Gesetz über die private Suche: Ihre interne Satzung muss bis zum 16. Dezember 2026 fertiggestellt sein

Warum sollten Sie sich bereits jetzt mit der privaten Ermittlung befassen?

Das Gesetz über die private Ermittlung betrifft nicht nur externe Privatdetektive. Bestimmte interne Untersuchungen, die in Ihrem Auftrag durchgeführt werden, können ebenfalls unter diese Regelung fallen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie Informationen über einen Arbeitnehmer oder über ihm zurechenbare Tatsachen suchen, um Ihre Interessen im Rahmen eines bestehenden oder potenziellen Konflikts zu schützen.

Sie können betroffen sein, wenn Sie beispielsweise ermitteln über:

• einen Diebstahl oder eine interne Betrugshandlung
• eine Weitergabe vertraulicher Informationen an einen Wettbewerber
• missbräuchliche Nutzung von Ressourcen oder Material des Unternehmens
• eine schwerwiegende Verletzung interner Verfahren

Nicht jede Kontrolltätigkeit stellt jedoch automatisch eine private Ermittlung dar. Das Gesetz schließt insbesondere bestimmte Audits aus, die keine Informationen über Personen zur Feststellung unerwünschter Tatsachen sammeln, sowie bestimmte Tätigkeiten im Zusammenhang mit gesetzlichen Verpflichtungen oder der Cybersicherheit. Sie müssen daher Ihre Praktiken im Einzelfall prüfen.

Mehr erfahren: „Private Ermittlung im Arbeitsverhältnis: Was sieht das Gesetz vor?“

Warum ist die interne Regelung unerlässlich?

Wenn die betroffene Person Ihr Arbeitnehmer ist, kann ein privater Ermittler den Auftrag nur annehmen, wenn die Erlaubnis zur Durchführung der Ermittlung und deren Modalitäten explizit und transparent in einer Regelung festgelegt sind.

Diese Anforderung betrifft nicht nur die Beauftragung eines externen Dienstleisters. Sie gilt auch, wenn Ihre Personalabteilung selbst eine private Ermittlung im Rahmen einer Vorfalluntersuchung bezüglich eines oder mehrerer Ihrer Arbeitnehmer durchführt. Die Mitglieder dieser Abteilung sind dann von der Erlaubnis- und Ausweispflicht befreit, unterliegen jedoch weiterhin den anderen gesetzlichen Bestimmungen.

Die Regelung ist daher keine bloße Verwaltungsformalität. Ein Dienstleister kann bestimmte private Ermittlungsaufträge bezüglich Ihrer Arbeitnehmer nicht mehr annehmen, wenn Ihre Regelung diese Art von Ermittlung nicht klar vorsieht. Die gesammelten Elemente könnten dann ausgeschlossen werden und eine Sanktion oder Kündigung nicht stützen.

Was muss Ihre interne Regelung vorsehen?

Das Gesetz schreibt kein einheitliches Modell vor. Ihre Regelung muss jedoch ausreichend konkret und transparent sein, damit Ihre Arbeitnehmer verstehen können, in welchen Situationen eine Ermittlung durchgeführt werden kann und mit welchen Grenzen.

Berücksichtigen Sie insbesondere:

• Die betroffenen Situationen: Diebstahl, Betrug, Informationsweitergabe, Ressourcenveruntreuung oder schwerwiegende Verletzung von Verfahren
• Die erlaubten Methoden und die einzuhaltenden Grenzen für jede Art von Ermittlung
• Die befugten Personen, die eine Ermittlung entscheiden, durchführen oder begleiten dürfen
• Die Bedingungen für die Beauftragung eines externen Ermittlers oder Ihrer Personalabteilung
• Die Rechte und Garantien des betroffenen Arbeitnehmers, insbesondere hinsichtlich Information, Anhörung und Verarbeitung seiner Daten
• Die Regeln zur Aufbewahrung und zum Zugriff auf Berichte, Unterlagen und gesammelte Informationen

Ihre Regelung muss zudem mit Ihren bestehenden Richtlinien zu DSGVO, E-Mail- und Internetnutzung, Kameras, Vertraulichkeit und IT-Sicherheit kohärent sein. Prüfen Sie auch die Abstimmung mit Ihren disziplinarischen Verfahren.

