Private Ermittlungen im Arbeitsverhältnis: Welche Regelungen sieht das Gesetz vor?

Was versteht man unter privater Rechercheaktivität?

Eine private Rechercheaktivität ist eine Aktivität, die die folgenden Bedingungen erfüllt:

• Die Aktivität wird von einer natürlichen Person im Auftrag eines Mandanten ausgeübt.
• Die Aktivität besteht darin, Informationen zu sammeln, die durch die Verarbeitung von Informationen über natürliche oder juristische Personen oder über die genauen Umstände der von ihnen begangenen Taten gewonnen werden.
• Die Ergebnisse werden verwendet, um die Interessen des Mandanten in einem potenziellen oder bestehenden Konflikt zu wahren.

Als Arbeitgeber umfasst dies Ihre internen Ermittlungen, wie Diebstahl oder Betrug. Allerdings fallen Ermittlungen, die im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen durchgeführt werden, nicht unter den Anwendungsbereich des Gesetzes (z. B. die unabhängige Recherche des Präventionsberaters im Rahmen der Gesetzgebung zum Schutz vor Gewalt und sexueller oder moralischer Belästigung am Arbeitsplatz oder die Ermittlungsaktivitäten im Rahmen der Regelungen für Hinweisgeber).

Darüber hinaus sollten die folgenden Punkte beachtet werden:

• Der Beauftragte darf einen Auftrag nur annehmen, wenn der Mandant legitime Interessen an den Ergebnissen der privaten Recherche hat.
• Bestimmte Ermittlungsbereiche sind ausdrücklich verboten (politische Ansichten, religiöse Überzeugungen, sexuelle Orientierung, Gesundheitsdaten usw.).
• Einige Rechercheaktivitäten werden nicht als solche betrachtet (z. B. die beruflichen Tätigkeiten eines Notars, Anwalts, Journalisten usw.).

Gut zu wissen

Im Rahmen einer Rekrutierung stellt eine einfache Kontaktaufnahme des Personalservices mit ehemaligen Arbeitgebern oder mit Referenzpersonen, die von einem Kandidaten angegeben wurden, keine private Rechercheaktivität dar.

Wer sind die autorisierten Akteure zur Durchführung privater Recherchen?

Private Rechercheaktivitäten dürfen nur von:

• Unternehmen durchgeführt werden, die private Rechercheaktivitäten für Dritte ausüben.
• Den internen Diensten.

Unternehmen für private Recherche

Es handelt sich um einen externen Dienstleister. Sie bieten Dritten private Rechercheaktivitäten an oder führen diese für Dritte aus.

Beispiel

Detekteien, Unternehmen, die auf Versicherungsuntersuchungen spezialisiert sind, Sicherheitsunternehmen, die Ermittlungsdienste anbieten.

Private Rechercheunternehmen unterliegen mehreren Verpflichtungen:

• Sie müssen eine spezifische Genehmigung des Innenministers erhalten, um legal tätig zu sein.
• Sie müssen strenge Bedingungen hinsichtlich ihrer Struktur, Organisation und Arbeitsmethoden einhalten.
• Sie dürfen nur Personen beschäftigen, die über die erforderlichen Qualifikationen und Genehmigungen verfügen, um die Funktion eines privaten Ermittlers auszuüben.

Interner Dienst

Der interne private Recherchedienst bezeichnet einen Dienst:

• Der Aktivitäten zur Recherche für eigene Bedürfnisse durchführt.
• Der die Rechercheaktivitäten strukturell organisiert, was bedeutet, dass die Aktivität zu den Aufgaben von mindestens einem Mitarbeiter gehört.

Diese Dienste müssen ebenfalls autorisiert sein, profitieren jedoch von einem angepassten Regime (vereinfachtes Genehmigungsverfahren, angepasste Qualifikationsanforderungen, reduzierte administrative Verpflichtungen usw.).

