Eine neue Liste pauschaler Tagesvergütungen für Dienstreisen ins Ausland wurde kürzlich veröffentlicht.
Seit dem 1. August 2025 gelten neue Pauschalbeträge für die Länderübersicht bei Auslandsdienstreisen.
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In Kürze
Nur sedentäre Arbeitnehmer, die gelegentlich Auslandsaufträge ausführen, haben Anspruch auf Pauschalvergütungen für Kurzreisen (Kategorie 1).
Da die RSZ die steuerlichen Regelungen für Vergütungen für Dienstreisen ins Ausland berücksichtigt, gelten die folgenden Richtlinien sowohl aus sozialer als auch aus steuerlicher Sicht.
Kosten, die dem Arbeitgeber zuzurechnen sind
Arbeitnehmer und Unternehmensleiter, die auf deine Anfrage hin Dienstreisen ins Ausland unternehmen, haben oft zusätzliche Kosten für Essen, Trinken, die lokale U-Bahn usw. Diese Kosten sind deine Verantwortung als Arbeitgeber. Das bedeutet, dass die Rückerstattung grundsätzlich nicht als Lohn betrachtet wird.
Du kannst die tatsächlichen Kosten auf Basis von Kostenbelegen zurückerstatten, aber du kannst dich auch auf die Pauschalbeträge stützen, die das FOD Auswärtige Angelegenheiten seinen Beamten gewährt, die für die Arbeit ins Ausland reisen. Diese Pauschalbeträge sind auch im Privatsektor zulässig.
Wenn du dich für eine Pauschalvergütung entscheidest und bestimmte Bedingungen einhältst, ist diese Vergütung von Sozialbeiträgen und Lohnsteuer befreit. Aus sozialer und steuerlicher Sicht werden diese Pauschalzahlungen als eigene Kosten des Arbeitgebers (ernsthafte Normen). betrachtet.
Welche Pauschale kannst du für Dienstreisen ins Ausland gewähren?
Als Arbeitgeber kannst du wählen zwischen zwei pauschalen Tagesbeträgen:
- Entweder wendest du das allgemeine Pauschale von 37,18 Euro pro Tag an, unabhängig vom Land der Dienstreise;
- Oder du wendest die tägliche Pauschalvergütung aus der Länderübersicht an, die von Land zu Land unterschiedlich ist. Diese Liste findest du im Downloadbereich dieser Seite.
Die Pauschalbeträge in der Länderübersicht für Dienstreisen ins Ausland gelten seit 15. Februar 2023.
Beträge der Länderübersicht: kurze oder lange Dienstreisen ins Ausland?
Wenn du dich für die pauschale Tagesvergütung aus der Länderübersicht entscheidest, siehst du, dass es zwei Kategorien gibt.
- Kategorie 1 enthält die höchsten Beträge. Du kannst sie für kurze Dienstreisen ins Ausland verwenden.
- Kategorie 2 enthält niedrigere Beträge. Diese Beträge gelten für lange Dienstreisen ins Ausland.
Wie weißt du, ob es sich um eine kurze oder lange Dienstreise handelt? Die Antwort auf diese Frage findest du in den folgenden Tabellen:
Kurzreisen ins Ausland
| Typ | Kurzreise ins Ausland |
| Merkmale | Mindestens 10 Stunden (bei Abreise und Ankunft am selben Tag) und maximal 30 Kalendertage. |
| Zusätzliche Bedingungen | Arbeitnehmer und Unternehmensleiter müssen eine sedentäre Funktion ausüben. Das bedeutet, dass Reisen ins Ausland nicht Teil ihrer normalen täglichen beruflichen Aktivitäten sein dürfen. |
| Betrag | Tägliche Pauschalvergütung gemäß Kategorie 1 der Länderübersicht |
Langreisen ins Ausland
| Typ | Langreise ins Ausland |
| Merkmale | Mehr als 30 Kalendertage |
| Zusätzliche Bedingungen |
|
| Betrag | Tägliche Pauschalvergütung gemäß Kategorie 2 der Länderübersicht |
Kategorie 1 - nur für sedentäre Arbeitnehmer mit gelegentlichen Aufträgen
Die RSZ hat kürzlich eine Klärung zu Dienstreisen ins Ausland in ihre administrativen Anweisungen aufgenommen.
Es steht jetzt fest, dass die tägliche Pauschalvergütung für kurze Dienstreisen ins Ausland (Kategorie 1) nur gewährt werden kann, wenn es sich um 'echte Dienstreisen ins Ausland' handelt.
Diese Bedingung ist nicht neu. Der Fiskus hatte diese Bedingung bereits in der Vergangenheit festgelegt. Was meint die RSZ also mit 'echten Dienstreisen'?
Für sedentäre Arbeitnehmer
Kategorie 1 sind Arbeitnehmer oder Unternehmensleiter, die hauptsächlich eine sedentäre berufliche Tätigkeit ausüben und in diesem Zusammenhang gelegentlich eine Dienstreise ins Ausland unternehmen.
Folglich kommen Arbeitnehmer, für die Reisen ins Ausland einen wesentlichen Teil ihrer normalen täglichen beruflichen Tätigkeit ausmachen, nicht in Betracht.
