keine anderen Vergütungen, wie zum Beispiel Essensgutscheine.
In diesem Beispiel darf eine steuerfreie Vergütung von 95 Euro (siehe Länderübersicht) gewährt werden, auch wenn Sophie weniger als 10 Stunden abwesend war.
Abreise- und Rückkehrtage
Für Dienstreisen von mehr als 24 Stunden und für Auslandsaufenthalte von mehr als 30 Tagen durfte die Tagesvergütung bis zum 31. Dezember 2024 nur zu 50% an den Abreise- und Rückkehrtagen gewährt werden.
Diese halben Tagesvergütungen mussten jedoch nicht prozentual reduziert werden, wenn die Unterkunftskosten vom Arbeitgeber erstattet wurden und diese auch bestimmte Mahlzeiten oder kleine Ausgaben umfassten.
Das neue Rundschreiben legt nun fest, dass die pauschale Tagesvergütung nicht länger halbiert werden muss für die Abreise- und Rückkehrtage und dies (rückwirkend) ab dem 1. Januar 2025.
Auf die 'vollständige' Aufenthaltsvergütung müssen dann noch die prozentualen Reduzierungen angewendet werden, wenn separat erstattete Unterkunftskosten auch bestimmte Mahlzeiten (35% für das Mittagessen und 45% für das Abendessen) oder kleine Ausgaben (20%) enthalten.
Ein Beispiel:
Maurice wird von seinem Arbeitgeber nach Frankreich und Spanien entsandt, um Marktforschung durchzuführen. Er verlässt am 1. September 2025 Brüssel (fester Arbeitsort) nach Frankreich, wo er in Paris übernachtet. Frühstück und Abendessen sind in den Unterkunftskosten enthalten, die vom Arbeitgeber übernommen werden.
Am 21. September 2025 reist er weiter nach Spanien, wo er in Madrid übernachtet. Frühstück ist in den Übernachtungskosten enthalten. Am 9. Oktober 2025 ist er zurück in Belgien.
Maurice erhält keine anderen Vergütungen (wie zum Beispiel Essensgutscheine).
Die folgende Vergütung darf als nicht steuerpflichtige Vergütung angesehen werden:
- 21 Tage (vom 1. bis 21. September 2025) x (57 Euro – 45 %) = 658,35 Euro
- 18 Tage (vom 22. September 2025 bis 9. Oktober 2025) x 45 Euro = 810 Euro
Der Arbeitgeber darf eine Gesamtvergütung von 1.468,35 Euro an Maurice gewähren.
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