Wer sind wir?
Gruppe Securex vzw, die im eigenen Namen und auf eigene Rechnung handelt, sowie im Namen und auf Rechnung aller juristischen Personen, die die wirtschaftliche Einheit Gruppe Securex (kurz Securex) bilden, deren eingetragener Sitz sich in Belgien, in 1040 Brüssel, Tervurenlaan 43, VAT BE0419.678.319, RPR Brüssel befindet und die telefonisch unter der Nummer + 32 2 729 92 11, per Fax +32 2 705 28 92 und per E-Mail unter der Adresse info@securex.be kontaktiert werden kann
Securex ist ein internationaler Akteur auf dem Gebiet der Sozialverwaltung und des Personalwesens für Einzelpersonen, Start-ups, Selbstständige, KMU und große Unternehmen. Als Full-Service-Personalpartner konzentrieren wir uns auf das Wohlbefinden und die Talente von Arbeitnehmern, Mitarbeitern, Partnern, Kunden und Selbstständigen. Nachhaltige Beschäftigungsfähigkeit ist wichtig, für alle. Deshalb entwickeln wir verschiedene Lösungen, um die Beteiligten präventiv und proaktiv zu unterstützen.
Dabei entwickelt und verwaltet Securex auch HR-Managementlösungen, die Unternehmen und ihren Mitarbeitern helfen, ihre wichtigsten HR-Prozesse zu rationalisieren.
Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von MySecurex.
Dabei legen wir stets großen Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer persönlichen Daten sowie auf Ihr Feedback.
Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
MySecurex ist eine vollständige und integrierte Selbstbedienungsplattform für Kunden, Partner und Arbeitgeber, um schnell und effizient mit Securex zu interagieren. Über diese Plattform können Sie:
- Eine neue Frage starten und ihren Status verfolgen, wo und wann Sie wollen
- Weiter mit uns über Ihr Anliegen zu kommunizieren
- Die Historie Ihrer Kommunikation mit uns einsehen
- Einen Überblick über die Rechnungen und ihren Zahlungsstatus zu erhalten
- Einen Kalender mit den wichtigsten Terminen im Zusammenhang mit der Indexierung und den steuerlichen und sozialen Fristen konsultieren
- Überprüfung und Weiterverfolgung Ihrer Aufgaben in Bezug auf Ihr(e) Kundendossier(e)
- Ihre Firmen- und Kundendaten einsehen und Änderungen beantragen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Europäischen Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (im Folgenden AVG) im Anschluss an die Nutzung unserer Dienste.
Ihre personenbezogenen Daten werden dann für die folgenden Zwecke verarbeitet:
- Um Sie als Nutzer zu registrieren und zu identifizieren und Ihnen Zugang zu unseren Tools und Informationen zu verschaffen
- Um Ihre Datei(en) korrekt und effizient zu verwalten
- Um Ihnen einen Einblick oder Überblick über die Informationen, Unterlagen und personalisierten Dokumente zu geben, die wir über unser Support-Tool bereithalten
- Um Ihnen gegebenenfalls Übersichten und Statistiken zukommen zu lassen, unter anderem über den Stand der Sozialbeiträge, die Quellensteuer und die Entwicklung der Sozialbeiträge.
- Um Ihnen im Rahmen des Debitorenmanagements einen Überblick über offene Posten zu verschaffen
- Sie proaktiv über bevorstehende Veranstaltungen zu informieren
- Beantwortung und Weiterverfolgung Ihrer Fragen oder Anträge
- Bewertung der Benutzerfreundlichkeit und Nutzung der Plattform sowie Beobachtung und Bewertung der Bedürfnisse der Nutzer
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von MySecurex basiert auf:
- Die Ausführung des Anschlussvertrags zwischen Ihnen oder Ihrer Organisation und Securex
- Ihre Anfrage oder Zustimmung zur Verarbeitung oder Weitergabe von Daten
Die Rechtsgrundlage für die Überwachung, Analyse und Bewertung von MySecurex und unseren Diensten durch und mit den Nutzern basiert auf dem legitimen Interesse von Securex, seine Dienste und Produkte optimal zu verwalten und Einblicke in deren Erfahrung und Nutzung zu gewinnen, damit die Benutzerfreundlichkeit, die Leistung und die Bereitstellung der Dienste im Allgemeinen optimiert werden können.