Für Dienstreisen
Wenn der Fiskus von einer 'Auslandsdienstreise' spricht, meint er einen kurzfristigen Auftrag im Ausland im effektiven Dienst des Arbeitgebers.
Eventuelle freiwillige Verlängerungen von Reisen durch den Arbeitnehmer werden daher nicht als Dienstreisen betrachtet.
Welche Kosten deckt die Pauschale für Auslandsdienstreisen?
Eine tägliche Pauschalvergütung deckt die Kosten für Mahlzeiten und andere kleine Ausgaben. Einige Beispiele:
- Mittagessen und Abendessen (im Gegensatz zu früher werden Frühstückskosten nicht mehr als Teil der 'täglichen Pauschalvergütung' betrachtet)
- Snacks
- Getränke
- Örtlicher Transport
- Telefonkosten
Keine Pauschale für Flug und Unterkunft
Unterkunftskosten und die Reisekosten von und nach dem Ausland fallen nicht unter diese Pauschale. Wenn dein Arbeitnehmer beispielsweise Hotelkosten oder Flugtickets vorgestreckt hat, kannst du diese nur auf Basis von Belegen zurückerstatten. Der zurückerstattete Betrag muss den tatsächlichen Kosten entsprechen.
Hier kannst du einen Fehler machen, wenn du die Länderübersicht der Regierung im Privatsektor verwendest. Die Pauschalbeträge in der Spalte 'maximale Unterkunftsvergütung' der Länderübersicht sind im Privatsektor nicht anwendbar. Sie sind ausschließlich für Rückerstattungen gedacht, die das FOD Auswärtige Angelegenheiten an Beamte vornimmt.
Was, wenn die Mahlzeit in den Hotelkosten enthalten ist?
Manchmal umfasst eine Hotelrechnung nicht nur die Kosten für das Zimmer, sondern auch ein Frühstück, Mittagessen und/oder Abendessen. Wenn du dann den tatsächlichen Betrag der Unterkunftskosten (z.B. Hotelrechnung) zurückerstattest, während du auch eine tägliche Pauschalvergütung gewährst, erstattest du eigentlich die Mahlzeitenkosten doppelt.
Das ist nicht beabsichtigt. Die Pauschalen des FOD Auswärtige Angelegenheiten schreiben daher vor, dass du die täglichen Pauschalvergütungen um die folgenden Prozentsätze reduzieren musst:
- 35% der täglichen Pauschalvergütung für das Mittagessen
- 45% der festen Tagesvergütung für das Abendessen
- 20% für kleine Ausgaben (anstatt 15%)
Da die Frühstückskosten nicht mehr als Teil der täglichen Pauschalvergütung für den Aufenthalt betrachtet werden, muss keine prozentuale Reduzierung angewendet werden, wenn die Frühstückskosten in den Unterkunftskosten enthalten sind, die vom Arbeitgeber oder der Gesellschaft zurückerstattet oder übernommen werden.
Achtung, wenn du weiterhin Essensgutscheine zahlst
Was, wenn dein Arbeitnehmer einen Beleg für andere Mahlzeiten und Getränke einreicht, beispielsweise für einen Restaurantbesuch außerhalb des Hotels? Oder für andere kleine Ausgaben wie eine lokale Taxifahrt? Diese Kosten sind bereits durch die Pauschalvergütung für Auslandsdienstreisen gedeckt. Du kannst sie also nicht erneut zurückerstatten.
Viele Arbeitgeber denken nicht daran, aber Essensgutscheine dienen ebenfalls zur Erstattung von Mahlzeitenkosten. Wenn du während der Auslandsdienstreise deines Arbeitnehmers oder Unternehmensleiters weiterhin Essensgutscheine zahlst, musst du die Pauschalvergütung um deinen Beitrag als Arbeitgeber in Höhe der Essensgutscheine (nur den Arbeitgeberanteil) reduzieren.
Was tut Securex für dich?
Wie du siehst, kann die Rückerstattung von Kosten bei Auslandsdienstreisen zu einer komplexen Rechenübung führen. Hast du noch Fragen dazu? Kontaktiere deinen Rechtsberater Securex unter der Adresse: myHR@securex.be. Dein Berater hilft dir gerne weiter.
Zweifelst du nach dem Lesen dieses Artikels, ob die Kostenvergütungen in deinem Unternehmen rechtlich in Ordnung sind? Sei auf der sicheren Seite und lasse ein Audit von Securex Consulting durchführen. Schreibe an consultinglegal@securex.be. Wir geben dir gerne weitere Informationen.
Quellen
- Administrative Anweisungen RSZ - 2025/2 > Der Lohnbegriff
- Rundschreiben 2023/C/61 über pauschale Aufenthaltsvergütungen für Auslandsdienstreisen und für berufliche Aufenthalte im Ausland von mehr als 30 Tagen
- Ministerielles Dekret vom 10. Januar 2023, Belgisches Staatsblatt vom 15. Februar 2023
- Rundschreiben 2018/C/8 vom 22. Januar 2018 über die Vergütungen der Mitarbeiter des föderalen öffentlichen Dienstes
- Rundschreiben Nr. Ci.RH.241/598.417 (AAFisc23/2011) vom 15.4.2011