Hinweis

Als Arbeitgeber müssen die Mitglieder Ihres Personalservices, die im Rahmen einer Vorfalluntersuchung Rechercheaktivitäten zu Lasten Ihrer Mitarbeiter für Ihre eigenen Bedürfnisse durchführen, das Gesetz einhalten, sind jedoch von den Genehmigungs- und Identifikationskartenpflichten befreit.

Was sind die Schritte einer privaten Untersuchung?

Im Allgemeinen muss eine private Untersuchung nach einer strengen Methodologie durchgeführt werden.

Auftragsdokument für die Untersuchung

Jeder Auftrag muss vor Beginn seiner Ausführung in Form eines schriftlichen Auftragsdokuments für die Untersuchung in zwei Exemplaren und von Mandant und Beauftragtem unterzeichnet vorliegen. Dieses Dokument enthält:

• Die Identität des Mandats.
• Die Identität des Beauftragten.
• Eine präzise Beschreibung des Auftrags.
• Eine präzise und explizite Beschreibung der legitimen Ziele des Mandanten.
• Die voraussichtliche Dauer des Auftrags.
• Die Tatsache, dass das Mandat vom Beauftragten über den Inhalt des Gesetzes vom 18. Mai 2024 informiert wurde.
• Wenn die Untersuchung einen Ihrer Mitarbeiter betrifft, muss auf die Bestimmungen der Verordnung über die Genehmigung zur Durchführung privater Recherchen und die Modalitäten der Untersuchung verwiesen werden.
• Ort, Datum und Unterschrift.

Informationssammlung

Der private Ermittler darf keine anderen Handlungen vornehmen als die, die sich aus den Rechten ergeben, die jeder Person zustehen. Darüber hinaus darf er keine Handlungen vornehmen oder Mittel, Methoden, Verfahren oder Zwangsmaßnahmen verwenden, die gesetzlich für Mitglieder der Polizeidienste, Sicherheits- und Nachrichtendienste, Justizbehörden usw. geregelt sind.

Im Rahmen seiner Informationssuche muss der Ermittler darauf achten, jegliche Eingriffe in das Privatleben der Person, die Gegenstand der Untersuchung ist, so weit wie möglich zu minimieren.

Darüber hinaus unterliegen bestimmte Handlungen einer vorherigen Information und/oder Zustimmung der Person, die Gegenstand der Untersuchung ist (z. B. Interviews).

Untersuchungsdossier

Sobald er die erforderlichen Informationen gesammelt hat, muss der Ermittler ein Untersuchungsdossier erstellen, das:

• Die relevanten Unterlagen und andere Dokumente, die im Rahmen der Untersuchung erstellt oder erhalten wurden.
• Eine chronologische Übersicht der durchgeführten privaten Recherchehandlungen.
• Die verwendeten Methoden und Mittel sowie die Begründung.
• Die Namen der privaten Ermittler, die die private Recherche durchgeführt haben, sowie die Notizen, die sie gemacht haben.

Untersuchungsbericht

Spätestens einen Monat nach der letzten Ermittlungsmaßnahme wird ein schriftlicher Bericht vom Beauftragten an den Mandanten übermittelt.

Dieser Untersuchungsbericht erwähnt insbesondere:

• Das Datum des Beginns und des Endes der Untersuchung.
• Die durchgeführten Ermittlungsmaßnahmen sowie die Orte und Zeitpunkte, an denen sie durchgeführt wurden.
• Die Schlussfolgerungen der privaten Recherche und die Unterlagen, die diese stützen.

Was ist bei den privaten Ermittlungen Ihrer Mitarbeiter zu beachten?

Einrichtung einer internen Regelung

Wenn Sie private Rechercheaktivitäten in Bezug auf Ihre Mitarbeiter durchführen möchten, müssen Sie unbedingt die Genehmigung zur Durchführung dieser Recherchen einholen und die konkreten Modalitäten der Untersuchung ausdrücklich und transparent in einer « Regelung » festlegen.

Diese Regelung muss:

• In Absprache mit den Mitarbeitern oder deren Vertretern erstellt werden.
• Vor dem 16. Dezember 2026 in Kraft treten.