Welche Schutzmaßnahmen müssen Sie integrieren?

Ihre interne Regelung verleiht Ihnen kein allgemeines Überwachungsrecht. Sie müssen ein berechtigtes Interesse an der Ermittlung nachweisen und eine Verbindung zwischen diesem Interesse, dem Ziel des Auftrags und den gesuchten Informationen herstellen.

Sie müssen Ihre Ermittlungen zudem auf angemessene, relevante und verhältnismäßige Mittel beschränken. Das Gesetz verbietet insbesondere das Sammeln oder Weitergeben von Informationen über politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit, sexuelle Orientierung oder rassische bzw. ethnische Herkunft.

Das Gesetz regelt auch mehrere Ermittlungsmethoden:

• Die Beobachtung derselben Person ist auf eine Dauer von weniger als vier Tagen, also 96 Stunden, zusammenhängend oder nicht, innerhalb eines Monats für denselben Zweck begrenzt
• Die Verfolgung von Bewegungen mittels eines Geräts ist verboten, außer mit vorheriger Zustimmung und unter Vorbehalt anderer anwendbarer Regeln
• Das Gespräch erfordert insbesondere die Zustimmung der befragten Person und eine vorherige Information über den Grund des Gesprächs, dessen Ziel und ihre Rechte
• Nicht öffentlich zugängliche Daten dürfen ohne die erforderlichen Genehmigungen nicht eingesehen werden
• Illegal erlangte Informationen dürfen in der Ermittlung nicht verwendet werden

Wie bereiten Sie sich vor, ohne auf einen Vorfall zu warten?

Sie können mit einer Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Praktiken beginnen. Identifizieren Sie die Personen, die Ermittlungen durchführen, die verwendeten Werkzeuge, die von Ihnen beauftragten Dienstleister sowie die Berichte oder Daten, die Sie aufbewahren.

Prüfen Sie anschließend folgende Punkte:

• Ihre aktuellen Praktiken: Personaluntersuchungen, IT-Kontrollen, Einsicht in Kamerabilder und von Führungskräften durchgeführte Recherchen
• Ihre bestehenden Richtlinien: Arbeitsordnung, E-Mail- und Internetpolitik, Kamerarichtlinie, Vertraulichkeitsregeln und disziplinarische Verfahren
• Ihre externen Dienstleister: Ein privates Ermittlungsunternehmen muss über die erforderliche Genehmigung verfügen, und Sie dürfen keine nicht genehmigten Unternehmen beauftragen
• Ihr internes Verfahren: zu überprüfende Tatsachen, berechtigtes Interesse, befugte Personen, mögliche Methoden, zugängliche Daten, Aufbewahrungsdauer und Personen mit Einsichtsrecht in die Akte

Was tut Securex für Sie?

Securex stellt Ihnen ein Modell einer internen Regelung zur Verfügung, das Ihnen hilft, Ihre Ermittlungspraktiken zu strukturieren und die Rechte sowie die Privatsphäre Ihrer Arbeitnehmer zu berücksichtigen.

Für weitere Informationen oder bei zusätzlichen Fragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an Ihren Legal Advisor unter myHR@securex.be.

Inkrafttreten?

Es handelt sich um ein endgültiges Gesetz. Das Gesetz vom 18. Mai 2024 wurde im Belgischen Staatsblatt am 6. Dezember 2024 veröffentlicht und trat am 16. Dezember 2024 in Kraft.

Sie müssen daher Ihre interne Regelung spätestens am 16. Dezember 2026 vorliegen haben, wenn Sie weiterhin private Ermittlungen bezüglich Ihrer Arbeitnehmer in diesem Rahmen durchführen lassen möchten.

Quelle

• Gesetz vom 18. Mai 2024 zur Regelung der privaten Ermittlung