Das berechtigte Interesse von Securex ist auch die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Kontaktpersonen oder Vertretern des Arbeitgebers in Bezug auf
- Customer Contract & Relationship Management: für die Unternehmensführung und deren Optimierung
- Direktmarketing-Aktivitäten: Förderung der Dienstleistungen von EDPB Securex sowie der Dienstleistungen der anderen Securex-Einheiten bei ihren Kunden
Securex schickt Ihnen nur dann allgemeine Newsletter und/oder E-Zines, wenn Sie Ihre Zustimmung gegeben haben.
Kategorien von Interessengruppen
Securex verarbeitet personenbezogene Daten der Nutzer von MySecurex (Arbeitgeber, Partner, Selbstständige...), ihrer Vertreter und der Mitarbeiter der beteiligten Unternehmen, die eine Verbindung oder Vereinbarung haben und diesen Dienst nutzen.
Kategorien der verarbeiteten Daten
Personenbezogene Daten können definiert werden als alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person (betroffene Person) beziehen.
Securex verarbeitet die folgenden Daten von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern in Abhängigkeit von Ihren Verbindungen oder kann sie verarbeiten:
- Sozial- und Verwaltungsdaten (einschließlich Name, Vorname, nationale Registernummer, Geburtsdatum, nationale Registernummer und/oder Firmennummer...)
- Kontaktinformationen: Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse,...
- Berufliche Daten und Arbeitsplatzdaten
- Gesundheitsdaten (Abwesenheiten, etwaige Fitness oder Arbeitsunfähigkeit...)
- Finanz-, Steuer- und Gehaltsabrechnungsdaten
- Navigations- und Plattformnutzerdaten: Klick- und Leseverhalten, offene Sitzungen, Geschwindigkeit,...
Persönliche Daten können von Ihnen selbst, durch Ihre Verbindung mit einer der Einheiten der Wirtschaftseinheit Gruppe Securex oder durch die Nutzung unserer Anwendungen, durch einen Partner oder anderen Vertreter oder durch eine Verbindung mit einer staatlichen Kreuzungsdatenbank geliefert werden.
Dauer der Datenspeicherung
Securex speichert Ihre persönlichen Daten nur so lange, wie es für die Verarbeitung unbedingt erforderlich ist und wie es das Gesetz vorschreibt.
Vertraulichkeit und Datenschutz
In Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung gewährleistet Securex ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten. Dazu gehören die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die erforderlich sind, um personenbezogene Daten gegen zufällige oder unbefugte Zerstörung, gegen zufälligen Verlust sowie gegen die Änderung von, den Zugang zu und jede andere unbefugte Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu schützen.
Securex weist jedoch darauf hin, dass kein Sicherheitssystem 100%ige Sicherheit garantieren kann. Sie können sich jedoch jederzeit an uns wenden, wenn Sie Fragen zur Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer persönlichen Daten haben.
Empfänger der Daten
Ihre persönlichen Daten werden nur zu den angegebenen Zwecken verarbeitet und weitergegeben:
- Einige dieser Daten können an Unterauftragnehmer weitergegeben werden, die bestimmte Dienstleistungen im Rahmen eines Unterauftragsvertrags erbringen, und zwar ausschließlich zu dem Zweck, Securex die erforderliche technische Unterstützung zu gewähren.
- Über unsere Anwendungen können Ihre personenbezogenen Daten in unseren Dateien an andere Mitarbeiter weitergegeben werden, die auf der Grundlage Ihrer Zustimmung oder Vollmacht oder der des zuständigen Arbeitgebers oder Geschäftsführers, der letztlich für die Verbindungsvereinbarungen verantwortlich ist, Rechte und/oder Zugang zu ihnen erhalten haben.