Als Arbeitgeber zögern Sie nicht, Ihren Legal Advisor Securex zu kontaktieren, um ein Policy-Modell zu erhalten, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Inanspruchnahme des internen Recherchedienstes oder eines privaten Rechercheunternehmens

Wenn Sie als Arbeitgeber Ihren internen Dienst oder ein privates Rechercheunternehmen in Anspruch nehmen, werden die Recherchen auf der Grundlage der oben dargestellten Schritte durchgeführt.

Inanspruchnahme Ihres Personalservices

Wenn Sie Ihren Personalservice in Anspruch nehmen, können zwei Situationen auftreten.

Strukturelle private Rechercheaktivitäten

Wenn Ihr Personalservice regelmäßig und organisiert private Rechercheaktivitäten zu Ihren Mitarbeitern durchführt, wird er als interner privater Recherchedienst betrachtet. Er muss daher über:

• Eine offizielle Genehmigung verfügen, und
• Eine Identifikationskarte, die beide vom Innenminister ausgestellt werden.

Einmalige Untersuchung im Zusammenhang mit einem Vorfall

Wenn die Rechercheaktivitäten strukturell im Rahmen einer spezifischen Untersuchung im Zusammenhang mit einem Vorfall durchgeführt werden, der einen oder mehrere Ihrer Mitarbeiter betrifft (z. B. Verdacht auf internen Diebstahl), ist Ihr Personalservice nicht verpflichtet, die oben genannten Genehmigungen und die Karte zu erhalten.

In beiden Fällen müssen diese Aktivitäten gemäß den in der vorherigen Frage genannten Regeln durchgeführt werden, es sei denn, es gibt Ausnahmen, die durch die Regelung vorgesehen sind (siehe Hinweis unten).

Daher ist bei einer von Ihrem Personalservice durchgeführten privaten Untersuchung auf die folgenden Punkte zu achten:

• Ihre Mitarbeiter müssen vorab informiert worden sein über die Möglichkeiten privater Ermittlungen durch eine interne Regelung.
• Ihr Mitarbeiter, der mit der Durchführung der Untersuchung beauftragt ist (Mitglied des Personalservices), ist berechtigt, legitime Ermittlungsmaßnahmen durchzuführen (z. B. die Anhörung anderer Mitarbeiter oder die Analyse von Videoaufzeichnungen am Arbeitsplatz im Falle eines Verdachts auf Diebstahl oder Verstoß) und muss ein Untersuchungsdossier erstellen.
• Ein detaillierter Untersuchungsbericht muss Ihnen vom Beauftragten übermittelt werden.

Hinweis

Ihr Mitarbeiter (Mitglied des Personalservices), der mit der Untersuchung beauftragt ist, ist nicht verpflichtet, ein Auftragsdokument für die Untersuchung zu erstellen. Er muss jedoch ein Register der Aufträge führen, das Ihren Namen als Mandanten, eine Beschreibung des erteilten Auftrags sowie das Datum des Beginns und das Datum des Endes des Auftrags enthält. Dieses Register muss fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Was tut Securex für Sie?

Für weitere Informationen zu privaten Rechercheaktivitäten zögern Sie nicht, Ihren Legal Advisor unter consultinglegal@securex.be zu kontaktieren.

Darüber hinaus muss bis zum 16. Dezember 2026 eine interne Regelung für private Recherchen eingerichtet werden. Nach Ablauf dieser Frist dürfen Arbeitgeber, die keine Regelung eingerichtet haben, keine privaten Ermittler mehr in Anspruch nehmen. Diese müssen dann jede Anfrage des Arbeitgebers ablehnen.

Um Sie bei diesem Übergang zu unterstützen, stellen wir Ihnen ein internes Regelwerk zur Verfügung, das den neuen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Dieses Dokument, das von unseren juristischen Experten erstellt wurde, ermöglicht es Ihnen, Ihre Ermittlungsaktivitäten zu strukturieren und gleichzeitig die Rechte und die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter zu wahren.

Quelle

• Gesetz vom 18. Mai 2024 über die Regelung der privaten Ermittlungen