- Die Daten können auch an andere Einheiten der wirtschaftlichen Einheit Gruppe Securex weitergegeben werden, wenn dies für die Verwaltung der Kunden und für die Ausführung des Anschlussvertrags oder separater Verträge, die zwischen der angeschlossenen Partei und dieser juristischen Einheit der Gruppe Securex geschlossen wurden, notwendig oder nützlich ist
In Ausnahmefällen kann es aber auch vorkommen, dass Securex bestimmte personenbezogene Daten an die Aufsichtsbehörden, an unsere Anwälte, an unsere Sachverständigen oder an Gerichte weitergeben muss.
Übermittlung von Daten an Drittländer
Securex übermittelt keine persönlichen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.
Sollte dennoch eine Datenübermittlung in ein Land außerhalb des EWR für die Erbringung oder Bereitstellung von Dienstleistungen notwendig sein, wird Securex angemessene Schutzmaßnahmen gemäß den Datenschutzgesetzen ergreifen und sicherstellen, dass den Betroffenen durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsmittel zur Verfügung stehen.
Um durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe für die betroffenen Personen zu gewährleisten, darf die Verarbeitung und Übermittlung nur unter einer der folgenden Bedingungen erfolgen:
- Die Übermittlung erfolgt in ein Land, das ein angemessenes Schutzniveau auf der Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen der Europäischen Kommission bietet
- Die Übermittlung an einen (Unter-)Auftragsverarbeiter erfolgt, für den verbindliche Unternehmensregeln gelten. Diese Unternehmensregeln garantieren ein angemessenes Schutzniveau
- Die Übermittlung an einen (Unter-)Auftragsverarbeiter erfolgt, mit dem ein zusätzlicher Mustervertrag geschlossen wurde (Standardvertragsklauseln, vgl. (EU) 2021/914 vom 4. Juni 2021) und für den ebenfalls vorab eine zusätzliche Risikoanalyse durchgeführt wurde. Die vertraglichen Regelungen und etwaige zusätzliche Maßnahmen nach vorheriger Risikoanalyse oder Datenübermittlungs-Folgenabschätzung müssen dann die notwendigen Garantien im Hinblick auf den Datenschutz bieten.
Wenn es keine angemessenen Garantien für das Schutzniveau gibt, wird Securex keine personenbezogenen Daten in solche Drittländer übertragen (oder übertragen lassen), es sei denn, die betroffene Person hat ihr Einverständnis gegeben.
Ihre Rechte
Über MySecurex können Sie auf Ihre Daten zugreifen und sie, wenn nötig und/oder möglich, selbst korrigieren.
Sie können sich über die von Securex verarbeiteten Daten informieren und sie gegebenenfalls korrigieren lassen, indem Sie einen datierten und unterzeichneten Antrag zusammen mit einer Kopie der Vorderseite des Personalausweises per E-Mail an die Adresse privacy@securex.be oder per Post an die Gruppe Securex, Datenschutzbeauftragter, Avenue de Tervuren 43, 1040 Brüssel, senden.
Sie können sich auch der Datenverarbeitung widersetzen oder verlangen, dass diese nach denselben Modalitäten und innerhalb der vom AVG festgelegten Grenzen eingeschränkt wird. Sie können auch verlangen, dass Ihre Daten gelöscht oder übertragen werden. Weitere Informationen erhalten Sie unter der gleichen Adresse.
Obwohl wir Ihre Rechte und Freiheiten ernst nehmen, gelten sie nicht unter allen Umständen, und es kann Umstände geben, unter denen wir Ihrem Wunsch nicht nachkommen können, z. B. wenn dies bedeuten würde, dass wir unsere eigenen gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, z. B. gegenüber Ihrem Arbeitgeber als dem für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, nicht einhalten. In diesen Fällen werden wir Sie immer darüber informieren, warum wir Ihrem Wunsch nicht nachkommen können und ob Sie sich z. B. bei Ihrem Arbeitgeber erkundigen müssen.
Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Verletzung der Verarbeitung oder Ihrer Rechte vorliegt, können Sie sich gegebenenfalls bei der Datenschutzbehörde beschweren.